[Miejsca pracy] Produktywność 2.0: wywiad z Virginie z vieproductive.com

0
534
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter
[Miejsca pracy] Produktywność 2.0 - wywiad z Virginie z vieproductive.com

Dzisiaj gościmy niezwykłą kobietę. Virginie Dauperoux to inżynier ds. kształcenia zawodowego, redaktor francuskiego bloga o produktywności, VieProductive. Wydaje się, że ten człowiek wie o produktywności wszystko. Oddajemy zatem jej słowo.

[Miejsca pracy] Produktywność 2.0 - wywiad z Virginie z vieproductive.com

Czy możesz powiedzieć kilka słów o sobie i wyjaśnić, na czym polega Twój projekt?

Virginie Dauperoux: Mam więc na imię Virginie i mam 31 lat. Jestem inżynierem ds. kształcenia zawodowego. Moje zainteresowanie technikami zwiększającymi efektywność osobistą rozpoczęło się osiem lat temu. Zaczęłam wtedy swoją działalność zawodową, pragnęłam być efektywna i dobrze wykonywać moją pracę, bez poświęcania jej jednak całego dnia. Chciałam znaleźć metody, które przez następne czterdzieści lat mojego życia pozwalałyby mi uniknąć rutyny „metro, praca, sen”. Dużo więc czytałam, zapoznałam się z wieloma technikami i dużą część z nich przetestowałam potem w codziennym życiu.

W styczniu 2012 utworzyłam blog vieproductive.com, by móc dzielić się swoimi doświadczeniami z ludźmi tak samo jak ja szukającymi sposobu na wygospodarowanie czasu na rzeczy, które naprawdę się w życiu liczą.

Twoja praca łączy się z wieloma podróżami, poświęcasz dużo czasu na przemieszczanie się z miejsca na miejsce. Mogłabyś zdradzić, co w tym czasie robisz?

Virginie Dauperoux: Cóż… Dla tych, którzy mnie nie znają: moja droga do i z pracy to ok. 4 godziny. Przyznaję, to strasznie dużo! Na początku nie wiedziałam więc jak zareagować i nie robiłam przez ten czas zbyt wiele. Nie tylko były to chwile zmarnowane, ale dochodziło do tego też zmęczenie i zdenerwowanie.

Stopniowo nauczyłam się jednak organizować te chwile tak, by powiedzmy, mądrzej je wykorzystać. Zaczęłam ściągać podcasty, których słuchałam potem podczas drogi, czytać książki czy zajmować się projektami, których wykonanie wymagało przemyśleń. W efekcie wystarczało mi choćby trochę papieru i ołówek, by zrobić coś użytecznego podczas tego czasu.

Jedną z metod, którą dobrze znam i którą zresztą polecam podczas moich wykładów jest metoda POMODORO. Co o niej myślisz? Może miałaś czas, by ją wypróbować?

Virginie Dauperoux: Tak, przetestowałam wiele metod, jedną z nich była właśnie metoda POMODORO. Być może przypomnijmy na początek kilka głównych zasad tej techniki, by przybliżyć ją czytelnikom.

POMODORO w dosłownym tłumaczeniu z włoskiego znaczy pomidor i odnosi się do miniaturek tego warzywa, bardzo popularnych w latach 80. Ogólnie chodzi o to, byśmy przez 25 minut skupiali się nieprzerwanie nad jednym zajęciem. Następnie robimy przerwę, ok 3 do 5 min. Przez kolejne 25 minut wykonujemy inne zadanie i tak dalej. Po czterech wykonanych zadaniach, czyli po ukończeniu czterech cykli POMODORO możemy pozwolić sobie na dłuższą przerwę, trwającą od 15 do 30 minut. To ogólne zasady.

