Jak NIE robić wielu rzeczy naraz – pracuj łatwiej i rozsądniej

0
586
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter
Jak NIE robić wielu rzeczy naraz – pracuj łatwiej i rozsądniej

Pracujesz nad dwoma projektami jednocześnie, a szef zostawił dwa nowe zadania na twoim biurku. Rozmawiasz przez telefon, podczas gdy dostajesz trzy nowe maile. Próbujesz dostać się do wyjścia na czas, żeby w drodze powrotnej zrobić zakupy na obiad. Twój telefon jest na wyczerpaniu. Współpracownik zatrzymuje cię, prosząc o informacje, a twój czytnik Google jest wypełniony ponad 100 wiadomości do odczytania.

Żonglujesz zadaniami niczym żonglerzy z cyrku Ringling Brothers.
Gratulacje, wielozadaniowcu!

 

W dobie błyskawicznej technologii jesteśmy bombardowani nadmiarem informacji i wymaganiami naszych czasów. Częściowo jest to powód, dla którego metoda GTD  (Getting Things Done – „doprowadzenie roboty do końca”) jest tak popularna w świecie informacji — to system przeznaczony do podejmowania szybkich decyzji i utrzymywania wszystkich wymagań. Nawet jeśli stosujemy GTD, czasem jesteśmy tak przytłoczeni różnymi zadaniami, że nasz system zaczyna się rozpadać.

Lifehack opublikował niedawno Jak robić wiele rzeczy naraz. To dobry artykuł o istocie wielozadaniowości i o tym, jak sobie z nią poradzić, jednocześnie skupiając się na konkretnym zadaniu.

Ten post nazywa się Jak NIE robić wielu rzeczy naraz – przewodnik pracy tak nieskomplikowanej dla twojego zdrowia psychicznego, jak to możliwe.

Po pierwsze: kilka argumentów przeciw wielozadaniowości:

  1. Wielozadaniowość jest mniej wydajna z powodu konieczności zmiany działania dla każdego nowego zadania i późniejszego powrotu do tego, co było wcześniej.
  2. Wielozadaniowość jest bardziej skomplikowana, a więc częściej może prowadzić do stresu i pomyłek.
  3. Wielozadaniowość może być szalona, a w tym już i tak chaotycznym świecie, musimy zapanować nad terrorem i znaleźć oazę zdrowia psychicznego i spokoju.

 

Oto kilka wskazówek, które podpowiedzą ci, jak NIE robić wielu rzeczy jednocześnie.

  1. Najpierw ustal listę „do zrobienia” dla różnych spraw (czyli rozmów, komputerów, sprawunków, domu, kolejki itp.) w zależności od sytuacji.
  2. Spraw sobie narzędzie do gromadzenia (na przykład notatnik) odręcznych notatek na temat spraw do zrobienia.
  3. Posługuj się pocztą tradycyjną i elektroniczną (tyle  skrzynek odbiorczych,  ile możliwie), żeby wszystkie przychodzące informacje były zebrane w jednym miejscu (jedna dla spraw na papierze, jedna dla cyfrowych).
  4. Podziel dzień na bloki, zostawiając między nimi wolny czas na pilne spraw, które mogą się pojawić. Możesz spróbować 1- godzinnych lub półgodzinnych bloków, w zależności od tego, co sprawdza się u ciebie najlepiej. Lub tego: 40-minutowe bloki z 20-minutowymi przerwami między nimi na nieprzewidziane zadania.
  5. Niech pierwszą rzeczą, która zrobisz rano, będzie praca nad twoim najważniejszym zadaniem. Nie rób niczego innego, dopóki tego nie skończysz. Zrób sobie krótką przerwę, a potem przejdź do kolejnego Najważniejszego Zadania. Jeśli uda Ci się rano zrobić tak z  dwoma- trzema, reszta dnia będzie łatwizną.
  6. Kiedy pracujesz nad zadaniem w bloku czasowym, pozbądź się wszystkiego, co się rozprasza. Wyłącz maile i internet, jeśli to możliwe. Wyłącz telefon komórkowy. Staraj się nie odbierać telefonu, jeśli jest to możliwe. Skup się na to jednym zadaniu i postaraj się je wykonać bez martwienia się o inne rzeczy.
  7. Jeśli czujesz potrzebę sprawdzenia maili czy przełączenia się na inne zadanie, powstrzymaj się. Oddychaj głęboko. Skup się ponownie. Wróć do wykonywanego zadania.
  8. Jeśli pojawią się inne rzeczy, gdy będziesz pracował, umieść je w skrzynce odbiorczej, lub zrób notatkę, używając do tego swojego systemu przechowywania. Wróć do wykonywanego zadania.
  9. Co jakiś czas po zakończeniu bieżącego zadania, przetwórz swoje notatki i skrzynkę odbiorczą, dodając zadania do listy „do zrobienia” i zmieniając harmonogram, jeśli to konieczne. Przetwarzaj wiadomości e-mail i inne skrzynki w regularnych i wcześniej ustalonych odstępach czasu.
  10. Pojawią się chwile, kiedy przerwa będzie tak pilna, że nie będziesz mógł jej odłożyć, aż skończysz z wykonywanym zadaniem. W takim przypadku staraj się zanotować, w jakim miejscu się zatrzymałeś (rob notatki, jeśli masz czas) z bieżącym zadaniem i umieść wszystkie dokumenty lub notatki do tego zadania razem, a następnie odłóż je na bok (np. w folderze „w trakcie” lub folderze projektowym). Później, gdy wrócisz do tego zadania, będziesz mógł wyciągnąć swój folder i spojrzeć na notatki, aby zobaczyć, gdzie przerwałeś.
  11. Weź głęboki oddech, porozciągaj się i rób przerwy raz na jakiś czas. Ciesz się życiem. Wyjdź na zewnątrz i doceń naturę. Utrzymaj się przy zdrowych zmysłach.

 

A jakie są Wasze sposoby radzenia sobie z wieloma zadaniami jednocześnie? Podzielcie się swoimi pomysłami w komentarzu. 

 

Zdjęcie:Iain Farrell/Flickr

 

Zobacz również:
Jak zachować produktywność pracując poza biurem (na przykład w kawiarni)
Zasada Pareto, czyli jak pracując mniej zapewnić sobie większą wydajność
Jak być skutecznym pracownikiem?
20 pytań sprawdzających, czy jesteś pracoholikiem
4 znaki, że potrzebne jest inne nastawienie, a nie zmiana pracy