Leo Babauta: Nikt nie czyta Twoich emaili? Są za długie!

Ludzie piszą bardzo długie emaile. Staram się odpowiadać na emaile, jednak ciężko jest to zrobić gdy otrzymuję elaboraty. Jeżeli email jest krótki, mogę błyskawicznie odpowiedzieć tuż po przeczytaniu.
Wyznaję zasadę – długie emaile nie są ważne. Nigdy. 

Jak używam skrzynki mailowej

Pisałem wcześniej, że przestałem używać skrzynki mailowej. To jest prawda na 90%.

Nadal używam emaili, choć głównie do komunikowania się z partnerami, dizajnerami, drukarzami itd.). Odpowiadam również na emaile od zleceniodawców (zwroty, problemy z pobieraniem). Do kontaktu zwrotnego z czytelnikami oraz komentowania używam Twittera. Do kontaktu z rodziną służy Facebook (mam w znajomych jedynie rodzinę i bliskich).

Jeżeli chodzi o problem z emailami, nie jestem wyjątkiem. Nikt nie chce odpowiadać w emailu na 10 pytań. Wszyscy jesteśmy zajęci i cenimy swój czas.
Gdy przeglądam email, chcę to zrobić szybko, zamiast siedzieć nad nim przez cały dzień. Dlatego otwieram pocztę, czytam, odpowiadam (archiwizuję/kasuję) i wychodzę.
Jeżeli ktoś wysyła do mnie długi email, raczej go zarchiwizuję. Jeżeli koniecznie muszę to zrobić, zrobię to, ale prawdopodobnie nie w tym samym dniu.

Zauważcie – ten post nie dotyczy jedynie mnie. Dotyczy każdego, kto jest zajęty i ceni swój czas. Wysyłając do takiej osoby długi email, jakby mówisz, że nie cenisz jej czasu i nie pomyślałeś o tym, co jest najistotniejsze. W ten sposób zmniejszasz swoje szanse na uzyskanie odpowiedzi.

(Zdjęcie: Clownfish)

Dlaczego długie emaile są do niczego

• To zajmuje zbyt dużo czasu. Wysyłając do mnie elaborat sugerujesz, że twój email jest ważniejszy od innych rzeczy, które mam do przeczytania.
• Szanuj mój czas. Wysyłając email, żądasz ode mnie czasu (na przeczytanie, edycję i odpowiedź). Zbyt długi email oznacza, że go nie wyedytowałeś i sam nie wiesz, co w nim jest najważniejsze. W ostatecznym rozrachunku wychodzi na to, że mam to zrobić za ciebie. W ten sposób wysyłasz sygnał, że Twój czas jest ważniejszy od mojego.
• Przejdź do sedna. Co jest głównym punktem? Wyodrębnij go, w przeciwnym razie zgubi się w gąszczu słów.
• Zadajesz za dużo pytań. Nie mogę poświęcić pół godziny swojego cennego dnia, odpowiadając na nie wszystkie. Niech zatem będzie mniej pytań – jedno albo dwa.
• Nie odpowiem. Jeżeli chcesz, żebym od razu przeczytał albo, co gorsza, coś dla ciebie zrobił, życzę powodzenia. Nie będę udawał księżniczki, ale mam również inne sprawy na głowie.

Zasady tworzenia krótkich, efektywnych emaili

• Skróć je do 5 zdań, nie więcej.
  A jeszcze lepiej mniej. Szczegóły na five.sentenc.es
• Pomysł nad głównym punktem. Jeżeli potrzebujesz ponad 5 zdań, myślę że nie wiesz, co chcesz powiedzieć.
• Pytaj tylko o jedną, góra dwie rzeczy.
• Wyedytuj swój email. Jeżeli wyszło ci 8 zdań, usuń 3.
• Odsyłacz. Jeżeli chcesz do czegoś się odnieść, załącz odsyłacz do strony internetowej.
• Publikacja. Jeżeli zawartych w emailu informacji albo pokrewnych dokumentów nie ma w Internecie, opublikuj je. Możesz użyć w tym celu swojego bloga. Załącz odsyłacz do emaila.

(via Zenhabits)