Wypróbowałam tę metodę, nie stosuję jej jednak w codziennym życiu – moja praca to tzw. open space i wygospodarowanie 25 minut nieprzerwanej pracy graniczy z cudem. Używanie więc tej metody byłoby dla mnie trudne, poza tym czasami zdarza się, że cały dzień muszę uczestniczyć w różnych spotkaniach. Wtedy rzadko mam możliwość wygospodarowania czterech cykli POMODORO, czyli ok. 2 godzin pracy bez żadnego spotkania. Nie jest to zatem metoda dla mnie, inni natomiast mogą ją uważać za idealną. Poza tym sądzę, że jeśli stosujemy tę technikę ze ścisłym zachowaniem reguły 25 minut i innych tego typu zasad, staje się to bardzo wymagające i nie wszystkim będzie odpowiadać.

Mimo to sądzę, że niektóre zasady związane z tą metodą zasługują na uwagę, i że mogą być przydatne dla wszystkich.

Co przez to rozumiesz?

Virginie Dauperoux: Mam na myśli właściwie trzy zasady.

Pierwsza z nich dotyczy pracy tylko nad jednym zadaniem na raz. Pozwala to uniknąć wielozadaniowości, która sprawia, że nasza uwaga jest rozproszona i skupia się na kilku zajęciach w tym samym czasie.

Druga reguła wiąże się z narzucaniem sobie limitu czasowego. Uważam ją za świetną, po pierwsze dlatego, że dodaje energii do działania, a po drugie nie pozwala w nieskończoność przeciągać pracy nad danym zadaniem.
Znane dobrze prawo Parkinsona mówi, że nasza praca ma skłonności do przeciągania się w nieskończoność i może zajmować nam tyle czasu, ile jesteśmy na nią w stanie przeznaczyć. Wyznaczanie sobie limitu czasowego umożliwia więc trzymanie się wytyczonej drogi.

Rozumiem.

Virginie Dauperoux: Na koniec ostatnia zasada, która dotyczy regularnego stosowania przerw. Jest to coś, o czym często zapominamy, starając się poprawić naszą efektywność. Mamy wrażenie, że pracując robimy postępy, staramy się więc spędzić pracowicie każdą sekundę. Przerwy są nam jednak potrzebne do zregenerowania się, do zebrania na nowo całej naszej energii i do jak najlepszej kontynuacji zadania.

Czy mogłabyś teraz opowiedzieć o sztuczkach przydatnych dla ludzi tak jak ty pracujących na zasadach open space? Co mogą zrobić, by lepiej skoncentrować się w miejscu pracy? Mnie trudno jest o tym mówić, na przykład dlatego, że nie pracuję w ten sposób. Jak znaleźć sposób na lepszą koncentrację w pracy typu open space?

Virginie Dauperoux: To prawda, pracować w ten sposób jest dość ciężko, biorąc pod uwagę odgłosy osób, którzy rozmawiają obok nas, hałasy maszyny do kawy czy ludzi, którzy przychodzących i zadających pytania – nie ma bowiem tak naprawdę drzwi, które można zamknąć. Czasem to naprawdę trudne odciąć się od tego wszystkiego i skupić się wyłącznie na jednej rzeczy. Tutaj moja rada: należy jak najmocniej się starać, by unikać rozproszenia w pracy, a kiedy to naprawdę niezbędne, trzeba odseparować się od innych.

Czasem zdarza się, że ludzie pracujący na zasadach open space unikają wspólnych sal, by nie dokładać sobie pracy. Jeżeli musimy się zatem skoncentrować, należy się nie wahać i naprawdę odciąć się od reszty. Jeśli natomiast nie ma takiej możliwości, dobrym wyjściem będzie zasygnalizowanie, że nie mamy teraz czasu na rozmowę z innymi. Może to naprawdę wiele zmienić. Ja na przykład często pracuję, mając w uszach włożone słuchawki. To niby nic takiego, nawet nie rzuca się w oczy, jeśli jednak w tym momencie ktoś chce nas o coś zapytać lub przerwać naszą pracę, zauważa, że nie jesteśmy gotowi do odpowiedzi natychmiast.

