Uwielbiasz uczucie satysfakcji i spełnienia, płynące z odhaczenia kolejnego zadania, zamknięcia projektu, załatwienia sprawy… ale od tej wspaniałej chwili niejednokrotnie dzieli Cię wiele przeszkód, począwszy od niespodziewanych problemów, które trzeba rozwiązać w pierwszej kolejności, przez nudne, przeciągające się zebrania, aż do przypadkowych rozmów na korytarzu z kolegą z pracy.
Choć rozmaite wydarzenia i spontaniczne zmiany torów działania są niekiedy konieczne, a czasami wręcz nieuniknione, to istnieje pewien sposób na to, by niemal niezależnie od okoliczności pozbyć się przynajmniej jednego zadania z listy.
Aby to zrobić, należy poświęcić pierwszą godzinę dnia pracy na rozwiązanie najpilniejszego problemu — tak, zanim jeszcze odbierzesz pocztę, odsłuchasz wiadomości na sekretarce lub pójdziesz na jakieś spotkanie.
(burninglove.de)
Julie Morgenstern, autorka książki Never Check Email in the Morning, sugeruje zrezygnowanie z czytania korespondencji w trakcie pierwszej godziny dnia pracy.
Wybierz jedno zadanie, nawet relatywnie proste, i zajmij się nim. Załatwienie dowolnej sprawy już na samym początku pracy nastraja optymistycznie i gwarantuje, że niezależnie od tego, ile pożarów będziesz musiał jeszcze ugasić tego dnia (już po otwarciu skrzynki pocztowej…), mimo wszystko będziesz mógł z czystym sumieniem powiedzieć, że zrealizowałeś któreś z zaplanowanych na ten dzień zadań. Śledzenie wszystkich spływających próśb i zleceń sprawia, iż łatwo pogrążyć się w chaosie.
Znacznie lepiej jest rozpocząć dzień od pozytywnego akcentu, jednej załatwionej sprawy.
Julie Morgenstern pisze: „Zmień rytm dnia pracy, nie — sam go nadaj, rozpoczynając od mocnego uderzenia. Jeśli poświęcisz pierwszą godzinę pracy na skupienie i przemyślane działania, to okaże się, że to Ty masz dzień pod kontrolą, a nie na odwrót! Zapanowanie nad początkiem dnia to mocny sygnał dla otoczenia (i Ciebie samego), że jesteś zdolny do przejęcia kontroli, odcięcia się od zwariowanej gonitwy i wygospodarowania czasu na spokojną pracę, jeśli to konieczne. W praktyce, jeżeli nie zaczniesz świadomie wygospodarowywać czasu na takie krótkodystansowe zadania, nigdy się z nimi nie uporasz”.
Aby w pełni docenić skuteczność tego sposobu, powinieneś się odpowiednio przygotować do porannej akcji.
Celem niniejszej techniki jest wyeliminowanie konieczności planowania lub przemyślenia pierwszego zadania na kolejny dzień pracy, dzięki czemu będziesz mógł przystąpić do niego bez zbędnej zwłoki, gdy będziesz nadal pełen energii, a w głowie nie będą pobrzmiewały echa kolejnych zleceń otrzymanych w ciągu dnia. To oznacza, że materiały do porannego zadania powinieneś przygotować wieczorem poprzedniego dnia.
Pod koniec każdego dnia pracy, gdy będziesz porządkował biurko (→Jak uporządkować biurko dzięki metodzie chlebaka) i przygotowywał się do wyjścia z biura, pomyśl o ważnej sprawie do załatwienia na następny ranek. Zadbaj o to, aby to zadanie było ważne, a zarazem wykonalne i stosunkowo krótkie.
To bardzo ważne: by poranna misja zakończyła się sukcesem, jej cel powinien być prosty, realny do osiągnięcia, lecz mimo wszystko istotny.
Pamiętaj, że realizacja wielu zadań może być ściśle uzależniona od informacji zgromadzonych w skrzynce pocztowej. Gdy po raz pierwszy na poważnie będziesz eksperymentować z tą sztuczką, okaże się, iż musisz sięgnąć do skrzynki pocztowej po brakujące informacje i sama liczba nieprzeczytanych wiadomości kompletnie Cię zdekoncentruje.
Sekret powodzenia tkwi w przygotowaniu wszystkich niezbędnych materiałów poprzedniego dnia wieczorem. Załóż dla nich specjalny folder na pulpicie lub pasku zadań i nazwij go „Zadanie na dobry początek”.
Zapisz sobie treść zadania, choćby na kartce Post-It, i umieść ją w widocznym miejscu, na przykład na klawiaturze. Zadbaj o to, by była to pierwsza rzecz, jaką zrobisz następnego dnia rano po przyjściu do pracy, chociażby się waliło i paliło.
W powyższym artykule zostały wykorzystane fragmenty książki „Lifehacker. Jak żyć i pracować z głową”, która ukaże się nakładem naszych przyjaciół z Wydawnictwa Helion (w realizacji 26 kwietnia 2012 r.).
Już dziś dostępna jest w przedsprzedaży.
