Dowiedz się jak zachować się podczas formalnych spotkań, aby mówiąc krótko, nie popełnić gafy.
Spotkania biznesowe odbywają już się na porządku dziennym i dotyczą wielu profesji. Mają one na celu poprawę współpracy, wymianę myśli, czy omówienie istotnych dla firmy kwestii. Nie są one przeznaczone wyłącznie dla prezesów wielkich korporacji. Dziś tego typu meetingi organizowane są nawet przez małe firmy. Dlatego dobrze jest znać kilka podstawowych zasad, które uchronią przed kompromitacją na oczach szefa, współpracowników, czy też innych ważnych osobistości.
Ogólnie rzecz biorąc, za każdym razem, gdy organizujesz spotkanie lub bierzesz w nim udział, należy pilnować się pewnych zasad.
Chcesz wiedzieć, jak zachować się podczas formalnych spotkań?
Punktualność to podstawa
Jeśli zjawiasz się na spotkaniu o wyznaczonej porze, to pokazujesz swoją niezawodność. Osoby, które również uczestniczą w takim zebraniu, widzą, że Ci po prostu zależy. Jest to zasada szczególnie ważna w państwach Zachodniej Europy czy w Ameryce. Spóźnianie się nie jest tam mile widziane. Dlatego też dowiedz się wcześniej, kto będzie na spotkaniu, zwłaszcza gdy przyjeżdżają przedstawiciele obcych kultur. Sprawdź, z kim się spotkasz i jakie są oczekiwania tych osób. Przyjdź na czas i pokaż, że szanujesz też czas innych.
Zostawiaj miejsce spotkania takie, jakim je zastajesz
Chodzi tutaj o zwyczajne sprzątanie po sobie. Jest przecież wiele formalnych zebrań w czasie których serwowane są napoje, przekąski czy dania. Bałagan, jaki zostaje po zakończonym spotkaniu, może irytować innych uczestników. Co więcej, źle świadczy o Tobie i Twojej kulturze osobistej. Szkoda niszczyć swój wizerunek. Dlatego wyrzuć do kosza ten papierowy kubek po kawie lub herbacie i zrób dobre wrażenie.
Przedstaw się
Na tym samym spotkaniu mogą zjawić się osoby, których nie znasz. Wchodząc do pokoju konferencyjnego, nie zapomnij o prezentacji własnej osoby. Jeśli jesteś gospodarzem całego zebrania, możesz również przedstawić tych, których znasz. Jeszcze jedną dobrze postrzeganą opcją jest prośba już na samym początku spotkania, o to, aby jego uczestnicy sami się przedstawili. Takie zachowania zapobiegają anonimowości w grupie. Dobrze jest wiedzieć z kim mamy do czynienia oraz z kim omawiamy ważny dla nas temat.
Pytasz, jak zachować się podczas formalnych spotkań? Schowaj telefon
Używanie urządzeń przenośnych typu smartfon, tablet, jest bardzo niepożądane w trakcie konferencji biznesowych. Tego typu zachowanie jest po prostu niegrzeczne i niekulturalne. Nawet zwykłe i chwilowe spoglądanie na komórkę, może zostać zauważone przez resztę osób. Na dodatek, korzystanie z takich przedmiotów skutecznie pozbawia Cię uwagi i prowadzi do rozproszenia. Wiem, że w dobie wielozadaniowości może to być trudne, bowiem jest jeszcze wiele innych istotnych spraw na głowie. Mimo tego postaraj się wyciszyć i schować telefon na czas spotkania. Jeżeli tylko takie urządzenia nie są potrzebne podczas meetingu, wystrzegaj się używania ich. W ten sposób komunikujesz innym, że interesuje Cię omawiany temat spotkania, szanujesz pozostałe osoby i tego, który przemawia w danej chwili.
Pozytywne podejście kluczem do sukcesu
Odpowiednie nastawienie przydaje się w wielu życiowych sytuacjach, tak prywatnych, jak i służbowych. Wchodząc na spotkanie z nietęgą miną, zaburzasz nieco panującą wokół atmosferę. Możesz budzić u innych niechęć do współpracy lub też sprawiać wrażenie osoby słabo zmotywowanej do pracy. Nawet jeśli coś wyprowadziło Cię z równowagi i to tuż przed zebraniem, zostaw to za drzwiami sali konferencyjnej. Zadbasz tym samym o swój nienaganny wizerunek. Oprócz tego pokażesz pełny profesjonalizm.
