Karta mailowa: 10 zasad pracy z wiadomościami elektronicznymi

3
429

Toniemy w emailach. Toną też ludzie, do których wysyłamy długie „elaboraty”. Ratujmy siebie i ich, stosując zasady pracy z wiadomością elektroniczną.

Szanuj czas odbiorcy

Podstawowa zasada. Jako nadawca wiadomości, ponosisz odpowiedzialność za to, by przeczytanie emaila zajęło jak najmniej czasu. Nawet jeżeli masz przez to poświęcić więcej czasu na przygotowanie wiadomości. (→Leo Babauta: Nikt nie czyta Twoich emaili? Są za długie!)

Krótkość nie świadczy o braku szacunku

Nie zachowuj się jak grafoman-gawędziarz. Krótka odpowiedź jest jak najbardziej OK.

Delektuj się prostotą

Zacznij od tematu, który zaznaczy główny punkt wiadomości. Dobrze jest również użyć w temacie określonego statusu:

  • [Info],
  • [Działanie],
  • [Wymagana szybka reakcja]

itd.

Jeżeli email składa się z więcej niż 5 zdań, upewnij się, że główna idea jest zawarta już w pierwszym. Unikaj dziwnych czcionek oraz kolorów.

Karta mailowa 10 zasad pracy z wiadomościami elektronicznymi(respres)

Zadawaj pytania otwarte

Przesadą jest wysłanie 4 przydługawych akapitów, a następnie zadanie pytania „Jakieś pomysły?”. Zamiast tego zadawaj proste pytania, w których zasugerujesz kilka możliwych opcji odpowiedzi.
Najlepiej będzie, jeżeli a). zadzwonię, b). odwiedzę Was, c). uzgodnimy dalsze szczegóły?

Nie nadużywaj opcji CC (do wiadomości; DW)

CC jest jak kopulujące króliki. Za każdym razem gdy dodajesz kopię do wiadomości, dramatycznie wydłużasz ogólny czas odpowiedzi. Gdy masz wielu odbiorców, nie używaj przycisku „Odpowiedz wszystkim”. Być może zaledwie kilka osób potrzebuje DW. Być może w ogóle żadna z nich.

Nie zachowuj całej historii korespondencji

Znaczenie niektórych emaili zależy od kontekstu. Oznacza to, że należy zachować poprzednie wątki. Tyle że przeważnie wystarczy zostawić góra 3. Wytnij przed wysłaniem wszystko, co nie jest ważne. Albo w ogóle wykonaj telefon (→Telefony przychodzące, smsy, emaile… Zasada 2-2-2 pozwala nie zwariować) .

Walcz z załącznikami

Nie używaj plików graficznych w stopce ani jako logotypów w nagłówku. Jeszcze większym grzechem jest załączanie wiadomości w postaci załącznika, podczas gdy można go spokojnie zawrzeć w treści emaila.

Korzystaj z rozpowszechnionych kodów EOM albo NNTR

Używając prostych kodów EOM (=End of Message; koniec wiadomości) oraz „NNTR” (No need to respond; nie wymaga odpowiedzi), okazujesz wspaniałomyślność. Wiele skrótów powoduje konsternację i zbija z tropu, ale te dwa są znane w świecie biznesu i zasługują na większe rozpowszechnienie.

Unikaj bezsensownych odpowiedzi

Nie musisz odpowiadać na każdą wiadomość, zwłaszcza te, które same w sobie stanowią odpowiedź. Jeżeli ktoś pisze „Dzięki za wiadomość”, „Przyjęte, dzięki”, absurdem jest odpowiadanie „No to się cieszę”, „Nie ma sprawy” albo „OK, fajnie”. Kogoś to będzie kosztować 30 sekund życia.

Rozłącz się!

Skoro umówiliśmy się, że spędzamy mniej czasu pisząc emaile, zaczynamy powoli dostawać ich mniej. Wyznacz przynajmniej połowę dnia, kiedy Cię nie ma online. Możesz przyjąć postanowienie, że nie sprawdzasz poczty w weekendy. Albo takie, że użyjesz w automatycznej odpowiedzi odsyłacza do niniejszych zasad.

[Email Charter]