Jak zapanować nad dniem pracy

0
652

Wyjście z biura nie zawsze jest proste, zwłaszcza że na biurku zawsze czeka kolejne zadanie do zrobienia czy kolejny projekt, a szef prosi, byś zajrzał do niego, zanim wyjdziesz. Często zdarza się tak, iż po całym dniu odpisywania na e-maile, uczestniczenia w oficjalnych spotkaniach i gaszenia bieżących pożarów okazuje się, że jest już 17:00, 18:00 czy nawet 19:00, a Ty nawet nie zacząłeś pracy nad tym, co najważniejsze.

Wyjście z biura jest równie istotne dla stanu emocjonalnego, a także dla efektywności pracy, jak wejście. W praktyce okazuje się jednak, że jeśli przez cały dzień nie byłeś skupiony na najważniejszych zadaniach, trudno opuścić biuro z poczuciem dobrze spełnionego obowiązku.

Godzina czy dwie (czasem trzy) przed wyjściem z pracy stają się więc ostatnią deską ratunku, by w jakiś sposób zamknąć pracę nad zadaniami, na które zaledwie osiem godzin wcześniej miałeś przecież cały dzień… a przynajmniej tak się wydawało.
Istnieją pewne strategie przejęcia kontroli nad dniem pracy i wyjścia z pracy o czasie z przeświadczeniem, że podołałeś najważniejszym zadaniom na dany dzień.

Jak zapanować nad dniem pracy

(nextwd.com)

Naucz się wyłapywać nadprogramowe zadania i ogranicz je

Twój czas w pracy jest ograniczony, choć nie zawsze wydaje się to oczywiste, zwłaszcza na początku długiego dnia. Niestety, doba ma jedynie 24 godziny, a lista zadań, których teoretycznie powinieneś się podjąć każdego dnia, wydaje się ciągnąć w nieskończoność. Rozwiązanie jest proste: W pierwszym rzędzie zajmij się najważniejszymi zadaniami.
Ułożony poranek zależy od tego, czy uda nam się zorganizować sobie pierwszą godzinę dnia pracy, by poświęcić ją na wykonanie prostego, lecz ważnego zadania. Poszukaj innych aspektów pracy, które mogą ograniczać Twoją efektywność. Zbędne, nadprogramowe projekty czasami są bardzo łatwe do zidentyfikowania, jednak w wielu innych przypadkach podjęcie właściwej decyzji wcale nie jest takie proste.
Przypuśćmy, że jesteś grafikiem komputerowym, który postanowił wypromować swoje usługi poprzez nieodpłatny udział w różnych projektach. W tym celu ogłosiłeś chęć współpracy w ramach budowania portfolio na różnych listach mailingowych, pojawiałeś się na imprezach branżowych, zawierałeś nowe kontakty, rozkręcałeś biznes. Strategia okazała się nadspodziewanie skuteczna — masz mnóstwo zleceń.
Problem polega na tym, że wywiązanie się zarówno z tych płatnych, jak i darmowych okazuje się niezwykle trudne. Zamiast kontynuować darmową autopromocję w dotychczasowej postaci (czy to z przyzwyczajenia, czy w celu spełnienia oczekiwań innych ludzi), zastanów się, co jest ważniejsze: terminowe zamknięcie komercyjnych projektów bądź dalsze poświęcanie czasu na wolontariat. Podjęcie decyzji wcale nie jest takie proste, jak mogłoby się wydawać: Twoja reputacja wśród kolegów z branży i zleceniodawców wyrosła właśnie dzięki realizacji dobrych, nieodpłatnych projektów. Cieszysz się takim uznaniem, że inni przychodzą do Ciebie po poradę lub konsultację. Niestety, ten etap kariery możesz uznać za zamknięty. W miarę jak wymagania dotyczące jednego obszaru pracy rosną, inne muszą ulec złagodzeniu.
Jeśli masz nieustanne problemy z opuszczeniem miejsca pracy o sensownej porze bądź wpadasz w panikę pod koniec dnia przez krytycznie ważne zadania, które nadal nie zostały zamknięte, to znaczy, że powinieneś zmienić priorytety i harmonogram dnia pracy. Być może nie musisz już na przykład ślęczeć nad każdym rachunkiem i fakturą, od czasu, gdy udało Ci się wyjść z długów — wystarczy, że zapoznasz się z miesięcznym saldem. Być może żaden z pracowników nie czyta szczegółowego sprawozdania ze spotkań, które tworzyłeś i rozsyłałeś do wszystkich zainteresowanych co tydzień, przez cały ostatni rok. Może z pożytkiem dla wszystkich da się je skrócić do czterech lub pięciu punktów? Ludzie mają tendencję do tworzenia sztucznych obowiązków, które z upływem czasu po prostu przestają być potrzebne. Zastanów się, czy Ty także realizujesz takie zadania, i ogranicz je bądź zupełnie z nich zrezygnuj.
Określ, które czynności są rzeczywiście najważniejsze, skup się na nich i postaraj się znaleźć sposób na to, by pozbyć się wszelkich nadprogramowych spraw. Wprawdzie może się to wiązać z jakimiś kompromisami, ale przynajmniej będziesz miał poczucie optymalnie spożytkowanego czasu.

