Zastanawiałeś się kiedyś, jak wiele przeszkód staję na Twojej drodze, podczas wykonywania swojej pracy, czy też nauki? Mija kolejny dzień, a jedynym co zrobiłeś, było przeglądanie postów o kotach na Facebooku, bądź czytanie do niczego Ci potrzebnych artykułów? Każdy z nas myśli, jak być bardziej produktywnym, ale często nie chce wygospodarować kilkunastu minut, by zaoszczędzić długie godziny.
Moje 7 zasad, jak być bardziej produktywnym
Większość z nas, miała lub wciąż ma z tym problem. Wszelkiego rodzaju rozpraszacze, nie tylko nie pozwalają nam skupić się na pracy, ale również czynią nas mniej produktywnym.
W tym artykule, chciałbym przedstawić wam 7 głównych zasad jak być bardziej produktywnym, zarówno w pracy jak i poza nią.
1. Zaplanuj wcześniej swój dzień
Większość osób, przed snem ogląda różnego rodzaju filmiki na YouTube, przegląda facebookowe posty, czy prowadzi ostatnie, kończące dzień rozmowy.
W zupełności to rozumiem, bo sam dokładnie tak robię, jednak gdyby tak dołożyć do tego 15 minut solidnego planowania, co mamy w następnym dniu zrobić i nie musielibyśmy martwić się, czy aby o czymś nie zapomnieliśmy.
Wystarczy zwykła to-do lista (tu przyda się aplikacja „Wunderlist”), z podziałem na godziny i voilà! Cały dzień zaplanowany w max. 15 minut.
2. Wyznacz cele (metoda SMART)
Wyznaczanie celów, to jedna z najważniejszych zasad, aby stać się bardziej produktywny. Powszechna metoda ustanawiania celów SMART (Specific, Measurable, Acceptable, Realistic, Timed). Staraj się aby wyznaczony cel był:
- Konkretny — na przykład „Co miesiąc zaoszczędzę 500 zł” zamiast „Zaoszczędzę pieniądze”
- Mierzalny — postępy w dążeniu do celu, muszą być widoczne.
- Akceptowany – czy faktycznie pragniesz, aby osiągnąć cel, który sobie postawiłeś
- Realny — cel musi być realny oraz taki, który jesteśmy w stanie zrealizować w określonym czasie. Nie pobijesz raczej rekordu Felixa Baumgartnera w jeden rok.
- Określony w czasie — jeden z najważniejszych, jak nie najważniejszy punkt, a mimo to wielu z nas go pomija. Ustal konkretnie, kiedy dany cel chcesz osiągnąć, a o wiele intensywniej będziesz do niego dążyć i starał się go osiągnąć.
3. Skutecznie zarządzaj czasem (Technika Pomodoro )
Zacznijmy najpierw od tego, czym jest technika Pomodoro. Wprowadził ją w latach 80. Francesco Cirillo. Nazwę, Włoch wymyślił, inspirując się kuchennym czasomierzem w kształcie pomidora. Na czym polega technika?
- Najpierw konieczne jest, abyśmy stworzyli listę zadań, które chcemy wykonać (najlepiej kilka, a mniejszych: np. napisać 5 maili do klientów, uporządkować pulpit, wyczyścić skrzynkę pocztową itp.)
- Następnie należy ustawić czasomierz dokładnie na 25 minut i przez ten czas skupić się totalnie na wykonywanym zadaniu
- Po upływie 25 minut, przysługuję nam 5 minut przerwy. W tym czasie możemy np. Pospacerować, odpowiedzieć na wiadomość itp. Dobrze by było, gdyby odpoczynek nie miał nic wspólnego z wykonywaną pracą.
- Cykl powtarzamy 4 razy, przy czym po upływie ostatnich 25 minut, robimy dłuższą 15 minutową przerwę. Możemy wtedy zjeść śniadanie, zaparzyć herbatę itp.
4. Skup się najpierw na najważniejszych zadaniach
Wyznaczanie priorytetów to, obok skutecznego zarządzania czasem i ustalania celów, jedno z najważniejszych, a zarazem jedno z najtrudniejszych zadań do wykonania.
Dlaczego określenie, które zadanie w danym momencie należy wykonać jako pierwsze?
Przede wszystkim pozwala nam to w pełni skupić się na jednym konkretnym zadaniu, przez co automatycznie stajemy się bardziej produktywni, niż gdybyśmy robili kilka rzeczy naraz (o multitaskingu opowiem w następnym punkcie).
Skuteczne określenie priorytetu + technika Pomodoro = Produktywność
5. Powiedz NIE dla multitaskingu
Wielu multitasking kojarzy się właśnie z byciem produktywnym. Bo przecież nie ma nic lepszego jak pisanie maila do klienta i jednocześnie rozmowa telefoniczna z drugim.
No właśnie nie do końca tak to wygląda. „Skakanie” pomiędzy zadaniami, sprawia że czujemy się bardziej zmęczeni.
Co więcej, nie jest łatwo przestawić mózg z jednego zadania na drugie co sprawia, że w rezultacie zamiast być bardziej produktywnym, niestety w gruncie rzeczy stajemy się mniej produktywni niż w przypadku gdybyśmy skupili się na jednym konkretnym zadaniu.
6. Unikaj rozpraszaczy
Tutaj posłużę się czystymi statystykami. Otóż na YouTuba poświęcamy dziennie około 40 minut naszego czasu, a w połączeniu z Facebookiem mamy już łącznie 75 minut.
Wciąż wydaję Ci się mało? Dołóż do tego 25 minut na Snapchata i 15 minut na Instagrama i mamy prawie 2 godziny na same „social media”.
Aby nie ulegać pokusy, z pomocą przychodzą nam różnego rodzaju aplikację. Taką jest np. „StayFocused” (lub wtyczka StayFocusd), która na pewien określony czas blokuję dostęp do stron internetowych.
Przydatną sztuczką może również okazać się wciśnięcie klawisza F11 (włącza tryb pełnoekranowy w Windows OS; na Macu – ⇧⌘F). Sam, powiem szczerze, nie byłem przekonany, czy to faktycznie działa, jednak pisząc ten artykuł zastosowałem właśnie tę technikę, dzięki czemu piszę się efektywniej i efektowniej.
7. Nagradzaj się za wykonane zadania
Każdy z nas, lubi usłyszeć dobre słówko na temat wykonanej pracy, lub otrzymać jakąś nawet drobną nagrodę.
W pracy dostałeś podwyżkę, ponieważ przez cztery miesiące harowałeś jak wół żeby wypełnić powierzone Ci zadania?
Dokładnie tak samo jest w życiu osobistym. Nie musi to być nie wiadomo jak duża nagroda.
Wystarczy np. dobre słowo, kubek ciepłej herbaty, kawałek czekolady czy odcinek ulubionego serialu na Netflixie. Ważnym jest, aby nagradzać się regularnie, za każde powierzone lub wyznaczone zadanie.
