Telefony przychodzące, smsy, emaile… Zasada 2-2-2 pozwala nie zwariować

1
1059
Telefony przychodzące, smsy, emaile... Zasada 2-2-2 pozwala nie zwariować

Shenglong Gao, konsultant w amerykańskiej firmie Dayforce, pyta, czy odpowiadacie na emaile i telefony wybiórczo, czasem nawet kilka dni po ich otrzymaniu?

Twierdzi, że 36 godzin to, z pewnością, zbyt długi czas odpowiedzi i proponuje zacząć stosować zasadę 2-2-2, której jest autorem.

Telefony przychodzące, smsy, emaile... Zasada 2-2-2 pozwala nie zwariować

Podnosi słuchawkę w ciągu 2 sekund, odpisuje na smsa w ciągu 2 minut, a na każdego emaila odpowiada najpóźniej w ciągu 2 godzin.

Ciekawa jest również hierarchia priorytetów: Gao raczej zadzwoni, niż wyśle smsa i woli smsy od emaili:

telefon>sms>email

Telefon jest podstawywym narzędziem komunikacji (przykładowo pracownicy działu wsparcia technicznego mogą w ten sposób błyskawicznie rozwiązać problem klienta).
Co do emaili – proponowany odstęp czasu jest w zupełności wystarczający, jeżeli chodzi o komunikację służbową.

Chodzi o doprowadzanie spraw do końca – im szybiej uporamy się z daną sprawą, tym lepiej dla nas i naszego mózgu.

Też zauważyliście, że wymyślona przez niego metoda pokrywa się w dużym stopniu z jedną z podstawowych elementów GTD – zasadą 2 minut?

 

[via]

1 KOMENTARZ

  1. Zwariowałbym przy tej zasadzie, gdyby nie to, że dodałem jeszcze jedną cyferkę na początku.

    Jest nią 1. I oznacza, że każdą rozmowę przychodzącą (gdy widzę numer/nazwisko dzwoniącego), każdego SMS’a czy maila „dotykam” tylko 1 raz. W momencie, gdy trafia do mnie tylko 1 raz decyduję co z nim zrobić. Np. dzwoni telefon i widzę na ekranie nazwisko osoby dzwoniącej. Od razu podejmuję decyzję czy będę rozmawiał w tej chwili czy… w ogóle. Jeśli decyzja jest na tak – odbieram od razu. Jeśli nie – oddzwaniam w wolnej chwili lub czekam na ponowną próbę kontaktu ze strony dzwoniącego.

    W przypadku SMS’ów działa to tak samo – najpierw decyzja czy w ogóle reagować, a potem reakcja od ręki lub… kasowanie wiadomości, żeby nie zapychała skrzynki.

    Mail… tu jest inna sprawa. Są wiadomości, które trzeba przeczytać w spokoju, bo mogą być przydatne/potencjalnie groźne, dlatego otwieram skrzynkę mailową tylko w przeznaczonym do tego czasie – zwykle kilka razy w ciągu dnia i 1-2 razy w weekend.

    Co do spraw wychodzących – podzielam zdanie Pana Gao. Do zainicjowania tematu zwykle wybieram telefon, ale zaraz po zakończeniu rozmowy wysyłam maila z jej podsumowaniem. W ten sposób potwierdzam i „cementuję” wzajemne zobowiązania z rozmówcą oraz ustalam dalsze kroki, do których będzie można wrócić.

    SMS w komunikacji biznesowej to dla mnie tylko narzędzie do przesyłania wizytówek lub komunikacji w czasie spotkań, gdy nie mogę rozmawiać.