Poznaj timeboxing – twojego sprzymierzeńca w doprowadzaniu spraw do końca

1
638
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter
Poznaj timeboxing - Twojego sprzymierzeńca w doprowadzaniu spraw do końca

Patrząc na zadanie, mamy w zasadzie dwie drogi jego wykonania: pracujemy w pocie czoła, aż zostanie „domknięte” lub wyznaczamy określoną ilość swojego czasu na to, by dać z siebie wszystko. To drugie podejście jest znane jako „timeboxing”.

Timeboxing jest bardzo prostą techniką używaną przy tworzeniu oprogramowania. Służy do monitorowania postępów. Zwyczajnie też pomaga doprowadzać sprawy do końca.

Z punktu widzenia planowania, timeboxing jest przydatny zwłaszcza wtedy, gdy zadanie wydaje się z początku zbyt skomplikowane lub zniechęcające, a my nie wiemy od czego zacząć.
Z punktu widzenia zarządzania osobistego, można zauważyć, że timeboxing doskonale podnosi produktywność oraz efektywność.
Z powodu prostoty może go stosować każdy. Również ty.

(Foto: Fuerzatres)

Timeboxing można stosować pracując nad wieloma zadaniami bez zdefiniowanego terminu zakończenia, takimi jak pisanie, gdzie nie ma dobrze określonych ram ani jakości.
W artykule zostanie pokrótce opisane, czym jest timeboxing oraz jak można go wykorzystać w doprowadzaniu spraw do końca.

Co to jest timeboxing

Timeboxing zakłada zarezerwowanie określonej ilości czasu na dane zadanie i wykonanie tego ostatniego w najlepszy możliwy sposób. Czyli zamiast siedzieć nad zadaniem, aż zostanie zrobione za jednym zamachem, pracujemy nad nim, dajmy na to, przez 30 minut. Następnie albo oznaczamy je jako wykonane, albo przeznaczamy kolejne 30 minut tego samego dnia lub w innym terminie.

W programowaniu zwinnym (agile) zespół przekazuje klientowi do testowania nowe wersje produktu w określonych interwałach, np. tygodniowo.
Klient i dział programistów wspólnie pracują nad identyfikacją funkcji, które mają być włączone do kolejnych wersji w oparciu o względne priorytety oraz kompleksowość każdego zadania.

Co szczególnego oferuje timeboxing

Istnieją różne rzeczy zaprzątające naszą uwagę. W danej chwili każdy z nas może robić setki wspaniałych rzeczy. Pytanie, które od razu staje się ważne –  jak upewnić się, że robimy najwięcej ile się da.

Time boxing jest ważny z 4 powodów:

  1. Będąc ciągle świadomi czasu, możemy skupić się na tym, co jest dla nas najistotniejsze;
  2. Możemy sprawdzić, ile tak naprawdę spędzamy czasu, pracując nad projektami z otwartym terminem końcowym;
  3. Ściśle określone ramy czasowe mogą być efektywnym narzędziem przeciwko prokrastynacji;
  4. Timeboxing pozwala nam na pracę w wolnych chwilach pomiędzy spotkaniami oraz innymi zobowiązaniami.

Skupienie się na najważniejszych sprawach

Mając do dyspozycji ograniczoną ilość czasu, racjonalnie myśląca osoba powinna niezwłocznie pomyśleć o zaległych zadaniach, decydując, co jest ważne, a co pilne.

Używając timeboxingu oraz nadając zaległym zadaniom określone priorytety, sprawiamy, że nasz umysł jest bardziej świadomy wymaganego czasu. Pozwala to na skierowaniu energii na rzeczy pierwszorzędne. W ten sposób rzeczy najważniejsze zostają wykonane w pierwszej kolejności.

Istnieje wiele technik, by nadać zadaniom priorytety, jednak warta wspomnienia jest Quality Function Deployment, która to technika jest wykorzystywana przez twórców oprogramowania oraz projektantów do przekładania wymagań klientów na specyfikacje techniczne.
Najprościej to wytłumaczyć w ten sposób, że mnożymy liczbę odpowiadającą postrzeganiu funkcji przez zleceniodawcę nad stopień złożoności zadania z punktu widzenia programisty.
Wynik końcowy trafia do rankingu i daje wgląd do tego, co należy wdrożyć w danym okresie.

