Praca pod presją czasu, czyli jak sobie z nią poradzić?

0
139
Jak skutecznie pracować pod presją czasu?
Presja czasu w pracy potrafi niejednego doprowadzić do niemalże szału. Aby temu zapobiec, warto zastosować odpowiednie metody radzenia sobie z wyjątkowo trudnymi warunkami pracy.

 

Każdy człowiek, prędzej czy później dowiaduje się, czym jest praca pod presją czasu. To właśnie w naszym miejscu pracy jesteśmy szczególnie narażeni na ciągły pośpiech. Mamy mnóstwo zadań i projektów do zrealizowania, wszystkie na już, wszystkie jednocześnie, wszystkie natychmiast. I choć pisząc list motywacyjny, wielokrotnie chwalimy się doskonałą umiejętnością pracy w stresujących warunkach, to w rzeczywistości nie jest już tak kolorowo. Bo jak niby udowodnić pracodawcy, że potrafimy po mistrzowsku wykonywać nasze obowiązki, zwłaszcza gdy presja ta przejawia się w formie napiętych terminów czy wymagań ze strony przełożonego. Do tego wszystkiego jeszcze musimy zadbać o odpowiednią jakość naszej pracy, efektywność i wydajność.

Życie pod presją to codzienność

Praca pod presją czasu, jak sobie z nią radzić, by nasza praca była efektywna?
Dowiedz się jak nie ulec presji czasu i zachować wydajność w pracy.

Nie sposób uniknąć stresu. Wszyscy ulegamy mu w mniejszym lub większym stopniu. Dlatego tak istotne jest, by nauczyć się sposobu zarządzania nim, troszcząc się jednocześnie o nasze zdrowie i utrzymać produktywność. Jeśli czujesz, że Twoja praca Cię przerasta, ulegasz panice, doświadczasz napięć, masz problemy z komunikacją, czy coraz częściej zdarza Ci się nie dotrzymać terminu, to może oznaczać, że praca w stresie nie jest Twoją mocną stroną.

Nie wszystko stracone! Poniższe wskazówki, mogą pomóc w okiełznaniu tak trudnego zjawiska, jakim jest presja czasu.

Przewiduj to, co nieprzewidywalne, a praca pod presją czasu stanie się mniej dotkliwa

Przewiduj potencjalne problemy, by praca pod presją czasu stała się mniej dotkliwa.
Praca pod presją czasu staje się mniej dotkliwa, jeśli zawczasu zaradzisz problemom, które mogą się pojawić w czasie pracy.

Pracując w określonej firmie przez jakiś już czas, masz wiedzę na temat sposobu, w jaki funkcjonuje, charakteru pracy i celów organizacji. Tak samo znasz siebie, swoje możliwości i ograniczenia. Dlatego, zamiast powtarzać w kółko: nie umiem pracować pod presją czasu, poświęć dosłownie parę minut na prognozowanie potencjalnych awarii. Zastanów się, co możesz zrobić wcześniej, aby lepiej przygotować się na kryzysowe sytuacje i wcześniej im zaradzić. Wtedy sprawniej rozwiążesz problem lub nawet nie dopuścisz do tego, aby się pojawił. Zdecydowanie ta metoda zmniejsza stres i pozwala działać w razie trudności, gdyż nikt z nas nie lubi niemiłych niespodzianek. Kiedy lepiej i odpowiednio wcześniej się do nich przygotujesz, szybciej wrócisz do właściwych zadań.

Zwalcz prokrastynację i zredukuj konieczność pracy pod presją czasu

Zwalcz prokrastynację, a praca pod presją czasu będzie mniej szkodliwa.
Odłóż zwlekanie na później, by praca pod presją czasu nie rujnowała zdrowia i kariery.

