25 ukrytych funkcji Microsoft Word, o których nie wiedzieliście

0. Bonus:

Wykorzystujemy hackerski sposób na szybkie otwarcie Microsoft Word. Naciskamy Windows+R, w wierszu poleceń wpisujemy winword, klikamy Enter. Teraz przejdźmy do najciekawszych 25 ukrytych funkcji Microsoft Word. O wielu z nich prawdopodobnie nie wiedzieliście.

1. Kalkulator w pliku Word

Firma Google przyzwyczaiła nas do tego, że możemy mieć wszystko pod ręką. Skoro możemy rozwiązywać równania w Google Chrome, dlaczego mielibyśmy nie potrzebować kalkulatora w Microsoft Word? W Menu>Opcje>Pasek szybkiego dostępu wyświetlamy wszystkie dostępne opcje i wybieramy Polecenie obliczania.

Po zachowaniu zmian zobaczymy takie szare kółko (patrz: obrazek). Aby użyć kalkulatora w MS Word, zaznaczamy myszką równanie i klikamy kółko.

2. Word jako lista zadań

Microsoft Word umożliwia tworzenie list do zrobienia z checkboksami. Możemy je przejrzeć i oznaczyć jako wykonane z dowolnego urządzenia, na którym mamy Microsoft Word. Prościej mówiąc, w wielu przypadkach zastąpi nam microsoftowy OneNote lub Evernote.

Tworzenie listy zadań:
a). Kliknij przycisk Microsoft Office pakietu Office, a następnie kliknij przycisk Opcje programu Word;
b). Kliknij pozycję Popularne. Zaznacz pole wyboru Pokaż kartę Deweloper na Wstążce.
Uwaga Wstążka to element udostępniany przez interfejs użytkownika Microsoft Office Fluent;
c). Aby dodać checkboksy, na karcie Deweloper w grupie Formanty kliknij przycisk Narzędzia starszych wersji. W obszarze Formularze ze starszych wersji kliknij przycisk Pole wyboru formularza;
d). Kliknij następną komórkę, w której chcesz wstawić pole wyboru, a następnie naciśnij klawisze CTRL+Y.

3. Wstawianie daty i czasu

Skrótem Shift+Alt+D wstawimy do dokumentu datę. Użyjmy Shift+Alt+T do wstawienia czasu. W jednym, jak i drugim przypadku użyty zostanie polski format daty/czasu, choć można wybrać z listy również inne.

4. Pionowe zaznaczanie tekstu

Przyda się m.in. w sytuacji, kiedy zepsuliśmy listę. Alt+kursor myszki umożliwiają wyróżnienie listy.

5. Szybka zmiana wielkości liter

To może się przydarzyć każdemu, dla kogo szybkie pisanie jest czarną magią. Nie popatrzyliśmy na ekran i nagle musimy przepisać cały tekst od nowa. Zamiast cudowania z Caps Lockiem, wyróżniamy tekst i klikamy Shift+F3.

6. Ponowne użycie polecenia

Niezwykle przydatna funkcja pozwala na powtórzenie ostatniego użytego polecenia, np. zmiany wielkości liter lub stylu tekstu, wklejenia obrazków, usunięcia fragmentów tekstów itd.

Naciskamy F4, zaś Microsoft Word powtórzy ostatnie polecenie.

7. Przyspieszenie przemieszczania kursora

Domyślne zachowanie MS Word to przemieszczanie kursora o jeden symbol. Aby przyspieszyć jego przesuwanie, użyjmy wraz ze strzałkami klawiszu Ctrl.

8. Wyróżnienie kilku różnych fragmentów tekstu

Przydatna funkcja. A wymaga jedynie naciśnięcia Ctrl i zaznaczenia potrzebnych nam fragmentów.

9. Tworzenie zrzutów ekranu

Doceni to zwłaszcza dział wsparcia technicznego. Załóżmy tworzycie FAQ obficie ilustrując to zrzutami ekranu. Kliknąć „Screenshot” i Word pokazuje wszystkie aktywne okna. Klikając dowolne z nich robimy mu zrzut.

10. Sprawdzanie czytelności tekstu

Microsoft Word sprawdza nie tylko pisownię i gramatykę, lecz także poziom merytoryczny napisanego tekstu. Tak — jest w stanie stwierdzić, czy piszesz jak przedszkolak, czy też jak ktoś z tytułem akademickim.
Wykorzystuje w tym celu indeks czytelności Flescha.