Ograniczanie czasu spędzanego na zadaniach bez sprecyzowanych terminów

Jak wiadomo, wielu ludzi to perfekcjoniści, którzy chcą, by rzeczy były lepsze lub przynajmniej inne. Być może patrząc na swoje otwarte zadania dojdziesz do wniosku, że ciężko ci jest dokończyć z powodu perfekcjonizmu. Blogger np. może zastanawiać się, czy użyć trybu biernego, czy wyodrębnić określony fragment przy pomocy akapitu itp.

Natura tego typu zadań sprawia, że nie można w sposób jednoznaczny stwierdzić, czy zostały wykonane, dlatego można nad nimi spędzić zarówno 1 min. jak i 3 tygodnie. Dlatego timeboxing jest szczególnie przydatny, gdy pracujemy nad zadaniami bez zdefiniowanego deadline’u.

Ograniczając czas na dane zadanie w momencie gdy zostało wykonane, mimo że niedoskonale, możemy obiektywnie zadecydować, kiedy coś zostało zrobione.
Dzięki temu możemy przejść do kolejnego punktu.

Efektywne narządzie w walce z prokrastynacją

Ludzie oddają się prokrastynacji z dwóch powodów. Po pierwsze mogą zetknąć się ze skomplikowanym zadaniem, którego nie umieją „ugryźć”. Po drugie mając do czynienia z czymś nieszczególnie ciekawym.

  • Narzędzie do walki ze skomplikowanymi zadaniami. Timeboxing jest przydatny, ponieważ pozwala pracować nad skomplikowanymi zadaniami w kilku podejściach lub w podziale na małe wyważone „kawałki”. Np. pisanie artykułu może być trudnym zadaniem i nie zawsze można znaleźć czas na napisanie czegoś dobrego od początku do końca.Dlatego dobrym rozwiązaniem może być wyznaczenie ścisłych ram czasowych, kiedy damy z siebie wszystko, a następnie powtarzanie tego do momentu, aż skończymy.
  • Narzędzie w walce z nieciekawymi sprawami. Tutaj timeboxing jest przydatny, ponieważ pozwala na wykonywanie nielubianego zadania jedynie przez ograniczony czas.
    O wiele łatwiej jest zacząć pracować nad czymś nieprzyjemnym, mając świadomość, że już po 30 minutach mordęga się skończy. Przykładowo, zamiast sprzątać całe mieszkanie, można spróbować robić to tylko przez 30 minut. Jeżeli znajdziemy następnego dnia wolne 30 minut, możemy kontynuować.

Wykorzystywanie „okienek” pomiędzy zobowiązaniami

Każdemu z nas dzień wygląda inaczej. Ktoś ma kalendarz wypchany spotkaniami, ktoś – więcej luzu. Jednak każdy ma tzw. „okienka”. Są to przerwy pomiędzy zobowiązaniami, w których to przerwach czekamy na coś itp. Przykłady: czekanie na przyjazd pociągu lub odmrożenie szyb samochodu w zimie, oczekiwanie podczas kompilowania kodu. Timeboxing może być niezwykle przydatny w tych okresach.
Czekając na przyjazd pociągu lub odmrażanie szyby, można efektywnie popracować nad relatywnie prostym zadaniem.

Timeboxing to efektywny sposób na doprowadzanie spraw do końca. Wyznaczając na zadania określoną ilość czasu, możemy skupić się na rzeczach ważnych, poczuć motywację do rozpoczęcia, zapobiec przemęczeniu oraz efektywnie wykorzystywać okres wyłączenia. I na odwrót – pracując nad zadaniami do momentu ich ukończenia, prawdopodobnie nie zabierzemy się do prac bardziej kompleksowych, poczujemy, że otwarte zadania przerastają nasze możliwości, a do nowych obowiązków będziemy podchodzić mając do dyspozycji mniej czasu i motywacji.

(via)