Sekret zarządzania czasem: jak wykorzystywać czas maksymalnie efektywnie

1
800
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter

Nadmiar zadań, myśli, gadżetów sprawia, że długa lista zadań zmusza nas do pracy w pocie czoła nad nieistotnymi często sprawami. Niby są ważne, a jednak zgodnie z drugą zasadą Parkinsona, zadania wypełniają cały przeznaczony na nie czas. Z kolei słynna zasada Pareto mówi, że u 80% wyników zależy od zaledwie 20% naszego wysiłku.

Geoffrey James, guru sprzedaży, autor „Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts”, z Inc.com przypomina, że sposób, w jaki tworzymy listy zadań, zmusza nas do zbędnej, by nie powiedzieć głupiej pracy, nawet jeżeli używamy systemu priorytetów.

Często po długotrwałym wysiłku budzimy się z przysłowiową ręką w nocniku i przecieramy oczy ze zdumienia – nakłady czasu i pracy są kompletnie niewspółmierne z wynikiem. Autor podpowiada, jak używać zasady Pareto, by mądrzej zarządzać sobą w czasie.

Sekret zarządzania czasem - jak wykorzystywać czas maksymalnie efektywnie

(Foto: TheGiantVermin)

Podczas tworzenia listy zadań do zrobienia dodawajmy priorytety obok każdego punktu, określając podjęty wysiłek oraz przewidywane wyniki w skali od 1 do 10, gdzie 10 jest najwyższą wartością (największy wysiłek oraz największe przewidywane korzyści). Następnie dzielimy oczekiwany wynik przez wysiłek.

Kilka przykładów. Mamy „na tapecie” 3 zadania:

  • Pierwsze z nich (napisanie sprawozdania o odbytym spotkaniu) wymaga kilku godzin pracy (wysiłek=10). Rezultatem będzie lepsze zrozumienie tego, co udało się nam osiągnąć (wynik=2);
  • Drugi punkt to przygotowanie prezentacji, które zabierze nam 2 godziny (wysiłek=4, wynik=4);
  • Ostatnie zadanie to telefon do klienta, który pyta nas o produkt (wysiłek=1, wynik=10).

Dzieląc wysiłek przez wynik otrzymujemy priorytet (odpowiednio 5, 1 oraz 0,1).
Widać jak na dłoni, że (przynajmniej w tym przypadku) najmniej czasu pochłaniają zadania z najkorzystniejszym dla nas współczynnikiem.

Proponowany przez Jamesa ranking popycha nas zatem w kierunku wykonywania zadań o najniższym współczynniku. Posługując się terminologią Vilfredo Pareto, ranking gwarantuje, że skierujemy 20% swojego czasu i energii na to, co rzeczywiście jest dla nas najistotniejsze. Pozostałe 80% mogą w ogóle wypaść poza nawias – może okazać się, że przełożymy tamte zadania na później albo już nigdy do nich nie wrócimy.

[Inc.]