Jak zorganizować wydajną pracę w firmie

0
990
Jak zorganizować wydajną pracę w firmie

Zamieszczaliśmy wcześniej recenzje aplikacji wspierających porządkowanie zadań i doprowadzanie spraw do końca. Dzisiaj zajmiemy organizacją pracy zespołu i zobaczymy jak zorganizować wydajną i efektywną pracę w firmie.

Ciężko będzie się kłócić ze stwierdzeniem, że Japończycy pracują niezwykle wydajnie. Można oczywiście wszystko spisać na specyfikę ich kultury, a można przyjrzeć się uważnie choćby używanym przez nich narzędziom.

Jak zorganizować wydajną pracę w firmie

(Foto: 3dom)

 

Japoński system Kanban pozwala na prostą, lecz niezwykle efektywną pracę nad dużymi projektami oraz sprawami osobistymi.

Kanban Tool jest internetową aplikacją która wspomaga organizację pracy w firmie poprzez umieszczenie wszystkich zadań w postaci kolorowych karteczek post-it na wirtualnej tablicy.

Na pierwszy rzut oka nic niezwykłego. Takich tablic jest pełno w biurach, a post-ity w wersji elektronicznej można umieszczać na pulpicie laptopa. A jednak jest kilka rzeczy, które sprawiły, że Kanban Tool pozyskał ponad 15 000 użytkowników, jak podaje ich strona.

Kanban Tool – nic prostszego

Kanban Tool jest aplikacją stworzoną w oparciu o zasady metody Kanban, a ściślej zasadę budowy tablicy Kanban do tworzenia oprogramowania. Ten początek zapewne brzmi poważnie, ale w rzeczywistości Kanban Tool jest niezwykle prosty w użytkowaniu.

Od początku program „prowadzi nas za rękę”. Samouczek, który wyświetla się na etapie tworzenia pierwszej tablicy w Kanban Tool jest tak pomocny, że na „wdrożenie się” wystarczy parę minut. Twórcom aplikacji można jedynie zasugerować, by ikonka Samouczka była widoczna przez dłuższy czas (znika po utworzenia pierwszej tablicy).

Samouczek systemu Kanban Tool

Zaczynamy od stworzenia i nazwania tablicy, a następnie dzielimy ją na kolumny tak, aby odpowiadały etapom naszego procesu (najprostsza wersja to podział na „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Zakończone”). Bardzo cieszy również to, że aplikacja podrzuca gotowe szablony, które na dodatek możemy łatwo dopasować do siebie.

Szablon tablicy Kanban Tool

Po utworzeniu tablicy zapraszamy pozostałych członków naszego zespołu. Dostaną maila z odpowiednią informacją.

Klikamy na tablicę i tworzymy zadanie. Możemy określić jego kolor, priorytet, termin końcowy, przypisać je do konkretnej osoby/osób, dodać dowolny załącznik (np. diagram realizacji) lub utworzyć to-do-listę do zadania. Możemy również sami zmodyfikować informacje widoczne na karteczce.

Następnie „chwytamy” zadanie myszką i przesuwamy po tablicy – od lewej do prawej strony, aż znajdzie się w kolumnie „Zakończone”.
Możemy je wówczas usunąć lub zapisać w archiwum na pamiątkę.

Praca zespołowa w czasie rzeczywistym, z każdego miejsca o każdej porze

Kanban Tool jest narzędziem wspomagającym pracę zespołową i propawiającym komunikację w zespołach. Użytkownicy Kanban Tool’a tworzą i dzielą się tablicami i zadaniami – praca jest przejrzysta i uporządkowana.
Członkowie zespołu mogą ponadto dodawać komentarze do zadań, tworzyć dokumenty i dołączać załączniki.

Praca zespołowa w Kanban Tool - integracje

Aplikacja ułatwia pracę zespołową poprzez integrację z pocztą e-mail (otrzymywanie powiadomień o dodaniu komentarza czy zadania, możliwość dodania zadania lub komentarza przez e-mail) oraz kalendarzami online (Google Calendar), śledzenie zmian na tablicy za pośrednictwem RSS, komentować zdania mogą dodawać Tablice i zadania są widoczne dla wszystkich członków zespołu.

Statystyki pracy takie, jakich potrzebujemy

Metoda Kanban zakłada redukcję strat, kosztów i wzrost produktywności poprzez ciągłe doskonalenie procesów. Kanban Tool udostępnia statystyki przepływu pracy w postaci wykresów oraz raportów (możliwość zapisania w pliku Excel lub CSV), za pomocą których można łatwo i szybko kontrolować pracę zespołu, wykrywać problemy, eliminować i zapobiegać ich pojawianiu się w przyszłości.

Do czego może służyć Kanban Tool

Kanban Tool – nic prostszego

Kanban sprawdza się jako narzędzie zarządzania czasem na poziomie indywidualnym, jak również zarządzania zadaniami, projektami i pracą zespołową na poziomie firmy.

Kanban jest wykorzystywany przez zespoły tworzące oprogramowanie, supermarkety, banki, agencje marketingowe i eventowe, działy HR oraz blogerów. Z metody korzystają przedsiębiorstwa o światowej reputacji takiej jak: Adobe, GlaxoSmithKline, Boeing, Microsoft, IBM, HP, Rolls-Royce, Sony, Intel, NBC Universal czy Continental.

Szczególnie polecamy doświadczenie Toyoty. Bestseller o technice zarządzania przedsiębiorstwem Toyota znajduje się na liście 25 najważniejszych książek o biznesie.