Wskazówki dotyczące organizacji i przygotowania prezentacji w PowerPoint

0
764
Wskazówki dotyczące organizacji i przygotowania prezentacji w PowerPoint

1. Rozpocznij z myślą o końcu

Zanim jeszcze otworzysz PowerPoint, usiądź i pomyśl o dniu Twojej prezentacji. Jaki jest prawdziwy cel Twojej przemowy? Dlaczego zostałeś poproszony o zabranie głosu? Czego oczekuje publiczność? Jakie są według Ciebie najważniejsze części tematu, które publiczność powinna wynieść z Twojej, powiedzmy 50 minutowej prezentacji? Pamiętaj, że nawet jeśli zostałeś poproszony o podzielenie się informacjami, rzadko sam przekaz informacji jest satysfakcjonujący celem z punktu widzenia publiczności. W końcu publiczność mogłaby zawsze przeczytać Twoją książkę (artykuł, materiał informacyjny itd.), jeśli przekaz informacji był jedynym celem spotkania, seminariów, formalnej prezentacji.

Wskazówki dotyczące organizacji i przygotowania prezentacji w PowerPoint

(Zdjęcie)

2. Poznaj swoją publiczność tak dobrze, jak to możliwe

Zanim zaczniesz formułować zawartość Twojej prezentacji, konieczne jest zadanie sobie wielu podstawowych pytań, mając na uwadze zostanie najlepszym prezenterem z możliwych dla tej konkretnej publiczności. Musisz przynajmniej odpowiedzieć na podstawowe pytania.

  • Kim jest publiczność? Skąd pochodzą? Ile podstawowych informacji posiadają według Ciebie o Twoim temacie?
  • Jaki jest cel wydarzenia? Czy ma inspirować? Czy odbiorcy szukają konkretnych, praktycznych informacji? Czy chcą więcej pojęć i teorii niż  rad?
  • Dlaczego zostałeś poproszony o zabranie głosu? Jakie są  oczekiwania publiczności wobec Ciebie?
  • Gdzie to jest? Dowiedz się wszystkiego o położeniu i logistyce miejsca.
  • Kiedy się odbędzie? Czy masz wystarczająco dużo czasu na przygotowanie? O jakiej porze dnia? Jeśli będą inni prezenterzy, jaka jest kolejność (swoją drogą zawsze zgłaszaj się na ochotnika, żeby występować jako pierwszy lub ostatni). W jaki dzień tygodnia? To wszystko ma znaczenie.

3.  Zawartość, zawartość i jeszcze raz zawartość

Nieważne jak wspaniały jest Twój odczyt , jak profesjonalne i piękne są Twoje materiały ilustrujące; jeśli Twoja prezentacja nie jest oparta na solidnej zawartości, nie odniesiesz sukcesu. Nie zrozum mnie źle, nie mówię, że wspaniała zawartość sama odniesie sukces. Prawie zawsze tak nie jest. Wspaniała zawartość jest koniecznym warunkiem, ale nie wystarczającym. Jednak Twoje przygotowania do Twojej prezentacji rozpoczynają się solidną zawartością (odpowiednią dla Twojej publiczność) wbudowaną później przez Ciebie w zwycięską historię, którą użyjesz, aby nawiązać kontakt z Twoją publicznością.

Słowo przestrogi: Mimo że podkreślam jak ważna jest zawartość, proszę Cię również, abyś oszczędził swojej publiczność „składowiska informacji”. Składowisko informacji, niestety bardzo powszechne,  ma miejsce wtedy, kiedy prezenter upycha w swojej przemowie zbyt wiele informacji nie trudząc się, aby informacje lub dane były odpowiednie dla członków publiczności. Składowisko informacji występuje także, kiedy dane i informacje nie wydają się opierać o informacje powiedziane wcześniej w prezentacji. Czasami wydaje się nawet, że prezenter  popisuje się lub, co bardziej prawdopodobne, po prostu boi się, że jeśli nie powie „całej historii”, publiczność nie zrozumie jego przekazu.

