GTD w praktyce: krok 3 – porządkowanie

3
808
GTD w praktyce - krok 3 - porządkowanie

GTD w praktyce - krok 3 - porządkowanieW poprzednich „odcinkach” mówiliśmy o zebraniu wszystkich spraw i rzeczy, które w jakiś sposób zajmują naszą uwagę, a następnie na określeniu ich natury i naszego stosunku do nich. Gratuluję, jeśli udało ci się szczęśliwie przebrnąć te dwa kroki: najtrudniej bowiem jest zacząć, powyciągać wszystkie sprawy z zakamarków swojego umysłu i biurka i w świetle dnia (albo lampy) szczerze odpowiedzieć sobie na pytania: co to jest? Dlaczego chcę / muszę / nie chcę się tym zajmować? Jaka jest natura tego czegoś? W jaki sposób to mnie angażuje?
Trudne pytania, wymagają pewnego namysłu, a więc i zarezerwowania sobie odpowiedniej ilości czasu i zapewnienia spokoju, myślenie bowiem to proces, który wymaga czasu i odpowiedniego otoczenia, aby był efektywny.

(Zdjęcie: iBjorn)

Teraz za to już powinno być łatwiej. Zajmiemy się bowiem umieszczeniem w odpowiednich miejscach tego wszystkiego, co zostało zidentyfikowane, tak żeby nie wymknęło nam się znowu spod kontroli.

Na początku chciałbym zapewnić, że porządkowanie nie polega na rozwiązaniu wszystkich zidentyfikowanych problemów czy załatwieniu niezałatwionych spraw.
Tak naprawdę możesz 99% zidentyfikowanych rzeczy umieścić w kartonie z napisem „zajmę się tymi rzeczami za miesiąc” i tak też jest dobrze, pod warunkiem, że wiesz co tam jest i dlaczego nie trzeba się zajmować tym teraz, ale dopiero za miesiąc.

Ok, przystępujemy do dzieła.

NASTĘPNE DZIAŁANIA – umieszczamy na listach „Następnych działań”

Bazując na swym doświadczeniu, David Allen szacuje, że na liście następnych działań przeciętnego człowieka znajduje się około 150 pozycji.
W związku z tym organizacja tego w jedną płaską listę nie byłaby zbyt efektywna: za każdym razem ustalając następną rzecz do zrobienia musielibyśmy przeglądać całą listę.
David radzi tutaj podzielić jedną długą listę na kilka list, w zależności od charakteru następnego działania i kontekstu:

Akcje związane z konkretną datą i czasem, np. umówiona wizyta u lekarza. Prosta sprawa, wpisujemy ją do kalendarza.

Działania do wykonania w najbliższej przyszłości, jednak bez ograniczeń czasowych. Tutaj David sugeruje na sporządzenie kilku list kontekstowych, na których zostaną umieszczone odpowiednie działania. Mogą to być na przykład:

  • sprawy do załatwienia na mieście (np. zakup żarówki, bo się przepaliła, czy odebranie butów od szewca),
  • komputer – czyli te działania, które wykonujemy z pomocą komputera (np. wysłanie maila, napisanie artykułu do bloga). To chyba będzie najdłuższa lista.
  • dom – aby wykonać działania z tej listy, musisz być w domu (np. naprawić cieknący kran),
  • telefony do wykonania – te akcje będą wymagać telefonu, chwili czasu i odpowiedniego otoczenia, aby można było swobodnie rozmawiać,
  • obojętnie gdzie – rzeczy, które możesz robić wszędzie lub prawie wszędzie, np. przemyśleć sprawę prezentu rocznicowego dla żony.

Są to tylko przykłady kontekstów, jakie sobie stworzysz – zależy tylko od ciebie. Jeżeli na przykład często podróżujesz samolotem i dużo czasu spędzasz na lotniskach, jedna z list może mieć tytuł „lotnisko” i umieścisz tam rzeczy, które możesz zrobić, oczekując na samolot.

Akcje, których nie możesz wykonać, bo czekasz na pewne informacje lub zakończenie pracy przez kogoś innego (np. sporządzenie rozliczenia rocznego PIT – możesz je przygotować dopiero po otrzymaniu odpowiednich dokumentów od twojego pracodawcy).

Nie twórz zbyt wielu list na początku, aby system cię nie przytłoczył. Może 2-3 kontekstowe i jedną przeznaczoną na działania „oczekujące”. Plus działania i terminy wpisane do kalendarza. W miarę korzystania z systemu zawsze możesz coś dodać.

