Zastanówmy się – czy aby na pewno organizacja swoich spraw musi być strasznym wyzwaniem?
Racja – punktów może być sporo i ciężko jest pod pod koniec dnia zrozumieć, co nam udało się zrobić, a z czym sobie nie poradziliśmy.
Z drugiej strony, bez jakiejkolwiek listy w ogóle utoniemy w morzu spraw i stoczymy się w prokrastynację.
Jednak pomyślmy przez chwilę: być może problem tkwi w czymś innym – nie wiemy, czym się zająć i którym zadaniom oddać pierwszeństwo?
Jeżeli to jest dla Was największym problemem, Jakub Šťastný proponuje autorskie rozwiązanie: zasada 3+2 jako sposób na prokrastynację. Stosuje ją podczas tworzenia list zadań.
(Flickr/Nom&Malc)
Jak działa zasada 3+2
Budzimy się rano z myślą, że trzeba zrobić A, B, C, D, E.
Coś może pójść nie tak i spędzamy więcej czasu walcząc z zadaniem B, niż zakładaliśmy. Zagrożone są punkty C, D oraz E.
Zamiast stawiać przed sobą nierealne do wykonania zadania, można postanowić, że będzie wykonywało się tylko 3 najważniejsze zadania oraz 2 dodatkowe, czyli takie, które wykonamy, jeżeli zostanie nam trochę czasu.
Zauważcie, że łącznie to nam daje 5, ale zadań do wykonania może być o wiele więcej niż 5. Po prostu wszystko poza 3 najważniejszy mi zadaniami zaliczamy do tych „+2”.
Wszystkie zapisujemy na kartce.
Jakub zastrzega, że duże zadania powinny zająć 2-3 h, natomiast te mniejsze – nie więcej niż 20 minut.
Jaki jest rezultat?
W efekcie można osiągnąć więcej, ponieważ mamy ściśle określone ramy czasowe. Przez to zostaje nam o wiele mniej czasu na prokrastynację.
Metoda zapewnia lepsze skoncentrowanie się na zadaniu i pomaga uniknąć wypalenia, a dodatkowo zapewnia Jakubowi optymalny stosunek pracy do życia osobistego.
Łatwe przełączanie się między zadaniami
Ciężko jest szybko przełączać się między zadaniami, jednak zasada 3+2 rozwiązuje również ten problem. Nawet gdy każde zadanie jest z innej beczki.
Pracujemy nad jednym zadaniem, więc nie musimy myśleć o innych. Natomiast gdy skończymy, możemy się przełączyć. Dobrze gdy dwa duże zadania dotyczą tego samego projektu, podczas gdy mniejsze będą je uzupełniać.
Dobra metoda, również ją stosuje, planowanie plus ustalanie priorytetów. Planuje tylko dziennie lub tygodniowo. Bardzo rzadko teraz zajmuję się dłuższym planowaniem. Uznałem, ze to bez sensu.
A żeby nie było tak kolorowo, to do jednego się przyczepie.
Na początku jest zdanie „Organizacja swoich spraw to straszne wyzwanie.”
Przyznam się iż po takim wstępie jestem przerażony i średnio mam ochotę się zabrać za coś co jest straszne, a przecież organizowanie swoich spraw może być, tak trudne, ale przy tym fascynujące. :)
Strach ma wielkie oczy. Brawa dla odważnego Czecha :)