Jak efektywnie zarządzać mailami

3
1032
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter
Jak efektywnie zarządzać mailami

Większość internautów patrzy na skrzynkę odbiorczą jako miejsce na przechowywanie maili. Pozostawiając takie podejście bez oceny, należy powiedzieć, iz przyczyną jest brak wiedzy nt. tego, jak zarządzać mailami. Czy umiejętne zarządzanie wiadomościami elektronicznymi wpływa na produktywność? Rozumie się samo przez się – złe zarządzanie mailami skutkuje ciągle pełną skrzynką odbiorczą, a w konsekwencji powoduje rozpraszanie i katastrofalny brak czasu.

Lepsze zarządzanie mailami jest możliwe niezależnie od tego, gdzie masz pocztę – na Yahoo!, Interii czy Onecie. Jednak po raz kolejny użyjemy jako przykładu GMaila. Pierwsza porada –

Inbox zero

Inbox zero oznacza dokładnie tyle, że skrzynka odbiorcza człowieka produktywnego ZAWSZE jest pusta. Stop! Czy to oznacza, że masz w imię produktywności wykasować wszystkie maile? Nie. Ale po kolei.

Jak efektywnie zarządzać mailami

Skrzynka odbiorcza to tylko miejsce na maile przychodzące, z którymi nie zdążyliśmy nic zrobić. Główne założenie idei Inbox zero polega na tym, że po wylogowaniu się z poczty masz dziewiczo czystą skrzynkę odbiorczą. Pozostałe maile są kasowane, przenoszone do archiwum GMail (albo wręcz przesyłane do Evernote), przekładane na później (wtyczka Boomerang wysyła maile w późniejszym terminie i ukrywa ich zgodnie na jakiś czas zgodnie z harmonogramem) lub zamieniane na zadania.

Jak odchudzić skrzynkę pocztową

Czy macie tak, że subskrybujecie newsletter na każdej stronie i blogu, nie bacząc na to, że mają dosłownie kilku subskrybentów? Często takie blogi nie dość, że nie wysyłają nam żadnych wartościowych informacji, to jeszcze przekazują nasz adres mailowy różnym firmom. We wpisie „5 zasad Kevina Rose’a” jest porada, jak radykalnie ograniczyć ilość spamu.

Należałoby się zastanowić, czy aby na pewno wszystkie wiadomości z nieznanych adresów to spam? Czasem przecież otrzymujemy maile, które sami kiedyś zasubskrybowaliśmy. Pamiętajmy, że z większości takich maili da się łatwo zrezygnować. Kliknij Ctrl+F i znajdź w wiadomości „unsubscribe”. W 90% przypadków przestaniesz otrzymywać maile od danego nadawcy.

Jeżeli nadal nie możesz ogarnąć strumienia maili, przeczytaj to: →Jak zrezygnować masowo z niechcianych newsletterów i list subskrypcyjnych.

(Foto: 10ch)

Prawidłowy workflow

Jade Robbins proponuje utworzenie 2 etykiet: „Wymaga odpowiedzi” oraz „Oczekujące” (korzystanie z etykiet GMail). W połączeniu z wbudowaną akcją archiwizowania (przycisk ”Archiwizuj”, który pojawi się w górnym panelu po zaznaczeniu maili) mamy sensowny workflow.

Maile oznaczone etykietą „Wymaga odpowiedzi” to takie, na które nie możemy odpowiedzieć od razu (ściślej: w ciągu 2 minut, jak zaleca metodologia Getting Things Done).

Etykietą „Oczekujące” oznaczamy wiadomości, na które nikt jeszcze nie odpowiedział (→5 sposobów na otrzymywanie szybszej odpowiedzi na wiadomości).

W lepszym zarządzaniu kolejnymi krokami pomoże wbudowana funkcja „Dodaj do zadań. Jeżeli potrzebna nam jest bardziej zaawansowana integracja GMaila z zadaniami, dobrym rozwiązaniem będzie TaskForce.

Zamiana maili z GMail na zadania (TaskForce)

Wtyczka do Chrome pod nazwą ActiveInbox pozwala jednym kliknięciem nadawać wiadomości status, przypominać o niej w zadanym terminie, eksportować je do Kalendarza Google i in. oraz wykonywać inne ważne działania, jak na przykład uzyskiwać kontekst maila.

Wtyczka do Chrome ActiveInbox - zarządzanie mailami w duchu GTD

Mówiąc prościej, jeżeli chcesz zarządzać mailami zgodnie z GTD, używasz GMaila i Chrome’a, sprawę rozwiązują te dwie wtyczki do przeglądarki.

Zasada 2 minut

Czy 2 minuty to dużo? Tak, biorąc pod uwagę, że w tym czasie można zrobić o wiele więcej niż powszechnie się uważa.Wyrobienie w sobie nawyku wykonywania pilnych i łatwych do wykonania spraw zajmujących 2 minuty pozwala zaoszczędzić czas i znacznie podnieść produktywność.

2 minuty to czas umowny. Realizacja określonego zadania może zająć nawet 5 minut – ważniejsze jest uświadomienie sobie, ile dokładnie czasu pochłaniają proste czynności. Po prostu im bardziej człowiek jest zajęty, tym bardziej literalnie powinien rozumieć tę zasadę: zasada 2 minut.

Zarządzanie mailami (wykres)

Dla upewnienia się, że wiesz, co dalej, zapoznaj się z wykresem, przygotowanym przez jeden z amerykańskich blogów.

 Email workflow - zarządzanie mailami (workflow)

 

Ile czasu zapewnia Wam mądre zarządzanie mailami? Czytamy się w komentarzach!

  • Dziękuję za motywacje. Jestem bliski stanu nirvany czyli „inbox zero”. A przydaje się do Taskowania maili aplikacja Any.DO.