Zastanówmy się – czy aby na pewno organizacja swoich spraw musi być strasznym wyzwaniem?
Racja – punktów może być sporo i ciężko jest pod pod koniec dnia zrozumieć, co nam udało się zrobić, a z czym sobie nie poradziliśmy.
Z drugiej strony, bez jakiejkolwiek listy w ogóle utoniemy w morzu spraw i stoczymy się w prokrastynację.
Jednak pomyślmy przez chwilę: być może problem tkwi w czymś innym – nie wiemy, czym się zająć i którym zadaniom oddać pierwszeństwo?
Jeżeli to jest dla Was największym problemem, Jakub Šťastný proponuje autorskie rozwiązanie: zasada 3+2 jako sposób na prokrastynację. Stosuje ją podczas tworzenia list zadań.
(Flickr/Nom&Malc)
Jak działa zasada 3+2
Budzimy się rano z myślą, że trzeba zrobić A, B, C, D, E.
Coś może pójść nie tak i spędzamy więcej czasu walcząc z zadaniem B, niż zakładaliśmy. Zagrożone są punkty C, D oraz E.
Zamiast stawiać przed sobą nierealne do wykonania zadania, można postanowić, że będzie wykonywało się tylko 3 najważniejsze zadania oraz 2 dodatkowe, czyli takie, które wykonamy, jeżeli zostanie nam trochę czasu.
Zauważcie, że łącznie to nam daje 5, ale zadań do wykonania może być o wiele więcej niż 5. Po prostu wszystko poza 3 najważniejszy mi zadaniami zaliczamy do tych „+2”.
Wszystkie zapisujemy na kartce.
Jakub zastrzega, że duże zadania powinny zająć 2-3 h, natomiast te mniejsze – nie więcej niż 20 minut.
Jaki jest rezultat?
W efekcie można osiągnąć więcej, ponieważ mamy ściśle określone ramy czasowe. Przez to zostaje nam o wiele mniej czasu na prokrastynację.
Metoda zapewnia lepsze skoncentrowanie się na zadaniu i pomaga uniknąć wypalenia, a dodatkowo zapewnia Jakubowi optymalny stosunek pracy do życia osobistego.
Łatwe przełączanie się między zadaniami
Ciężko jest szybko przełączać się między zadaniami, jednak zasada 3+2 rozwiązuje również ten problem. Nawet gdy każde zadanie jest z innej beczki.
Pracujemy nad jednym zadaniem, więc nie musimy myśleć o innych. Natomiast gdy skończymy, możemy się przełączyć. Dobrze gdy dwa duże zadania dotyczą tego samego projektu, podczas gdy mniejsze będą je uzupełniać.