Nie wpadnij w pułapkę myślenia, że aby sprawić, żeby Twoja publiczność wszystko rozumiała musisz im wszystko powiedzieć. To sprowadza nas do koncepcji prostoty.

4.  Nie utrudniaj

Łatwe nie znaczy głupie. Szczerze mówiąc myślenie, że upraszczanie jest głupie, jest samo w sobie „głupie”. Łatwe może być trudne dla prezentera, ale będzie docenione przez publiczność. Łatwość wymaga więcej przemyślenia i planowania z Twojej strony, ponieważ musisz pomyśleć , co chcesz zawrzeć w swojej prezentacji, a co zostawić. Co jest esencją Twojej  wiadomości?  To ważne pytanie, które musisz sobie zadać podczas przygotowań nad Twoją prezentacją. Oto proste ćwiczenie:

ĆWICZENIE:

Jeśli Twoja publiczność mogłaby zapamiętać tylko trzy rzeczy o Twojej prezentacji, jakie byłby to rzeczy?

(1)__________

(2)__________

(3)__________

 

 

5. Przestaw zawartość Twojej prezentacji w ogólnych zarysach

Radzę, abyś zaczął planowanie w „trybie analogowym”. Oznacza to, że zamiast zagłębiać się od razu w PowerPoint (lub Keynote) najlepsi prezenterzy od razu  szkicują swoje pomysły i cele za pomocą długopisu i kartki. Osobiście do szkicowania moich pomysłów używam wielkiej tablicy w moim biurze (kiedy pracowałem w Apple, zamieniłem całą ścianę w tablicę!). Tablica mi odpowiada, jako że czuję się niepohamowany i bardziej kreatywny. Mogę również cofnąć się (dosłownie) i wyobrazić sobie, jak  to może logicznie przepływać, kiedy dodam później PowerPoint. Zapisuję także słowa kluczowe i tworzę ogólny zarys i strukturę. Mogę rysować szybkie pomysły na materiały wizualne, takie jak wykresy lub zdjęcia, które później pojawią się w PowerPoincie. Mimo że może będziesz używał technologii cyfrowej, kiedy wygłosisz swoją prezentację, czynność mówienia i tworzenia kontaktu z publicznością, aby przekonać, sprzedać, poinformować  jest równoważna.

Cliff Atkinson w swojej książce „Beyond Bullet Points”  z 2005 r. mądrze twierdzi, że rozpoczynanie tworzenia prezentacji w PowerPoincie zanim będziesz miał przygotowane słowa kluczowe i logiczny przepływ (na papierze lub w moim przypadku na białej tablicy) to jak reżyser filmu zatrudniający aktorów i rozpoczynający film bez ukończonego scenariusza.

Więcej o „planowaniu analogowym”

Zazwyczaj używam  notatnika i długopisu (lub białej tablicy, jeśli jest wystarczająco dużo miejsca), aby stworzyć pewien rodzaj scenorysu. Jak już mówiłem, zorientowałem się, że analogowa postawa bardziej pobudza moją wyobraźnię. Żaden program mi nie przeszkadza i mogę z łatwością zobaczyć, jak wygląda przepływ informacji. Rysuję przykładowe obrazki, które mogę użyć, aby wesprzeć jakiś konkretny argument, powiedzmy wykres kołowy tutaj, zdjęcie tam, może wykres liniowy w tej sekcji, i tak dalej. Może myślisz, że to strata czasu: Dlaczego by nie otworzyć PowerPointa i tworzyć tam, tak że nie musisz robić tego drugi raz? Faktem jest, że jeśli próbowałem stworzyć historię w PowerPoincie, zajmowało to więcej czasu, ponieważ musiałem przechodzić z trybu normalnego do widoku układania slajdów, aby zobaczyć „cały obraz” . Postawa analogowa (papier lub tablica) do zapisywania moich pomysłów i tworzenia historii naprawdę pomaga  zespolić  i uprościć  przekaz w mojej  głowie. Potem łatwiej mi jest odtwarzać te pomysły w PowerPoincie. Zazwyczaj nie muszę nawet patrzeć na tablicę bądź notatnik, kiedy pracuję w PowerPoincie, ponieważ sam proces analogowy dał mi jasny, wizualny obraz tego jak chcę, aby zawartość przepływała. Zerkam na moje notatki, aby przypomnieć sobie jakie materiały wizualne chciałem użyć i wchodzę na iStockphoto.com lub do mojej własnej, obszernej biblioteki z obrazami o wysokiej jakości, aby znaleźć ten idealny.

