Wyobraź sobie, że każde przedsięwzięcie, którego się podejmujesz, potrafisz skutecznie doprowadzić do końca.
W każdym momencie wiesz, co akurat teraz jest najważniejsze i czym należy się zająć. Nie zapominasz o niczym, nie gonisz z niczym na ostatnią chwilę. Jeśli niespodziewanie pojawi się jakaś ważna i niecierpiąca zwłoki sprawa – potrafisz się tak przeorganizować, żeby ją załatwić bez większej szkody dla pozostałych tematów, którymi się zajmujesz.
Po prostu masz wszystko pod kontrolą.
Wspaniałe uczucie, prawda? To wszystko możesz osiągnąć, za pomocą metody Getting Things Done, którą opracował i rozpropagował David Allen.
W GTD nie chodzi o to, żeby jeszcze więcej wrzucić do swojego kalendarza czy wyciskać maksimum z każdej wolnej minuty.
Nie jest to też metoda „zarządzania czasem”, czy też lista dobrych rad o tym, jak poprawić swoją wydajność.
W GTD chodzi o odzyskanie kontroli. O to, aby w każdej chwili mieć pewność, że to, co akurat robisz, jest najważniejszą rzeczą możliwą do robienia w danym czasie i miejscu.
I konsekwentnie, jeśli czegoś nie robisz, to po pierwsze: wiesz co to jest, a po drugie: wiesz dlaczego się tym nie zajmujesz.
Jest to świadoma decyzja, a nie smutna konsekwencja zapomnienia, roztargnienia czy zabiegania.
Otóż, aby odzyskać kontrolę nad rzeczywistością i nie dać się z powrotem zepchnąć w otchłań chaosu i działania w trybie gaszenia pożarów, GTD poleca stosowanie następujących pięciu kroków:
Kolekcjonowanie
Zdarza ci się słyszeć od twoich zajętych kolegów: „Na nic nie mam czasu, tyle mam na głowie”? Zdanie to wyraża bardzo głęboką prawdę: im bardziej nasz umysł jest zajęty pamiętaniem o „sprawach”, tym mniej ma czasu na ich załatwianie. Nasz umysł to doskonały komputer, ale niestety z kiepską pamięcią podręczną. Nie jesteśmy stworzeni do gromadzenia dużej ilości danych. Wszystkie sprawy, o których staramy się nie zapomnieć, zajmują część naszego umysłu i wymagają bezustannej uwagi, ciągłego przypominania sobie, co jeszcze jest do zrobienia i załatwienia. A gdyby zamiast usilnie starać się nie zapomnieć, stworzyć sobie prosty system pamięci zewnętrznej?
Według GTD budowa i korzystanie z takiego systemu to warunek konieczny do odzyskania panowania nad swoim życiem.
Praktyk GTD nie stara się zapamiętywać niczego, natomiast wszystko zapisuje. Dosłownie wszystko: nie stara się nawet oceniać, czy dana informacja może się przydać, czy nie. Na to przyjdzie czas później. Wszystko, co „siedzi w głowie” i co przychodzi w jakiejkolwiek formie, zostaje zapisane z myślą o późniejszym przetworzeniu.
Dodatkowo system taki pomaga unikać działania w trybie przerwań: wszystko, co odciąga twoją uwagę od aktualnie wykonywanej czynności, a więc na przykład telefon od szefa z prośbą o dostarczenie jakiegoś dokumentu, dziecko przybiegające z prośbą o naprawienie zepsutej zabawki, czy choćby genialny pomysł, który właśnie wpadł ci do głowy, zostaje zapisane w twoim systemie pamięci zewnętrznej. W ten sposób spokojnie możesz dokończyć zadanie, którego wykonywanie zostało przerwane, mając pewność i spokojną głowę, że informacja, która przed chwilą się pojawiła, bezpiecznie spoczywa w systemie i zajmiesz się nią we właściwym czasie.
Analiza
Masz już wszystko zapisane i nie przejmujesz się, że coś ci umknie. Teraz czas na wyjaśnienie natury spraw, które w jakiś sposób cię angażują. Musisz po prostu określić swój stosunek do nich: czy dana rzecz wymaga podjęcia jakiegoś działania? Jeśli tak, to jakie jest to działanie, co należy zrobić najpierw? Jeśli nie, może dany dokument lub sprawa jest bez znaczenia i należy ją usunąć, wyrzucić czy zutylizować? A może jest to pomysł, którym fajnie byłoby się zająć, ale niekoniecznie teraz? A może to „coś” to informacja jak np. nr telefonu osoby poznanej podczas ostatniego szkolenia? Podczas procesu wyjaśniania natury spraw i rzeczy, które zaprzątają twoją uwagę, nie możesz jednego: zbudować sobie stosiku z etykietą „do wyjaśnienia później”.