Nie zwlekaj z pracą! Jeśli dobrze wiesz, co masz zrobić, to zrób to jak najszybciej. Wielokrotnie, ludzie odczuwają nacisk, ponieważ zajmują się sprawami o dużym znaczeniu dla działu, czy całej firmy, a nie mają na nie tyle czasu, ile potrzebują. Prokrastynacja to nie to samo co lenistwo. W przypadku zwlekania skupiasz się na innym zadaniu kosztem tego właściwego. Lenistwo zaś jest całkowitą bezczynnością, apatią, spowodowaną niechęcią do działania. Aby uniknąć zwlekania, sporządź listę najważniejszych zadań, które musisz wykonać w danym dniu i zajmij się nimi w pierwszej kolejności. Zbadaj dokładnie, ile czasu możesz marnować z powodu odkładania spraw na później. Wystarczy tylko zwykły notes, długopis, i możesz przez następnych kilka dni notować po kolei wszystkie czynności w pracy. Wiem, wiem! To wymaga dodatkowego czasu, którego i tak masz już zdecydowanie za mało. Chodzi o to, by zbudować sobie dokładny obraz tego, co zabiera Ci czas i wyeliminować te czynniki.

Zdecyduj, które zadanie jest priorytetem i nie pracuj pod presją czasu

Ustal priorytety zadań do wykonania, a praca pod presją czasu nie będzie tak uciążliwa.
Praca pod presją czasu często wynika z nieprawidłowego ustalania priorytetów.

Gdy już masz gotową listę spraw na dzisiaj, oceń czy, aby każda z nich jest równie ważna. Czy wykonanie tego zadania zmniejszy ciśnienie w firmie? Czy akurat ten mail poprowadzi cały projekt do przodu? Jeśli zidentyfikujesz mniej istotne zadania, sprawdź, czy możesz oddelegować je do kogoś innego, odsunąć w czasie lub nawet wykreślić z listy. To przyczyni się do lepszej organizacji działań i zachowania porządku w pracy. Co więcej, miej czelność odmówić od czasu do czasu przyjęcia nowego zadania, zwłaszcza tego, które nie spełnia kryteriów ustalania priorytetów. Asertywność wobec szefa czy członków teamu nie jest łatwą umiejętnością, ale bardzo pożądaną w miejscu pracy. Powiedz „tak” lepszym zadaniom, które usprawnią działania Twoje, zespołu i całego projektu.

Nie funduj sobie dodatkowej presji czasu przez całościowe traktowanie swojego zadania

Podziel swój projekt na mniejsze części, by praca pod presją czasu była mniej przytłaczająca.
Dzielenie całego projektu na poszczególne etapy pomaga, gdy praca pod presją czasu staje się nie do zniesienia.

Dokładnie! Każda sprawa może wydawać się przytłaczająca, gdy patrzysz na nią jako całość. Dobrze jest podzielić zadanie na kamienie milowe bądź kroki, które łatwo można osiągnąć. Mając przed oczami podział na konkretne etapy, spokojniej skupisz się nad zrealizowaniem mniejszych celów i zniwelujesz uczucie przeciążenia. Dzielenie zadań na części pomaga ocenić to duże jako przystępne i wykonalne, zmniejszyć naszą tendencję do zwlekania i sprawniej określić, od czego w ogóle zacząć. Dzieje się tak dlatego, że ludzki mózg jest trochę ograniczony. Bez urazy! Dr Melissa Gratias wskazuje, że: „polegając na naszej pamięci, zatrzymujemy się na każdym etapie zadania i zastanawiamy się nad tym, co powinniśmy robić dalej. Właśnie te przerwy to szansa na rozproszenie, przez które wybijamy się z rytmu, lub przegapiamy jakiś ważny krok”.  Aby uniknąć zastraszenia przez wielkie i zniechęcające już na samym początku projekty, pomysł podziału tego giganta na mniejsze części jest tutaj w punkt.

Rób powoli i dokładnie, a praca pod presją czasu stanie się przyjemniejsza

Praca pod presją czasu wymaga dokładności i odpowiedniego tempa.
Skuteczna praca pod presją czasu wbrew pozorom nie potrzebuje zabójczego tempa, tylko spokoju i dokładności.

