GTD w praktyce, krok 2: analiza, czyli co tak naprawdę zajmuje moją uwagę?

2
1029
Szkło powiększające

W zeszłym tygodniu zajmowaliśmy się kolekcjonowaniem (gromadzeniem), czyli ujawnieniem wszystkiego, co zajmuje twoją uwagę i domaga się w jakiś sposób twojego czasu i energii.Masz więc już listę rzeczy, które do tej pory siedziały w twojej głowie, a w wielkim pudle czy na podłodze piętrzy się stos przedmiotów wyciągniętych z różnych zakamarków twojej pracowni.
Mam nadzieję, że odczułeś pewna ulgę, którą opisują ludzie zaczynający swoją przygodę z GTD: kiedy wszystko zostaje zidentyfikowane i wyciągnięte na światło dzienne, wreszcie przestajemy być przytłoczeni jakąś nieskończoną i niezidentyfikowaną ilością spraw do załatwienia. Wszystko staje się zidentyfikowane i policzalne.
Daje to niesamowite poczucie kontroli, choć poprzestanie tylko na zgromadzeniu wszystkiego to o wiele za mało, aby to poczucie na dobre zagościło w naszym życiu.

Być może oprócz poczucia kontroli odczuwasz też pewien niepokój i zadajesz sobie pytanie co teraz? Co z tym wszystkim zrobić? Jaki jest następny krok? Jeśli tak, to brawo!
Pytanie bowiem „jaka jest następna akcja” świadczy o tym, że zaczynasz „czuć” czym jest GTD, każdy praktyk tej metody zadaje je sobie (i bez problemu odpowiada na nie) wielokrotnie w ciągu każdego dnia.

Następnym krokiem jest przejrzenie wszystkich wyciągniętych na światło dzienne spraw i rzeczy, jedna po drugiej, zdecydowanie czym one dla ciebie są i jaki masz do nich stosunek, a w związku z tym, co należy z nimi zrobić.

Szkło powiększające(Zdjęcie: olibac)

Dwie najważniejsze reguły w tym procesie to:

  • przeglądanie jedna rzecz po drugiej. Nigdy nie analizujesz dwóch rzeczy naraz;
  • żadna rzecz nie może zostać pozostawiona na stosie czy liście do późniejszego zadecydowania.

Dobrze więc, mając przed oczami wszystkie rzeczy zajmujące twoją uwagę i pamiętając o dwóch powyższych regułach możesz przystąpić do dzieła. Weź więc pierwszą rzecz z listy, zastanów się, co to tak naprawdę jest i co w związku z tym trzeba z tym zrobić:

  • Może to być pojedyncza akcja, na przykład „kupić rybę na niedzielny obiad” czy „zaprosić brata na urodziny”. Jest to więc akcja, pojedyncze działanie, które nie wymaga już rozbijania na jeszcze drobniejsze kroki;
  • Może się okazać, że to „coś” jest czymś więcej niż pojedynczym działaniem, na przykład „zorganizować rodzinne wakacje 2011”;
    Już na pierwszy rzut oka widać, że to coś wymagać będzie wykonania wielu różnych czynności. Dodatkowo ma to początek i koniec: pewnego dnia muszę zacząć te wakacje organizować, czyli wykonać pierwszą czynność z tym związaną oraz pewnego dnia to organizowanie się zakończy, poprzez wykonanie ostatniej czynności, którą może być na przykład „zatankowanie samochodu w przeddzień wyjazdu”. Jest to więc projekt (10000 stóp). Na swojej liście natrafisz zapewne na projekty, które już się toczą, na takie, które rozpoczną się w najbliższej przyszłości i na takie, które warto byłoby zrealizować, ale jeszcze nie wiesz kiedy i czy na pewno;
    Wszystko to są projekty, ale w zależności od tego, w jakim są stanie zostaną inaczej potraktowane w następnym kroku. W każdym razie nie wyrzucaj niczego!
  • Pewne rzeczy okazują się trochę większe niż pojedyncze działanie, jednak nie są projektami, ponieważ nie mają określonego początku ani końca. Może to być na przykład zapis „zadbać o akwarium”. Musisz sobie wyjaśnić, co dla ciebie znaczy zadbać o akwarium? Czy jest to regularne jego czyszczenie? Czy będziesz dbać o nie samodzielnie, czy chcesz się z kimś podzielić pracą? A może trzeba coś do akwarium dokupić? Jednocześnie nie można wyznaczyć jakichś konkretnych dat rozpoczęcia i definitywnego zakończenia dbania o akwarium
    Sprawy typu „zadbać o akwarium”, „zadbać o finanse”, itp. należą do tzw. obszarów odpowiedzialności (20000 stóp);
  • Jeszcze inne rzeczy na twojej liście mogą okazać się celami. Mogą to być na przykład słowa „angielski” lub „bieganie”. Jeśli „angielski” to dla ciebie nauczenie się tego języka, a „bieganie” to przebiegnięcie maratonu w przyszłym roku, to są to cele (30000 stóp). Ich realizacja będzie pewnie wiązać się z wystartowaniem jednego lub wielu projektów;
  • Sprawy, które ująłeś jednym słowem, a które wymagają głębszego zastanowienia. Być może na twojej liście pojawiło się słowo „rodzice”. Teraz czas wyjaśnić, co ono znaczy? Czy chcesz częściej ich odwiedzać? Czy może chodzi o rozwiązanie jakiegoś konfliktu z nimi? A może to tylko przypomnienie, że w tym roku obchodzą okrągłą rocznicę ślubu? A może wszystko na raz? Rozpisz więc enigmatyczne hasło „rodzice” na bardziej szczegółowe pozycje, po czym przyporządkuj je do określonych kategorii;
  • Przedmioty typu książki, listy, stare rachunki, dokumenty: określ swój stosunek do nich. Czy w związku z tym listem musisz podjąć jakieś działania, np. odpisać na niego? Jeśli nie, to może zawiera on jakieś cenne informacje, które mogą się przydać do jakiegoś projektu (na przykład „wyjazd na wakacje 2011”), w związku z tym powinien zostać odpowiednio zarchiwizowany? A może należy się go po prostu pozbyć, wyrzucić? Jeśli ma tylko wartość pamiątkową, to może powinien trafić do pudła z napisem „nostalgiczne pamiątki”? W taki sposób musisz określić przeznaczenie każdej analizowanej rzeczy. Inaczej będzie ona ciągle absorbować twoją uwagę, wołając: „zrób coś ze mną, zadecyduj co ma się ze mną stać!”.

Wszystko przeanalizowane i wyjaśnione? Wiesz już, jaka jest natura rzeczy, które pochłaniają twoją uwagę, i jaki masz do nich stosunek? Doskonale! W przyszłym tygodniu zabieramy się za organizowanie, czyli umieszczenie poszczególnych rzeczy w odpowiednich miejscach naszego systemu.

Poprzedni artykułJamendo – miej uszy szeroko otwarte
Następny artykułLifehacker uruchamia serwis mobilny
Avatar
Paweł Patroński zajmuje się zawodowo zarządzaniem projektami informatycznymi, przez wiele lat pracował w dużych korporacjach, a teraz prowadzi własną firmę. Metodami i technikami podnoszenia efektywności osobistej oraz lifehackingiem interesuje się od wielu lat; wynika to niejako naturalnie z jego profesji. Paweł prowadzi też „PM Zen: blog o zarządzaniu projektami”, gdzie prezentuje niekoniecznie zawsze zgodne z powszechnymi przekonaniami spojrzenie na zagadnienia związane z zarządzaniem projektami. Prywatnie jest wielbicielem talentu Meryl Streep i Woody Allena, systematycznie biega, uwielbia czytać, a wolny czas najchętniej spędza z rodziną: żoną i trójką dzieci.