Aby włączyć tę funkcję, trzeba kliknąć przycisk Microsoft Office oraz przycisk Opcje programu Word. Następnie kliknąć opcję Sprawdzanie i upewnić się, że opcja Sprawdź gramatykę i pisownię jest zaznaczona.
W sekcji Podczas poprawiania gramatyki w programie Word zaznaczamy pole wyboru Wyświetl statystykę tekstu.

Ocena czytelności tekstu opiera się na pomiarze średniej liczby sylab przypadających na wyraz oraz liczby wyrazów w zdaniu. Przykładowo test łatwości czytania Flescha opiera się na pomiarze średniej liczby sylab przypadających na wyraz oraz liczby wyrazów w zdaniu.

W tym teście tekst jest oceniany w skali 100-punktowej. Im wyższa jest ocena, tym łatwiejszy do zrozumienia jest dany dokument. W przypadku większości standardowych plików należy dążyć do uzyskania oceny w przedziale od 60 do 70.

Miernik łatwości czytania Flescha jest obliczany z następującego wzoru:

206.835 – (1.015 x ASL) – (84.6 x ASW)

gdzie:

ASL = średnia długość zdania (liczba wyrazów podzielona przez liczbę zdań)
ASW = średnia liczba sylab w wyrazie (liczba sylab podzielona przez liczbę wyrazów)

11. Dodawanie znaku wodnego

Do dokumentów Microsoft Word możemy dodawać znaki wodne, takie jak Wersja robocza lub Poufne. Program Microsoft Word udostępnia galerie gotowych znaków wodnych, można też tworzyć własne niestandardowe znaki wodne, takie jak logo firmy.

Na karcie Układ strony w grupie Tło strony klikamy przycisk Znak wodny.
W galerii znaków wodnych klikamy wstępnie zdefiniowany znak wodny, na przykład Poufne lub Pilne. Klikamy polecenie Niestandardowy znak wodny i opcję Tekstowy znak wodny, a następnie wybieramy lub wpisujemy odpowiedni tekst. Tekst można również sformatować.

Aby wyświetlić znak wodny w takiej postaci, w jakiej będzie występował na wydrukowanej stronie, musimy użyć widoku układu wydruku.

12. Zaznaczanie dużego fragmentu tekstu

Można oczywiście kursorem, ale jeśli chcemy zaznaczyć tekst na kilku stronach? Ustawiamy kursor na początku tekstu i klikamy myszką na końcu, trzymając przez cały czas naciśnięty Shift.

13. Szybka nawigacja

1. Ctrl+Alt+Page Down — następna strona;
2. Ctrl+Alt+Page Up — poprzednia strona;
3. Ctrl+Alt+Home — przenosi do początku dokumentu;
4. Ctrl+Alt+End — przenosi na koniec dokumentu.

14. Przywracanie formatowania

Zdarzyło się. Pracowaliśmy nad tekstem i widać gołym okiem, że zepsuliśmy formatowanie.
Łatwo to naprawimy, klikając kombinację klawisz Ctrl+Spacja.

15. Dostosowanie wstążki

Aby wyświetlić okno Dostosowywanie Wstążki klikamy kartę Plik. W obszarze Pomoc klikamy pozycję Opcje. Klikamy pozycję Dostosowywanie Wstążki. Okno Dostosowywanie Wstążki można także wyświetlić, klikając prawym przyciskiem myszy dowolną kartę na wstążce, a następnie klikając pozycję Dostosuj Wstążkę.

W ten sposób będziemy mieli wstążkę dopasowaną do naszych potrzeb.

16. Wyróżnianie/podświetlanie środka dokumentu

W tym celu potrzebujemy jakiegoś tekstu. Jak wygenerować przykładowy tekst w Wordzie? Wpisujemy w linijce =rand(1,2) i zatwierdzamy klawiszem Enter.

Teraz, gdy mamy dokument wypełniony bezsensownym tekstem, możemy utworzyć i wyróżnić w tekście np. kolorowy kwadrat. Wciskamy Alt i zaznaczamy obszar myszką, po czym wybieramy interesujący nas kolor czcionki lub tła.

 

17. Ustawianie kursora w dowolnym miejscu

Niby oczywiste, ale ile wiedzieliście dokumentów, w których aby „zjechać” w dół, autor używał Enterów albo, co gorsza, spacji?
Jeśli chcemy rozpocząć pisanie tekstu w innym miejscu niż domyślne, szybko klikamy (dwukrotnie) myszką.

18. Przełączanie się między edytowanymi fragmentami

Skrót Shift+F5 pozwala przełączać się między ostatnio edytowanymi fragmentami. Pamięta je nawet po ponownym otwarciu plików.