Porządkowanie
Gdy natura rzeczy i spraw zaprzątających twoją uwagę jest już wyjaśniona, należy każdą z nich umieścić w odpowiednim dla niej miejscu. Konkretne działania lądują na Liście Najbliższych Działań, większe sprawy, których załatwienie wymaga podjęcia kilku akcji (np. zorganizowanie rodzinnych wakacji) wskakują na listę aktywnych projektów, rzeczy, którymi fajnie byłoby się kiedyś zająć, ale niekoniecznie teraz (np. zacząć pisać blog o pieczeniu chleba) umieszczasz na liście pt. „Może Pewnego Dnia”, informacje, które mogą się przydać – w archiwum, a reszta ląduje w koszu.
Przegląd
Gromadzenie, wyjaśnianie i organizowanie to nie działanie jednorazowe, ale cykliczne. Centralną aktywnością GTD jest tzw. Przegląd Tygodniowy. Jest to sesja, podczas której przeglądasz zgromadzone podczas ostatniego tygodnia informacje, wyjaśniasz co należy z nimi zrobić oraz przydzielasz je do odpowiednich kategorii. Przeglądasz też listę projektów i dla każdego z nich określasz następne działania, które podejmiesz w najbliższym tygodniu. Możesz też spojrzeć na swoją listę „Może Pewnego Dnia”: być może któryś z projektów dojrzał już do uruchomienia?
Realizacja
„Jakie jest następne działanie?” to jedno z najważniejszych pytań praktyka GTD. Gdy już wyjaśnisz naturę spraw, które cię angażują, odpowiednio je posegregujesz oraz wypracujesz nawyk cyklicznego ich przeglądania, czas przejść do sedna sprawy, czyli do wykonywania zadań. Wszystko, co pojawiło się na liście „Najbliższych Działań” musi zostać wykonane.
Aby usprawnić ten proces, David radzi, aby listę „Najbliższych Działań” zorganizować kontekstowo: pogrupować działania względem miejsca, gdzie mogą być one wykonane. Na przykład wszystkie sprawy do załatwienia „na mieście”, takie jak zakupy, wizyty w urzędach czy w bibliotece lądują na na liście „Miasto”. W ten sposób za każdym razem gdy wychodzisz do miasta nie musisz pracowicie sortować długiej listy „Najbliższych Działań”: po prostu chwytasz listę „Miasto” i idziesz.
A jak radzić sobie z tzw. zadaniami „ad-hoc”, które pojawiają się niespodziewanie? David zaleca zapisanie ich w systemie gromadzenia informacji i podjęcia decyzji później, po zakończeniu wykonywania aktualnego zadania, po to, aby się nie rozpraszać. Od tej reguły są dwa wyjątki: czynności wymagające do załatwienia mniej niż 2 minuty – ich zapisanie zajęłoby mniej więcej tyle samo czasu co ich załatwienie „od ręki”. Druga grupa czynności to sprawy, które możesz delegować.
Dzisiejszy artykuł przedstawia „w pigułce” podstawowe elementy GTD służące odzyskaniu i zachowaniu kontroli.
W następnych artykułach w tym cyklu przedstawię 6 perspektyw GTD: co to jest i do czego jest nam to potrzebne, a także podam parę wskazówek na temat stopniowego wdrażania GTD w swoim życiu.
[stextbox id=”info” caption=”O autorze”]
Paweł Patroński zajmuje się zawodowo zarządzaniem projektami informatycznymi, przez wiele lat pracował w dużych korporacjach, a teraz prowadzi własną firmę. Metodami i technikami podnoszenia efektywności osobistej oraz lifehackingiem interesuje się od wielu lat; wynika to niejako naturalnie z jego profesji.
Paweł prowadzi też blog http://pm-zen.pl, gdzie prezentuje swoje spojrzenie na zagadnienia związane z zarządzaniem projektami, niekoniecznie zawsze zgodne z powszechnymi przekonaniami.
Prywatnie jest wielbicielem talentu Meryl Streep i Woody Allena, regularnie biega, uwielbia czytać, a wolny czas najchętniej spędza z rodziną: żoną i trójką dzieci.[/stextbox]