Gdy czujesz przymus, to praca wydaje się o wiele trudniejsza, mozolna i żmudna. Takie postrzeganie obowiązku skutecznie zniechęca już na starcie. To zgubne. Zamiast rzucać się w wir pracy i dokładać sobie dodatkowe obciążenie, podejmij zupełnie przeciwne działanie. Stwórz sobie zwyczaj odsuwania się od pracy, przeznaczając 15 minut lub więcej na „zaplanowany luz”. Pochodź przez chwilę po biurze, wyjdź na zewnątrz, oddychaj głęboko, medytuj i odpocznij. Nie chodzi tutaj o celowe odkładanie zadań na później, czyli wspomnianą wyżej prokrastynację. Pozwalając sobie na odpoczynek, zyskujesz zarówno fizyczną, jak i emocjonalną wolność od ciążącej presji. Twoje ciało – zwłaszcza umysł skorzysta na tym, a po dobrze zorganizowanej przerwie, wrócisz do pracy z nową energią i nowymi pomysłami. Sztuczne podkręcanie tempa tylko potęguje stres, nastawia negatywnie do zadań, co z pewnością przełoży się na jakość działań.

Odwołuj się do swoich doświadczeń związanych z pracą pod presją czasu

Odwołuj się do własnych doświadczeń, by praca była mniej stresująca.
Własne doświadczenia z poprzednich projektów to wielki skarb. Warto czerpać z niego, by nie odczuwać przymusu.

Skoro już tyle pracujesz w tej firmie to na pewno wiele stresujących i wymagających dyscypliny projektów masz już za sobą. Dotyczy to także osób, które dopiero zaczynają pracę zawodową. Presja czasu dotyka także uczniów, studentów, jest stale obecna w życiu prywatnym. Bazuj na tych praktykach, doskonale znanych z autopsji. Zauważ, że te poprzednie, jakże trudne projekty życiowe bądź zawodowe, udało Ci się pokonać. Jakie wtedy były metody na rozwiązanie problemów, co należałoby poprawić, z czego udało Ci się wyciągnąć wnioski? Pomyśl o tym, co zostało osiągnięte w przeszłości, będąc pod równie obciążającą presją, jak teraz. Wykorzystaj te przykłady w swojej głowie, by łagodniej przejść przez to, co przed Tobą. Wtedy wizja przyszłych zadań, stanie się mniej przerażająca.

Zmień postrzeganie pracy pod presją czasu

Traktuj swoją pracę jako szansę, a nie zagrożenie.
Potraktuj swoje zadanie jako okazję do rozwoju zawodowego. Niech cały ten projekt przestanie być tylko przykrym obowiązkiem.

Chciałoby się powiedzieć: „nie taki diabeł straszny”, ale z pewnością zmiana nastawienia do presji czasu jest tutaj najtrudniejszym zadaniem do wykonania. Wypracowanie pozytywnego podejścia do stresu może pomóc w odzyskaniu zapału do pracy i dobrze radzić sobie w wyjątkowo wymagającym dniu. Zdefiniuj własne emocje. Jeśli myślisz o tym właśnie zadaniu jako zagrożeniu dla własnej pozycji w firmie albo dla zdrowia czy samopoczucia, wówczas podświadomie starasz się go unikać. Potraktuj ten projekt jako wyzwanie, którym możesz zarządzać. Niech stanie się okazją do rozwoju, uczenia się nowych umiejętności. Wyciśnij z tego zadania dla siebie, ile tylko się da! To zaowocuje pozytywnym przekonaniem, na temat tego, co tak bardzo spędza sen z powiek. Zauważysz pozytywne aspekty obciążenia pracą i o wiele łatwiej ukończysz przedsięwzięcie albo dostaniesz awans. Czyż nie jest to kusząca perspektywa?

Stresu nie unikniesz. To brutalna i ponadczasowa prawda życiowa. Czas pędzi nieubłaganie, a w natłoku spraw wydaje się osiągać prędkość światła. Nie masz na to wpływu. To, co jesteś w stanie zmienić, to własne nastawienie i technikę, tak, aby praca pod presją czasu stała się czymś pozytywnym.

Mam nadzieję, że powyższe rady przyczynią się do sprawniejszego ogarnięcia ciążących nad Tobą zadań, pozwolą dostrzec w nich szansę, odnieść z nich osobistą korzyść, a także ułatwią realizowanie celów, bez uszczerbku na efektywności w pracy.