19. Dostosowujemy tekst, czyli kerning

Klikamu Ctrl+D i przechodzimy do ustawień czcionek. W zakładce „Zaawansowane” możemy ustawić tz. kerning.
Funkcja ta odpowiada za odstępy między literami w zależności od ich formy. Zmiana ustawień pozwala rozciągnąć lub ścisnąć wyraz, zdanie lub akapit. Innymi słowy dopasować do okna.

Unikniemy dzięki temu sytuacji, kiedy „lejemy wodę” lub kombinujemy z usuwaniem tekstu tylko po to, żeby „fajnie to wyglądało”.

20. Stosowanie ukrytego tekstu

Pozornie pusty dokument potrafi zająć nawet kilkaset megabajtów. Nie jest to kwestia przypadku, lecz ukryta zawartość, jak to ciężkie wykresy, tekst i multimedia.

Podobnie jak znaki niedrukowalne, podane elementy niekoniecznie wyświetlają w dokumencie, ale są z nim zintegrowane.

Aby wyświetlić ukryty tekst, klikamy Ctrl+D i zaznaczamy pole Ukryte. Fragment znika z widoku.
Aby go wywołać, musimy kliknąć ikonkę Znaki niedrukowalne (¶).

Nasz przykładowy ukryty tekst jest oznaczony za pomocą kropek.

Musimy wiedzieć 2 rzeczy:

1). Należy sprawdzać ukryte dane, ponieważ ktoś może ukrywać informacje przed nami;
2). Możemy wykorzystać tę funkcję sami, aby:
– chować przed niepowołanymi osobami poufne dane;
– odpowiadać na uwagi i komentarze, nie zaśmiecając tymi treściami dokumentu,
– drukować kilka wersji tego samego dokumentu, ukrywając poszczególne jego wersje.

21. Edycja plików PDF

Zaczynając od wersji 2013 Microsoft Word umozliwia edytowanie dokumentów PDF. Edytor zamienia zawartość pliku (nawet różne listy, obrazki czy tabele) na bardzo ładnie wyglądający plik DOCX.

22. Zamiana niewidocznych (niedrukowalnych) i specjalnych znaków

Znacie na pewno funkcję Edycja>Zamień. Warto wiedzieć, że możliwości Worda znacznie wykraczają poza zwykłe znajdowanie i zastępowanie.

Wpisując ^p znajdziemy wszystkie Entery, wyznaczające nową linijkę tekstu. Z kolei podwójne spacje, przez które dokument wygląda bardzo nieprofesjonalnie, znajdziemy wpisując polecenie ^p^p i zastępując je ^p (pojedynczą spacją). To są pierwsze z brzegu przykłady. W przypadku innych potrzeb sprawdźcie listę dostępnych funkcji.

Inną fajną funkcją jest możliwość łatwa praca ze stylami. I również z poziomu funkcji Znajdź/Zamień. Jeśli przykładowo chcemy znaleźć tylko fragmenty w kolorze zielonym (żeby zmienić je na kolor fioletowy), wykorzystujemy specjalne menu Czcionka>Kolor. Podobnie możemy wykryć i wyedytować fragmenty napisane określoną czcionką itd.

23. Wstawianie wideo

Aby czytający nasz plik nie zanudził się na śmierć, warto go uatrakcyjnić. Można w tym celu wkleić tabele, wykresy czy obrazki, jednak dopiero wklejenie wideo znacznie podniesie wartość dokumentu.

Mało kto korzysta z tej funkcji, a szkoda. Wklejając przykładowo filmik z YouTube, zamieszczamy tak naprawdę ramkę i link, nic poza tym. Atrakcyjny i bardzo nowoczesny dokument, a ważyć będzie niewiele.

24. Praca zespołowa

Co dwie głowy to nie jedna. I nie — postanowiliśmy włączyć ten punkt do listy, ponieważ zaczynając od wersji 2013 tryb pracy zespołowej to cud-miód. Wystarczy wspomnieć choćby o możliwości odpowiadania na cudze komentarze.

Nawet jeśli znacie tę funkcję, odświeżcie ją w pamięci i zobaczcie, co nowego.

25. Wstawianie nowej strony

Ile czasu zmarnowano przez długie trzymanie Entera…
A przecież wstawienie nowej strony w Microsoft Wordzie jest banalne — jeśli dołożyć do Entera klawisz Ctrl, możemy łatwo wstawić nową stronę!

Jakie przydatne, ale mało znane funkcje MS dodalibyście do tej listy?