Nie pozwól, by czas przeciekał Ci przez palce

Wskażmy czynności, których ukończenie zajmuje najwięcej czasu.
Być może jakiś szczególnie gadatliwy klient trzyma Cię na słuchawce przez 40 minut? A może Twój zespół lubi wdawać się w długo trwające mailowe debaty? Może spotkania firmowe dziwnym trafem zawsze zbaczają z podstawowych tematów i kierują się na boczne tory?
Zrewiduj czynności wykonywane z rozpędu i przyzwyczajenia, zrezygnuj z niektórych zadań, przekaż je, uprość lub ogranicz zakres tych, które przestały mieć kluczowe znaczenie.
Jeśli będzie trzeba, kulturalnie utnij rozmowę z gadatliwym klientem. Zwołaj improwizowane spotkanie grupy roboczej, by szybko przedyskutować kwestię ciągnącą się w e-mailach w nieskończoność. Zrezygnuj z uczestnictwa w niektórych spotkaniach bądź we współpracy z kierownikiem grupy zaplanuj je tak, by skrócić je do minimum i skupić się na najważniejszych zagadnieniach.

Wypełnij grafik zajęć po pracy

Jeśli musisz odebrać dziecko z przedszkola o 16:30, umówiłeś się z przyjaciółmi na kręgle, masz zarezerwowany stolik w restauracji na obiad z partnerką lub partnerem, to istnieje spora szansa, że wyrwiesz się z pracy o czasie. Skoro tak, to umów się z przyjaciółmi na siłownię, do kina lub choćby obiecaj, że będziesz w domu na obiad dokładnie o 18:00, by nie ociągać się z wyjściem z biura. Jeżeli dogadałeś się ze znajomym, że będziecie wspólnie dojeżdżali do pracy, wykorzystaj to jako pretekst. Przy okazji obydwaj zaoszczędzicie na benzynie.

Zaprogramuj sekwencje alarmów

Już na samym początku dnia powinieneś wiedzieć, o której musisz wyjść. Zaprogramuj sekwencję alarmów, aby to ułatwić. Jeśli umówiłeś się z partnerką na obiad i wobec tego powinieneś wyjść z biura o 18:00, ustaw alarmy na godzinę 17:00, 17:30, 17:45 i 17:55 (a w razie potrzeby jeszcze kilka). Dołącz do nich komunikat: „Hej! Pora kończyć i zbierać się do domu!”.
Przygotuj się psychicznie do zamknięcia biznesu przed czasem, tak abyś nie był zdziwiony telefonem od swojej drugiej połowy o godzinie 18:30.
Elektroniczne organizery, takie jak Kalendarz Google, Microsoft Outlook, iCal czy choćby najzwyklejszy minutnik, umożliwiają zaprogramowanie alarmu, który włączy się w ściśle wybranym momencie (czy w określonych odstępach czasu, przed godziną zero). Wykorzystaj je w roli systemu wczesnego ostrzegania: „Zbieraj się do domu, musisz wyjść w ciągu najbliższych 30 minut!”.

Jeżeli chcesz podnieść swoją produktywność, sięgnij po książkę „Lifehacker. Jak żyć i pracować z głową”, która ukazała się nakładem naszych przyjaciół z Wydawnictwa Helion.