6. Stwórz logiczną, jasną strukturę

 Sięgnij po stronę z podręcznika prezentacji McKinsey’a: struktura prezentacji jest fundamentalna. Bez niej Twój wspaniały styl, odczyt i świetne  materiały ilustrujące nie odniosą skutku. Jeśli wykorzystałeś czas w kroku pierwszym ,aby przedstawić Twoje pomysły w ogólnych zarysach i ułożyć je w logiczny sposób, Twoje myślenie będzie bardzo jasne. Możesz wyobrazić sobie logikę Twojej zawartości i przepływ prezentacji. Jeśli Twoje pomysły nie są początkowo jasne, niemożliwe będzie późniejsze zaprojektowanie odpowiedniej struktury kiedy stworzysz materiały wizualne i /lub dokumenty ilustrujące. Twoja publiczność musi widzieć, w którą stronę się kierujesz.  Posiadanie „porządku informacji” lub slajdu „mapy drogowej” , które ilustrują organizację Twojej przemowy nie jest wystarczające. Jeśli nie masz solidnej drogi logiki i struktury, wtedy slajd z ogólnym zarysem na nic się nie przyda.  Właściwie publiczność może być poirytowana, jako że obiecałeś na początku organizację, a potem nie udało Ci się spełnić tej obietnicy, a prezentacja jest zagmatwana i brakuje jej  centrum.

7. Dakara nani?  (no i co z tego?)

Często mówię do siebie po Japońsku „dakara nani” lub „sore de..?”, co w wolnym tłumaczeniu oznacza „no i co z tego?”, „o co Ci chodzi”?. Mówię to często, kiedy przygotowuję swój materiał. Podczas tworzenia zawartości Twojej prezentacji postaw się w roli publiczności i zapytaj „no i co z tego?”. Zadawaj sobie w czasie planowania trudne pytania. Na przykład: Czy mój argument jest właściwy? Może jest fajny, ale czy jest ważny lub czy pomaga w ważny sposób Twojej historii?.. a może jest do kitu? Na pewno byłeś kiedyś częścią publiczności i zastanawiałeś się, czy to o czym mówił prezenter było odpowiednie i wspierało jego argumenty. „No i co z tego?”, pewnie powiedziałeś do siebie. „No i co z tego?”, zawsze zadawaj sobie to bardzo ważne, proste pytanie. Jeśli nie możesz na nie odpowiedzieć, wytnij część zawartości z Twojej przemowy.