Asertywność to prawdziwa sztuka! Zobacz jak zachować się podczas formalnych spotkań
Asertywna postawa to nie tylko ciągłe powtarzanie słowa nie. Cecha ta przydaje się także w sytuacji, gdy nie zgadzasz się z jakimś problemem. Oczywiście możesz zakomunikować współpracownikom swoje stanowisko. Nie ma w tym nic złego. Jednak pamiętaj, by zrobić to właściwie. Krytykuj dany problem, a nie osobę, która go porusza. Staraj się odnosić tylko do faktów czy własnych doświadczeń. Unikaj formułowania sądów czy złego wypowiadania się o drugim człowieku. Taką postawą pokazujesz, że masz własne zdanie i nie obawiasz się przedstawić go na forum, a jednocześnie nie obrażasz innej osoby.
Spotkanie biznesowe to nie czas na dekoncentrację
Istotną zasadą etykiety spotkań biznesowych, jest obecność w trakcie zebrania duchem i ciałem. Czasami takie konferencje poruszają wyjątkowo nudny temat. Być może idziesz tam na polecenie szefa i wcale nie masz na to ochoty. Jednak jeśli nie masz innego wyjścia i musisz się tam zjawić, to postaraj się zaangażować w to spotkanie. Zdarza się, że słuchając kolejnych nieciekawych wywodów, zaczynasz myśleć o czymś zupełnie innym. Ważne, aby nie działo się to zbyt często. Gdy tylko zorientujesz się, że błądzisz myślami gdzieś daleko od tematu zebrania, postaraj się na nowo skupić uwagę na tym spotkaniu. Najgorzej jest wychodzić z sali konferencyjnej z poczuciem zmarnowanego czasu. Inni uczestnicy też mogą odnieść wrażenie, że wcale nie interesuje Cię przedmiot dyskusji. To z pewnością szkodzi Twojemu wizerunkowi.
Szukasz porady na temat tego, jak zachować się podczas formalnych spotkań? Nie bój się zadawania pytań
Podczas niemal każdego spotkania nadchodzi moment, gdy przewodniczący informuje, że można zadać pytanie dotyczące omawianych kwestii. Zrób to nawet, gdy temat tak naprawdę Cię nie interesuje. Zaangażuj się w spotkanie, w którym bierzesz udział. Niech te pytania prowadzą do zmiany w postrzeganiu danego problemu, niech pozwolą spojrzeć na sprawę z innego punktu widzenia. Najlepsze są pytania otwarte, na przykład: „co o tym myślisz?” lub „czy możesz powiedzieć coś więcej na ten temat?”. Nie zaleca się zadawania pytań, na które jest tylko jedna możliwa odpowiedź.
Szanuj zdanie innych i uruchom empatię
Spotkania biznesowe to często okazja do prawdziwej burzy mózgów. Jeżeli uczestniczy w niej wiele osób, to musisz przygotować się na różne pomysły, podejścia i opinie na dany temat. Zachowuj więc otwarty umysł i słuchaj, co inni chcą powiedzieć. Staraj się zrozumieć czyjeś stanowisko, pokaż zainteresowanie dyskusją. Wystrzegaj się jednak oceniania ludzi. Pozwól, aby współuczestnicy mogli dokończyć swoją wypowiedź i nie przerywaj im w połowie zdania. Empatia sprzyja merytorycznej dyskusji i sprawnemu rozwiązywaniu problemów.
Na każdym takim spotkaniu prezentujesz własną osobę i firmę, dla której pracujesz. Wszystkie te zasady są bardzo uniwersalne, bowiem sprawdzają się nie tylko w miejscu pracy, ale także na przykład na uczelni. Wszelkiego rodzaju zebrania mogą stać się okazją do pokazania się z jak najlepszej strony. Warto wykorzystać ten czas, zaangażować się w dyskusję i zachować się po prostu tak jak należy.
