GTD w praktyce: krok 4 – przegląd tygodniowy

0
852
GTD w praktyce - krok 4 - przegląd tygodniowy

Nieużywany system rdzewieje i nie nadaje się do użytku. Nie wystarczy raz wszystkiego zebrać, przeanalizować i zorganizować, trzeba jeszcze podejmować regularny wysiłek, aby cała ta wielka praca nie obróciła się na marne.

Służy temu Przegląd Tygodniowy, czyli zarezerwowany w każdym tygodniu czas, który poświęcasz na przegląd swojego systemu. Nie ma sensu noszenie z sobą notatnika czy kalendarza, jeśli nigdy ich nie otwierasz.

Nie ma dwóch zdań – jest to trudna rzecz. Bardzo często ludzie wkładają dużo energii w jednorazowy wysiłek „ogarnięcia” wszystkiego, ale później brakuje konsekwencji i chęci, aby choć ułamek tej energii poświęcić na bieżącą pielęgnację systemu.

Przegląd tygodniowy ma dwa główne cele: aktualizację systemu (co jest oczywiste) oraz zyskanie perspektywy (trochę mniej oczywiste), czyli zatrzymanie się na chwilę i zastanowienie, czy wszystkie akcje na liście najbliższych działań służą realizacji projektów lub wynikają ze zobowiązań związanych z obszarami odpowiedzialności? Czy wciąż jest uzasadniona realizacja zdefiniowanych projektów? Czy nie dzieje się coś z moimi celami lub wizją mojej osoby, a w związku z tym czy nie warto zaplanować dłuższej sesji przeglądu i zastanowienia się nad życiowymi priorytetami?

GTD bez Przeglądu Tygodniowego nie działa. Owszem, dasz radę gromadzić napływające informacje i zadania na bieżąco i umieszczać je w skrzynkach spraw przychodzących. Ale raczej nie dasz rady analizować ich i wyjaśniać swój stosunek do nich ani tym bardziej definiować następnych, konkretnych działań.

Przegląd Tygodniowy to te dwie godziny, w czasie których przeglądasz, co zostało osiągnięte w ostatnim tygodniu i jakie następne działania są warte twojego czasu w tygodniu nadchodzącym.

Zdarza się, że dopiero podczas przeglądu tygodniowego zdajesz sobie sprawę z zakończenia większej liczby działań i wreszcie masz czas, aby je usunąć z listy następnych działań. Czasem okazuje się, że projekt z listy projektów aktywnych powinien wylądować na liście „Kiedyś, w bardziej odpowiednim czasie”, ponieważ pojawiły się rzeczy ważniejsze i pilniejsze do zrealizowania. Nie sposób zdecydować o tym w wirze codziennych obowiązków.

Na co dzień zajmujesz się (przynajmniej teoretycznie) jednym działaniem na raz. Jest to najskuteczniejsze: nie można efektywnie pracować nad jedną rzeczą, odrywając się co chwilę i myśląc o drugiej. Zwłaszcza że „praca” dla większości z nas oznacza przez większość czasu „myślenie”, a nie aktywność fizyczną polegającą na przykład na kopaniu łopatą. Przegląd Tygodniowy jest tą chwilą, w czasie której masz okazję spojrzeć na całość, na wszystkie działania i projekty jednocześnie.

GTD w praktyce - krok 4 - przegląd tygodniowy

(Zdjęcie: plindberg)

David przyznaje, że przegląd tygodniowy sprawia najwięcej trudności początkującym: oto po euforii towarzyszącej „wyrzuceniu” wszystkiego ze swojej głowy i umieszczeniu w zewnętrznym systemie, teraz muszą wrócić do wszystkich tych spraw i zastanowić się, co z nimi zrobić?

Okazuje się, że sprawy nie zniknęły magicznie, jak wiele z nas życzyłoby tego sobie, ale wciąż domagają się zajęcia nimi…

Inni uważają, że utrzymywanie wszystkich tych list oraz poświęcanie aż dwóch godzin każdego tygodnia na ich przegląd to zbyt duży wysiłek, na który ich nie stać: są zbyt zajęci!

Tymczasem prawdziwy problem z listami pojawia się wtedy, gdy zbyt długo leżą odłogiem i dezaktualizują się. Wtedy wysiłek potrzebny do ich aktualizacji jest prawie taki sam jak wysiłek wymagany do ich stworzenia. Zapytaj tego bardzo zajętego, któremu żal dwóch godzin w tygodniu na przemyślenie, co tak naprawdę zajmuje jego czas? Czym tak ważnym się zajmuje? Pewnie usłyszysz jakieś ogólniki o spotkaniach, podróżach służbowych i odpisywaniu na maile… Ale w jaki sposób przekłada się to na realizację celów i kończenie projektów? Gwarantuję, że na pewno nie uzyskasz sensownej odpowiedzi.

Przegląd Tygodniowy. Dwugodzinna sesja z samym sobą. Zastanowienie się, czy to, co zajmuje moją uwagę i mój czas (czyli to, co mam najcenniejszego) jest rzeczywiście warte mojej uwagi i czasu? Czy jestem na właściwym kursie?

Wygospodaruj tą chwilę na Przegląd Tygodniowy. Niech to będzie godzina, czterdzieści pięc minut nawet. Wyłącz telefon, odłącz komputer od sieci i zastanów się, czy to, co pochłaniało twoją uwagę w mijającym tygodniu było naprawdę tego warte, a także jak najsensowniej przeżyć nadchodzący tydzień.

[stextbox id=”info” caption=”O autorze”]

Paweł Patroński zajmuje się zawodowo zarządzaniem projektami informatycznymi, przez wiele lat pracował w dużych korporacjach, a teraz prowadzi własną firmę. Metodami i technikami podnoszenia efektywności osobistej oraz lifehackingiem interesuje się od wielu lat; wynika to niejako naturalnie z jego profesji.
Paweł prowadzi też „PM Zen: blog o zarządzaniu projektami„, gdzie prezentuje swoje spojrzenie na zagadnienia związane z zarządzaniem projektami, niekoniecznie zawsze zgodne z powszechnymi przekonaniami.
Prywatnie jest wielbicielem talentu Meryl Streep i Woody’ego Allena, regularnie biega, uwielbia czytać, a wolny czas najchętniej spędza z rodziną: żoną i trójką dzieci.[/stextbox]