Często emaile pozostają bez odpowiedzi. Nie wiesz, czy Twoj email został przeczytany. Sprawdzasz swoją skrzynkę i masz wrażenie, że zniknął w otchłani. Denerwujesz się, nie wiedząc, czy druga osoba przeczytała Twoją wiadomość i nie wiesz, co o tym myśleć.
James Clear, założyciel PassivePanda.com, często słyszy takie pytania od słuchaczy swoich kursów. Chcą wiedzieć, jak prawidłowo pisać emaile.
Coach podaje pięć sposobów, aby ludzie zaczęli szybciej odpowiadać na Twoje wiadomości.
Pisz krótkie emaile
Leo Babauta wytłumaczył swego czasu, dlaczego długie emaile są do niczego. James Clear w pełni z nim się zgadza.
Ludzie są z natury leniwi, dlatego długi email usprawiedliwia ich niechęć do udzielenia odpowiedzi. Aby odpisać na długi email, trzeba go przeczytać i przeanalizować. Często email zawiera wiele pytań i tematów – nie dość, że tracisz wątek, to jeszcze dodatkowo potęguje się prokrastynacja.
Pisz krótkie emaile, pamiętając o zasadzie: jedna wiadomość powinna zawierać jeden temat.
Pisz mniej emaili
Ludzie przyzwyczajają się do tego, że ciągle do nich piszesz. Stąd nie ma pośpiechu – jeżeli nie odpowiedzą, wkrótce napiszesz znowu. Myślisz, że możesz pisać do kogo chcesz i kiedy chcesz? Ucz ludzi, aby cenili wiadomości od Ciebie, pisząc do nich tylko wtedy, gdy masz coś ważnego do powiedzenia.
(Zdjęcie: damienclauzel)
Proś o odpowiedź
Proste? A jednak wielu o tym zapomina. Jako że piszemy ten email, dla nas jest to oczywiste. Dla odbiorcy – niekoniecznie.
Zabiegany człowiek woli usłyszeć prośbę, niż zgadywać.
Zacznij od podania ram czasowych
Kolejny powód zwlekania z odpowiedzią – brak pośpiechu.
Przyzwyczailiśmy się do gonitwy, stąd pilnujemy terminów. To samo z wiadomościami.
Napisz na początku, że bardzo potrzebujesz odpowiedzi w podanym terminie.
Jedna wiadomość do jednej osoby
Jeżeli to jest możliwe, nigdy nie wysyłaj w tym samym czasie emaila do więcej niż 1 osoby.
Pisząc do każdej osoby z osobna, otrzymasz lepsze odpowiedzi.
Ludzie mają tendencję do przerzucania odpowiedzialności na barki innych – przecież ktoś inny na pewno odpowie na tego emaila! W konsekwencji email pozostaje bez odpowiedzi.
Jeżeli kierujesz swoją wiadomość do kilku osób naraz, zdefiniuj zadanie dla każdego z odbiorców. Niech każdy ma mini-zadanie do wykonania.
Zawsze bądź maksymalnie kulturalny, ponieważ nikt nie lubi chamów i zadawaj konkretne pytania z podaniem terminu spodziewanej odpowiedzi.
W przeciwnym wypadku będziesz czekać ruski rok.
(via)
A propos ram czasowych – jest jeszcze jeden wredny sposób. Pisze się „czekam na odpowiedź do xx.xx.xxxx, w przeciwnym razie przyjmuję, że (…)”.
@google-a3f9c928efe884aaf7b83e1664fda6e8:disqus , łap od nas like’a za fajną poradę!
Rzeczywiście, dobrze jest dać drugiej stronie do zrozumienia, że w przypadku braku odpowiedzi traci się określone możliwości.Ciekawe, czy działasz w sektorze usług – w przypadku handlowców takie zastrzeżenie jest logicznym krokiem poprzedzającym email z wycofaniem oferty.