PROJEKTY – po prostu lista zawierająca tytuły wszystkich twoich aktywnych projektów

 

Lista wystarczy tutaj w zupełności. Spełnia ona zadanie spisu treści: co tydzień przeglądasz ją i zastanawiasz się jakie następne działania musisz wykonać, aby pchnąć dany projekt do przodu. Oczywiście z każdym projektem wiążą się raczej większe ilości danych, ale są one przechowywane gdzie indziej: w odpowiednich folderach na komputerze, w systemach kontroli wersji w przypadku projektów informatycznych czy na półkach na regale w przypadku projektów, do których potrzebne są jakieś zasoby fizyczne takie jak książki czy podzespoły elektroniczne.

PROJEKTY „KIEDYŚ” – też lista, znacznie dłuższa niż poprzednia

 

Jest to kategoria, którą lubię najbardziej: człowiek ma tyle pomysłów i wiecznie martwi się, że albo je zapomni, albo nie będzie miał czasu do nich wrócić, albo zaczyna je natychmiast realizować, bo są takie fantastyczne, ale na skutek tego cierpią inne projekty… Lista „PROJEKTY KIEDYŚ” pozwala zaparkować pomysły, aby wrócić do nich w odpowiednim czasie. Warto tę listę przeglądać w ramach przeglądu tygodniowego, bo a nuż nadszedł czas na uruchomienie któregoś z niej projektu?

OBSZARY ODPOWIEDZIALNOŚCI – jednostronicowa lista

 

Wypisz wszystkie obszary, o które się troszczysz. Możesz do tego wykorzystać zwykłą listę albo mapę myśli.
Listę tę będziesz przeglądać średnio raz w miesiącu i na jej podstawie generować następne działania (np. umyć akwarium) albo nawet całe projekty (np. pomalować pokój dzieci).

Wszystkie wyższe poziomy, czyli cele, wizja siebie i wartości załatwiasz za pomocą prostych, krótkich list. Być może niekoniecznie pierwsze miesiące to dobry czas, aby tymi poziomami się zajmować. Może warto najpierw uporać się z trzema podstawowymi poziomami i powrócić do tych bardziej abstrakcyjnych, kiedy będziesz już mieć więcej ?przestrzeni? wokół siebie?

I już. Prawda, że proste?

Wszystkim zaś sceptykom, twierdzącym, że potrzebują twórczego chaosu, że tylko brak reguł i wszelkiej kontroli ich uskrzydla i tak dalej, David Allen radzi odróżniać twórczy nieporządek od zwykłego bałaganu i cytuje Winstona Churchilla:

„Przez pierwsze dwadzieścia pięć lat mojego życia pragnąłem wolności, przez następne dwadzieścia pięć – uporządkowania. Aż w czasie kolejnych dwudziestu pięciu lat odkryłem, że uporządkowanie jest wolnością!”

[stextbox id=”info” caption=”O autorze”]
Paweł Patroński zajmuje się zawodowo zarządzaniem projektami informatycznymi, przez wiele lat pracował w dużych korporacjach, a teraz prowadzi własną firmę. Metodami i technikami podnoszenia efektywności osobistej oraz lifehackingiem interesuje się od wielu lat; wynika to niejako naturalnie z jego profesji.
Paweł prowadzi też „PM Zen: blog o zarządzaniu projektami„, gdzie prezentuje swoje spojrzenie na zagadnienia związane z zarządzaniem projektami, niekoniecznie zawsze zgodne z powszechnymi przekonaniami.
Prywatnie jest wielbicielem talentu Meryl Streep i Woody Allena, regularnie biega, uwielbia czytać, a wolny czas najchętniej spędza z rodziną: żoną i trójką dzieci.[/stextbox]

Poprzedni artykułNajszybszy sposób na zawiązanie sznurowadeł
Następny artykułYouTube: ukryte funkcje oraz wypożyczalnia filmów (+bonus)
Avatar
Paweł Patroński zajmuje się zawodowo zarządzaniem projektami informatycznymi, przez wiele lat pracował w dużych korporacjach, a teraz prowadzi własną firmę. Metodami i technikami podnoszenia efektywności osobistej oraz lifehackingiem interesuje się od wielu lat; wynika to niejako naturalnie z jego profesji. Paweł prowadzi też „PM Zen: blog o zarządzaniu projektami”, gdzie prezentuje niekoniecznie zawsze zgodne z powszechnymi przekonaniami spojrzenie na zagadnienia związane z zarządzaniem projektami. Prywatnie jest wielbicielem talentu Meryl Streep i Woody Allena, systematycznie biega, uwielbia czytać, a wolny czas najchętniej spędza z rodziną: żoną i trójką dzieci.