Pracujesz nad dwoma projektami jednocześnie, a szef zostawił dwa nowe zadania na twoim biurku. Rozmawiasz przez telefon, podczas gdy dostajesz trzy nowe maile. Próbujesz dostać się do wyjścia na czas, żeby w drodze powrotnej zrobić zakupy na obiad. Twój telefon jest na wyczerpaniu. Współpracownik zatrzymuje cię, prosząc o informacje, a twój czytnik Google jest wypełniony ponad 100 wiadomości do odczytania.
Żonglujesz zadaniami niczym żonglerzy z cyrku Ringling Brothers.
Gratulacje, wielozadaniowcu!
W dobie błyskawicznej technologii jesteśmy bombardowani nadmiarem informacji i wymaganiami naszych czasów. Częściowo jest to powód, dla którego metoda GTD (Getting Things Done – „doprowadzenie roboty do końca”) jest tak popularna w świecie informacji — to system przeznaczony do podejmowania szybkich decyzji i utrzymywania wszystkich wymagań. Nawet jeśli stosujemy GTD, czasem jesteśmy tak przytłoczeni różnymi zadaniami, że nasz system zaczyna się rozpadać.
Lifehack opublikował niedawno Jak robić wiele rzeczy naraz. To dobry artykuł o istocie wielozadaniowości i o tym, jak sobie z nią poradzić, jednocześnie skupiając się na konkretnym zadaniu.
Ten post nazywa się Jak NIE robić wielu rzeczy naraz – przewodnik pracy tak nieskomplikowanej dla twojego zdrowia psychicznego, jak to możliwe.
Po pierwsze: kilka argumentów przeciw wielozadaniowości:
- Wielozadaniowość jest mniej wydajna z powodu konieczności zmiany działania dla każdego nowego zadania i późniejszego powrotu do tego, co było wcześniej.
- Wielozadaniowość jest bardziej skomplikowana, a więc częściej może prowadzić do stresu i pomyłek.
- Wielozadaniowość może być szalona, a w tym już i tak chaotycznym świecie, musimy zapanować nad terrorem i znaleźć oazę zdrowia psychicznego i spokoju.
Oto kilka wskazówek, które podpowiedzą ci, jak NIE robić wielu rzeczy jednocześnie.
- Najpierw ustal listę „do zrobienia” dla różnych spraw (czyli rozmów, komputerów, sprawunków, domu, kolejki itp.) w zależności od sytuacji.
- Spraw sobie narzędzie do gromadzenia (na przykład notatnik) odręcznych notatek na temat spraw do zrobienia.
- Posługuj się pocztą tradycyjną i elektroniczną (tyle skrzynek odbiorczych, ile możliwie), żeby wszystkie przychodzące informacje były zebrane w jednym miejscu (jedna dla spraw na papierze, jedna dla cyfrowych).
- Podziel dzień na bloki, zostawiając między nimi wolny czas na pilne spraw, które mogą się pojawić. Możesz spróbować 1- godzinnych lub półgodzinnych bloków, w zależności od tego, co sprawdza się u ciebie najlepiej. Lub tego: 40-minutowe bloki z 20-minutowymi przerwami między nimi na nieprzewidziane zadania.
- Niech pierwszą rzeczą, która zrobisz rano, będzie praca nad twoim najważniejszym zadaniem. Nie rób niczego innego, dopóki tego nie skończysz. Zrób sobie krótką przerwę, a potem przejdź do kolejnego Najważniejszego Zadania. Jeśli uda Ci się rano zrobić tak z dwoma- trzema, reszta dnia będzie łatwizną.
- Kiedy pracujesz nad zadaniem w bloku czasowym, pozbądź się wszystkiego, co się rozprasza. Wyłącz maile i internet, jeśli to możliwe. Wyłącz telefon komórkowy. Staraj się nie odbierać telefonu, jeśli jest to możliwe. Skup się na to jednym zadaniu i postaraj się je wykonać bez martwienia się o inne rzeczy.
- Jeśli czujesz potrzebę sprawdzenia maili czy przełączenia się na inne zadanie, powstrzymaj się. Oddychaj głęboko. Skup się ponownie. Wróć do wykonywanego zadania.
- Jeśli pojawią się inne rzeczy, gdy będziesz pracował, umieść je w skrzynce odbiorczej, lub zrób notatkę, używając do tego swojego systemu przechowywania. Wróć do wykonywanego zadania.
- Co jakiś czas po zakończeniu bieżącego zadania, przetwórz swoje notatki i skrzynkę odbiorczą, dodając zadania do listy „do zrobienia” i zmieniając harmonogram, jeśli to konieczne. Przetwarzaj wiadomości e-mail i inne skrzynki w regularnych i wcześniej ustalonych odstępach czasu.
- Pojawią się chwile, kiedy przerwa będzie tak pilna, że nie będziesz mógł jej odłożyć, aż skończysz z wykonywanym zadaniem. W takim przypadku staraj się zanotować, w jakim miejscu się zatrzymałeś (rob notatki, jeśli masz czas) z bieżącym zadaniem i umieść wszystkie dokumenty lub notatki do tego zadania razem, a następnie odłóż je na bok (np. w folderze „w trakcie” lub folderze projektowym). Później, gdy wrócisz do tego zadania, będziesz mógł wyciągnąć swój folder i spojrzeć na notatki, aby zobaczyć, gdzie przerwałeś.
- Weź głęboki oddech, porozciągaj się i rób przerwy raz na jakiś czas. Ciesz się życiem. Wyjdź na zewnątrz i doceń naturę. Utrzymaj się przy zdrowych zmysłach.
A jakie są Wasze sposoby radzenia sobie z wieloma zadaniami jednocześnie? Podzielcie się swoimi pomysłami w komentarzu.
Zdjęcie:Iain Farrell/Flickr
Zobacz również:
Jak zachować produktywność pracując poza biurem (na przykład w kawiarni)
Zasada Pareto, czyli jak pracując mniej zapewnić sobie większą wydajność
Jak być skutecznym pracownikiem?
20 pytań sprawdzających, czy jesteś pracoholikiem
4 znaki, że potrzebne jest inne nastawienie, a nie zmiana pracy