Ludzie z reguły wybierają najprostsze rozwiązania, w efekcie więc przerywanie naszej pracy stanie się bardziej skomplikowane niż szukanie innego wyjścia: zapytają zatem być może kogoś, kto wydaje się w tym momencie bardziej dostępny, lub poszukają odpowiedzi we własnych dokumentach.

Jeśli czytają nas osoby pracujące teraz na zasadach open space, radziłbym przetestować tę sztuczkę, jak tylko nadarzy się ku temu okazja, w ten sposób wyrobią sobie Państwo własne zdanie na ten temat. Moim zdaniem należy tego używać, może to naprawdę pomóc Państwu w pracy!

Virginie Dauperoux: Oczywiście. Ważne jest, by utrudnić innym przerywanie naszej pracy oraz by taką przerwę skrócić do minimum. Należy w tym celu unikać zostawiania wolnego krzesła obok naszego biurka. To naturalne, że jeżeli go nie usuniemy lub nie położymy na nim sterty papierów, ludzie podejdą i usiądą. I zostaną na pół godziny.

Przejdźmy do ostatniego pytania. Chodzi o organizację czasu. W Internecie dostępnych jest dzisiaj wiele kursów online, często dostępnych całą dobę. Tego typu dostępność jest niewątpliwie zaletą, wiem natomiast, że czasem bardzo trudno jest znaleźć czas potrzebny do realizacji takiego kursu. Osoby, które z jednej strony twierdzą, że mogą pracować kiedy chcą, z drugiej nie znajdują na kurs czasu. Co możesz więc poradzić tym, którzy korzystają z kursów online?

Virginie Dauperoux: Sama z tego korzystam, tak jak wspomniałam o tym wcześniej. W moim codziennym rozkładzie dnia szukam chwil, które nazywam „polowaniem na wolne miejsce na parkingu”. W moim przypadku aż 4 godziny spędzam w drodze, więc to właśnie tam znajduję ten wolny czas. Inne osoby mogą wygospodarować taką chwilę wtedy, gdy powiedzmy, dzieci mają swoją popołudniową drzemkę. Można też poświęcić pół godziny zaraz po powrocie z pracy lub zamiast oglądania telewizji. Czas, który jest zwyczajowo marnowany, może być w ten sposób przeznaczony na naukę. Poza tym, kiedy zastanowimy się jak organizujemy nasz czas, zauważymy, że często tracimy go na niezbyt przydatne rzeczy. Musimy jednak pamiętać o tym, że doba ma tylko 24 godziny, że nie wygospodarujemy więcej, a czasem bierzemy się za rzeczy mniej istotne. Ponadto, to co jest według mnie najważniejsze, to unikanie zmuszania się do czegoś – zbyt surowych dla nas reguł będziemy się trzymać góra trzy dni, w dłuższej perspektywie nic z tego nie wyjdzie. Radziłabym więc raczej trzymać się szukania króciutkich, ale regularnych „postojów na parkingu”, niż postanowień typu „przez dwa kolejne miesiące będę się uczyć dwie godziny dziennie”. Sama próbowałam narzucać sobie takie zasady, w końcu zawsze je jednak łamałam.

Twierdzisz więc, że najważniejsze w poprawie efektywności jest wypróbowanie i znalezienie własnej metody oraz dopasowanie się do własnego terminarza.

Virginie Dauperoux: Dokładnie. Możemy dawać wiele rad, trzeba jednak wspomnieć o tym, że każdy z nas ma różne zobowiązania i plan dnia. Sami najlepiej wiemy, jakie „miejsca parkingowe” będą nam najbardziej odpowiadać i kiedy ich wygospodarowanie będzie wymagało od nas najmniej wysiłku. Musimy pamiętać, że samo znalezienie czasu jest trudne, a realizacja kursu, który tego czasu pochłania bardzo dużo, będzie wymagać od nas jeszcze większego wysiłku. Całe przedsięwzięcie może być więc szybko skazane na niepowodzenie.

Każdy z czytelników Lifehackera może osobiście zadać pytania redaktorce wysyłając maila na adres virginie@vieproductive.com

[via GoYourMind]