8. Czy jesteś w stanie zdać „test windę”?

Sprawdź jasność Twojej  wiadomości testem windy. To ćwiczenie zmusza Cię do „sprzedania” Twojej wiadomości w 30-45 sekund.  Wyobraź sobie taką sytuację: Zostałeś wyznaczony do wymyślenia nowego pomysłu dla dyrektora marketingu produktu w Twojej firmie, jednej z wiodących na świecie producentów. Zarówno termin,  jak i budżet są ograniczone; to bardzo ważna szansa dla Ciebie, jeśli dostaniesz zielone światło od zespołu wykonawczego. Kiedy stajesz przed biurkiem administracji, przed biurem zastępcy dyrektora, ona nagle wychodzi ze swoim płaszczem i walizką w dłoni i burczy „…przepraszam, coś mi wypadło, zaprezentuj mi swój pomysł, kiedy będziemy zjeżdżać do holu”. Wyobraź sobie taki scenariusz. Czy mógłbyś sprzedać swój pomysł w windzie i w drodze na parking? Racja, scenariusz jest  mało prawdopodobny, ale możliwy. Co jest bardzo prawdopodobne to to, że zostaniesz poproszony bez powiadomienia o skrócenie swojej przemowy z powiedzmy 20 minut do 10 (lub z zaplanowanej godziny do 30 minut). Czy byłbyś w stanie to zrobić? To prawda, może nigdy nie będziesz musiał, ale ćwiczenie tego, co zrobiłbyś w takich sytuacjach zmusza Cię do przedstawienia wiadomości i stworzenia jaśniejszych, głównych zarysów Twojej zawartości.

 Ron Hoff, autor książki  „I Can See You Naked”   przypomina nam, że Twoja prezentacja powinna zdać test Davida Belasco, podczas gdy jesteś na etapach planowania. David Belasco był producentem, który utrzymywał, że istota pomysłu każdej udanej sztuki, którą wyprodukował może być zapisana na odwrocie wizytówki. Wypróbuj to. Czy jesteś w stanie wydobyć esencję zawartości Twojej prezentacji i zapisać ją na odwrocie wizytówki? Jeśli zadanie jest niemożliwe, może powinieneś pomyśleć jeszcze raz i nauczyć się jej na pamięć. To jest z pewnością coś, co powinieneś zrobić, zanim otworzysz program PowerPoint (Keynote).

9.  Sztuka opowiadania historii

Dobre prezentacje zawierają historie. Najlepsi prezenterzy ilustrują swoje przykłady przy pomocy historii, często tych osobistych.  Najłatwiejszą drogą do wyjaśnienia skomplikowanych pomysłów jest dawanie przykładów lub dzielenie się historią. Historie są dla Twojej publiczności łatwe do zapamiętania. Jeśli chcesz, żeby Twoja publiczność zapamiętałą zawartość Twojej prezentacji, znajdź sposób na uczynienie jej ważnej i dla nich pamiętnej. Powinieneś wymyślić dobre, krótkie, interesujące historie, będące przykładami wspierającymi Twoje główne argumenty.

Ponadto ważne jest myślenie o swojej 30 minutowej prezentacji jako o możliwości ”opowiedzenia historii”. Dobre historie mają interesujący, jasny początek, prowokacyjną, zajmującą zawartość w środku i jasne, logiczne podsumowanie. Widziałem  całkiem niezłe (chociaż nie wspaniałe) prezentacje, które miały bardzo  średni odczyt i grafikę, ale były dosyć skuteczne, ponieważ mówca opowiadał historie w jasny, skondensowany sposób .  Zmienianie strumienia świadomości nie załatwi sprawy, publiczność musi słyszeć (i widzieć) Twoje przedstawione argumenty.

10. Pewność  siebie – jak  jej nabrać

Im więcej przerobisz materiału, tym mniej będziesz zdenerwowany. Jeśli wykorzystałeś czas na zbudowanie logicznego przepływu w Twojej prezentacji, zaprojektowane materiały pomocnicze są profesjonalne i odpowiednie, zostaje niewiele powodów do stresu. A jeśli kilkanaście  razy zrobiłeś próbę z komputerem i projektorem (zakładając, że korzystasz z prezentacji w formie slajdów), Twoje zdenerwowanie ulotni się. Boimy się nieznanego. Jeśli dobrze znamy nasz materiał i zrobiliśmy próbę przepływu, wiemy, który slajd będzie następny i przewidzieliśmy pytania, wyeliminowaliśmy większość (ale nie całość) nieznanego. Kiedy pozbędziesz się nieznanego i zredukujesz zdenerwowanie, pewność siebie naturalnie zajmie miejsce Twojej obawy.