Skąd się biorą trudności w stosowaniu GTD?

0
702
GTD - Skąd się biorą trudności w stosowaniu Getting Things Done

Choć GTD jest prostym i skutecznym systemem radzenia sobie z zadaniami i projektami, to czasem można natknąć się na opinie, że jednak GTD jest zbyt skomplikowane, rozbudowane i jego stosowanie nastręcza trudności. GTD - Skąd się biorą trudności w stosowaniu Getting Things Done

O ile daleki jestem od przekonywania kogokolwiek, że GTD jest idealnym narzędziem odpowiednim dla każdego, to jednak uważam, że negatywne ocenianie GTD często bywa przedwczesne i oparte na przesłankach, które z GTD niewiele mają wspólnego.

(Zdjęcie: alexragone)

 

Jakie są zatem powody kłopotów we wdrażaniu GTD?

1. Poszukiwanie idealnego narzędzia ułatwiającego GTD

Narzędzia pomagają i ułatwiają, ale aby w ogóle być zdolnym do wyboru narzędzia, trzeba opanować podstawy. Skąd wiesz, czego oczekiwać od narzędzia, jeśli twój system jeszcze nie zaczął działać? To tak jak z jazdą na nartach: jeśli chcesz się nauczyć, po prostu wypożycz pierwsze z brzegu narty, tak aby były mniej więcej odpowiednie do twojego wzrostu i naucz się utrzymywać równowagę, kontrolować prędkość, skręcać i hamować. Długie ślęczenie na forach i portalach ze sprzętem narciarskim nie uczyni cię ani trochę lepszym narciarzem.

Zacznij po prostu od kartki i ołówka. Po jakimś czasie (najlepiej kilku miesiącach) zobaczysz, czego ci brakuje i zdecydujesz, czy pozostajesz przy tym, co masz, czy potrzebujesz czegoś bardziej rozbudowanego.

2. Zbytnie rozbudowanie i skomplikowanie systemu

W jednym z komentarzy dotyczących moich artykułów o GTD ktoś zamieścił link do szablonów list, które stosuje w swoim systemie David Allen. Były tam listy do wszystkiego: oprócz oczywiście tych podstawowych jak lista projektów czy następnych działań, można tam znaleźć spis rozmiarów ubrań członków rodziny, numerów seryjnych urządzeń domowych, haseł, itp. Ktoś nieobeznany z filozofią GTD po spojrzeniu na ten spis uciekłby z krzykiem: do zarządzania tymi wszystkimi listami pewnie trzeba by stworzyć jakiś system GTD 2.

Tymczasem GTD to system upraszczania, a nie komplikowania rzeczywistości. Zacznij od dwóch list: projektów i następnych działań (bez podziału na konteksty) i dodawaj stopniowo kolejne w miarę potrzeb.

3. Przekonanie, że z GTD „pójdzie łatwiej”

GTD ułatwia, ale nie wszystko. GTD organizuje twoje otoczenie w pewien sposób, ułatwia ci ogarnąć całość i ustalić priorytety. Ale GTD nie wykona za ciebie następnych działań ani nie spowoduje, że zostaną one wykonane szybciej i lepiej.

A mam wrażenie, że czasem jakoś podświadomie oczekujemy tego od GTD i innych pokrewnych systemów.

4. Przekonanie, że GTD jest skomplikowane z powodu rozbudowanej literatury

Ciężko przekonywać, że GTD to tak naprawdę bardzo prosty system, jeśli jego autor David Allen napisał o nim już 3 grube książki i niezliczoną ilość artykułów.

Ok, takie są prawa biznesu: klient nie zapłaciłby kilkudziesięciu dolarów za książkę o objętości pięciu stron. Tymczasem większość treści książek D. Allena to wyjaśnianie i pokazywanie wciąż tego samego, tylko z różnych perspektyw. Ma to tę zaletę, że w ten sposób łatwiej trafić do większej ilości czytelników.

Samo wyliczanie zalet GTD w „Making it all work” zajmuje ok. 50 stron.

5. „Robot do wykonywania zadań”

Czasem pojawiają się głosy, że GTD to system przekształcający człowieka w robota do wykonywania i odhaczania zadań: sporządź listę najbliższych działań, podziel ją na konteksty i w każdym miejscu i o każdym czasie będziesz mieć coś do roboty. Brakuje spontaniczności, działania pod wpływem chwili.

Tymczasem w GTD zupełnie nie o to chodzi: przecież na listach projektów i najbliższych działań umieszczasz rzeczy, które chcesz tam umieścić i wykonujesz je, kiedy chcesz je wykonać. Dzięki GTD wiesz nie tylko, co masz robić, ale może przede wszystkim, jeśli czegoś nie robisz, to nie robisz tego świadomie, a nie przez zapomnienie czy roztargnienie. Tak, GTD wymaga decyzji: o rozpoczynaniu, wykonywaniu i zamykaniu działań i projektów. Jest to trudne i być może wielu z nas czuje się lepiej w sferze niekonkretnych marzeń typu „tak, kiedyś zrobię patent żeglarza i będę żeglować”. A GTD mówi: tak? A kiedy? Czy na pewno? Jeśli na pewno, to co zrobisz najpierw, a co potem? No i chcąc nie chcąc musisz odpowiedzieć na te trudne pytania.

Podsumowując, sukces we wdrażaniu GTD, jak i innych pokrewnych systemów, nie zależy tak bardzo od ich konstrukcji, literatury, dostępnych szkoleń i narzędzi, ale od twojej determinacji do wykonania następnego działania, niezależnie od tego, gdzie będzie ono zapisane: jako zdanie na liście, jako obrazek w notesie czy nawet jako piosenka w twoim odtwarzaczu mp3.

[stextbox id=”info” caption=”O autorze”]

Paweł Patroński zajmuje się zawodowo zarządzaniem projektami informatycznymi, przez wiele lat pracował w dużych korporacjach, a teraz prowadzi własną firmę. Metodami i technikami podnoszenia efektywności osobistej oraz lifehackingiem interesuje się od wielu lat; wynika to niejako naturalnie z jego profesji.
Paweł prowadzi też PM Zen: blog o zarządzaniu projektami, gdzie prezentuje swoje spojrzenie na zagadnienia związane z zarządzaniem projektami, niekoniecznie zawsze zgodne z powszechnymi przekonaniami.
Prywatnie jest wielbicielem talentu Meryl Streep i Woody’ego Allena, regularnie biega, uwielbia czytać, a wolny czas najchętniej spędza z rodziną: żoną i trójką dzieci.

[/stextbox]

Poprzedni artykuł7 mitów na temat zarządzania czasem
Następny artykułNowy numer czasopisma Productive! już jest do pobrania
Avatar
Paweł Patroński zajmuje się zawodowo zarządzaniem projektami informatycznymi, przez wiele lat pracował w dużych korporacjach, a teraz prowadzi własną firmę. Metodami i technikami podnoszenia efektywności osobistej oraz lifehackingiem interesuje się od wielu lat; wynika to niejako naturalnie z jego profesji. Paweł prowadzi też „PM Zen: blog o zarządzaniu projektami”, gdzie prezentuje niekoniecznie zawsze zgodne z powszechnymi przekonaniami spojrzenie na zagadnienia związane z zarządzaniem projektami. Prywatnie jest wielbicielem talentu Meryl Streep i Woody Allena, systematycznie biega, uwielbia czytać, a wolny czas najchętniej spędza z rodziną: żoną i trójką dzieci.