Jak odnieść sukces w zarządzaniu czasem?

0
671
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter
Jak odnieść sukces w zarządzaniu czasem

Większość smartfonów posiada wbudowane narzędzia, które pomagają zarządzać czasem. Pakiety oprogramowania dostępne są również dla komputerów. Niemniej jednak skuteczne zarządzanie czasem wciąż pozostaje jednym z najbardziej problematycznych aspektów ludzkiej działalności. Co więcej, jest niezmiernie ważne dla wszystkich ludzi, nie tylko dla ludzi biznesu czy kierowników.

Czasu zwyczajnie nie da się kupić, zmienić, spowolnić czy wpłynąć na niego w jakikolwiek sposób (no dobrze, ktoś może powiedzieć, że jeśli posiadasz odrzutowiec, możesz zaoszczędzić sporo czasu, ale i tak doba ma tylko 24 godziny dla każdego – bez wyjątku). Dlatego jedynym sposobem skutecznego zarządzania czasem jest przyswojenie kilku prostych, ale ważnych zasad.
Efektywne zarządzanie czasem jest trudne, ponieważ zależy od wielu cech osobistych, które nie zawsze są jednoznacznie związane z zarządzaniem. Na przykład ci ludzie, którzy często rozpamiętują przeszłe porażki, zazwyczaj nie radzą sobie z zarządzaniem czasu.

Dlatego zasadą nr 1 efektywnego zarządzania czasem jest przestać żałować przeszłych niepowodzeń i zacząć uczyć się na błędach.
Czy kiedykolwiek miałeś wrażenie, że robiąc coś, tracisz czas? Czasami mamy do zrobienia rutynowe zadania, a wtedy to uczucie „utraty czasu” jest nawet gorsze. Tak, zasada nr 2 to szukać czegoś pozytywnego we wszystkim, co robisz i zabić to uczucie „utraty czasu”. Oczywiście, jeśli robisz coś całkowicie bezużytecznego, wtedy bez względu na to, jak bardzo próbujesz pozbyć się tego uczucia, nic z tego nie wyjdzie, bo naprawdę tracisz czas.
Na początku tego posta wspomniano, że smartfony mają wbudowane funkcje zarządzania czasem. Większość smartfonów (na przykład Symbian czy smartfony oparte na Windowsie) jest bardzo wygodna w użyciu, a zsynchronizowanie danych z oprogramowaniem komputera stacjonarnego (na przykład Microsoft Outlook) jest niezwykle łatwe. Dlatego naszą zasadą nr 3 jest zdobycie takiego urządzenia lub w najgorszym przypadku zwykłego papierowego notesu i długopisu, lub ołówka.
Zasada nr 4 to nastawiać przypomnienia przez cały czas. Tutaj całkiem przydatne okazują się smartfony i inne urządzenia elektroniczne, akurat w tej kwestii papierowe notesy całkowicie się nie sprawdzają. Można dołączyć alarm do wpisu w elektronicznym kalendarzu i urządzenie wyda dźwięk, który ci o tym wpisie przypomni. W papierowym notesie sam musisz regularnie sprawdzać wpisy. Inną formą przypomnienia jest trzymanie w domu lub w biurze małych, samoprzylepnych karteczek.
Jeśli popatrzysz dziś na monitor przeciętnego użytkownika komputera, zobaczysz gazylion otwartych okien: przeglądarka internetowa, przetwarzanie tekstu, klient poczty elektronicznej, odtwarzacz muzyki, edytor graficzny i tak dalej. Wielozadaniowość jest głównym wrogiem koncentracji. Efektywne zarządzanie czasem wymaga jednak trzymania się zasady nr 5 i skoncentrowania się na jednej rzeczy.

Wyobraź sobie dużą korporację. Firmy takie jak General Motors mają dziesiątki tysięcy pracowników. GM zatrudnia ich ponad 330 000.  W GM jest więcej wiceprezesów niż zwykłych pracowników w większości małych firm w USA. Prezesowi GM cały dzień zajęłoby przywitanie się z najważniejszymi dyrektorami firmy (nie wspominając już o tych przeciętnych). Jak w takim razie kierownictwu tak dużych firm udało się odnieść sukces w zarządzaniu? Przekazują obowiązki. Gdy właściciel bardzo małej firma czuje i rozumie co to znaczy, a co ważniejsze, jest gotowy przekazać odpowiedzialność  innym, wtedy firma naprawdę zaczyna się rozwijać. Więc trzymaj się zasady nr 6 i przekazuj obowiązki, kiedy to możliwe.

Czasami możemy pogubić się w rutynowych zadaniach i stracić z oczu „większy obraz” oraz długoterminowe cele. Ostatecznie to one mają znaczenie. Te cele są powodem, dla którego robimy albo przynajmniej musimy robić wszystko. Krótkoterminowe zadania mają pomagać osiągnąć cele wyznaczone na później. Jednak wielu ludzi zapomina o celach długoterminowych. Aby odnieść sukces w zarządzaniu czasem,  trzymaj się zasady nr 7 i od czasu do czasu zrewiduj długoterminowe cele. Początek miesiąca jest na to dobrym momentem. Poza tym, gdy pojawią się znaczące zdarzenia czy zmiany w otoczeniu, aktualizacja długoterminowych celów wydaje się sensowna.
Spróbuj stworzyć realistyczną listę rzeczy do zrobienia  (zwaną także listą zadań). Wszyscy chcemy osiągnąć, jak najwięcej się da w ciągu dnia. Jednak pamiętaj, że doba ma tylko 24 godziny i ani chwili więcej. Jeśli sporządzisz nierealną listę zadań do wykonania, skończysz sfrustrowany, ponieważ pod koniec każdego dnia będziesz miał wiele niezałatwionych spraw z dnia poprzedniego. Jednocześnie nie powinieneś popadać ze skrajności w skrajność i tworzyć bardzo łatwej listy. Pamiętaj, że jeśli chodzi o zarządzanie czasem, zasada Pareto działa w całej swej okazałości: 80% zadań może być zakończona w 20% czasu, którym dysponujemy, a pozostałe 20% zadań pochłonie aż 80% czasu. Jednakże możemy sprawić, że prawo Pareto zwiększy naszą produktywność. Czy wiedziałeś, że 80% wydajności mogą być osiągnięte przez robienie 20% zadań? Jeśli chcesz to zrobić, pamiętać o zasadzie nr 8: rób realistyczne i osiągalne listy oraz o zasadzie nr 9: spróbuj znaleźć i zrobić te 20% zadań, które pomogą ci osiągnąć 80% wydajności.

Zarządzanie czasem to temat na książkę albo dwie i oczywiście nie da się omówić wszystkich jego aspektów w jednym poście. Jednak jest to dobry punkt wyjścia.

A może Wy rozwiniecie temat i podpowiecie innym jakie metody w zarządzaniu czasem warto stosować, aby osiągnąć zadowalający rezultat? Jeżeli macie swoje sztuczki, które sprawdzają się w życiu codziennym, a zwłaszcza w pracy – podzielcie się z nami w komentarzu.

 

Zdjęcie:hot glue media/Flickr

Zobacz również:
Teoria Abrahama Maslowa a zarządzanie czasem
Najlepszy sposób na zarządzanie czasem: dysponuj czasem tak samo, jak pieniędzmi
Co nagle, to po diable – kontroluj swój czas
Nie znalazłeś czasu? Dowiedz się dlaczego
Porady dla właścicieli małego biznesu, czyli jak mieć czas na wszystko