GTD, czyli jak skupić się na rzeczach naprawdę ważnych zamiast na pilnych

4
796

W poprzednim artykule zaprezentowałem pokrótce założenia metody GTD Davida Allena oraz 5 kroków, dzięki którym możesz odzyskać kontrolę nad otaczającą cię rzeczywistością. Są to:

  • Kolekcjonowanie (ang. collection) – zapisywanie i gromadzenie wszelkich napływających do ciebie informacji. Wszędzie, tylko nie w głowie!
  • Analiza (ang. processing) – przydzielenie każdej informacji do pewnej kategorii. Czy w związku z tą informacją jest wymagane ode mnie jakieś działanie? Jeśli nie, to może jest to informacja, która mi się przyda później i trzeba ją zarchiwizować? A może to rzecz bez znaczenia, którą należy wymazać i nie zaprzątać nią sobie głowy?
  • Porządkowanie (ang. organizing) – umieszczenie każdej informacji w odpowiednim dla niej miejscu w systemie: najbliższe działania na kontekstową listę najbliższych działań, dane, które mogą się kiedyś przydać – do archiwum, projekty na listę projektów itp.
  • Przegląd (ang. review) – cykliczne przeglądanie „systemu”, najlepiej co tydzień, połączone z planowaniem najbliższych działań w projektach,
  • I wreszcie realizacja (ang. doing), czyli wykonywanie zadań z listy najbliższych działań.

Bardzo dobrze – mamy więc maszynkę do gromadzenia, organizowania i wykonywania zadań. Wszystko, co wpadnie do naszego systemu, zostanie sprawnie przetworzone. Nic nam nie umknie.
Ale jednak coś się nie zgadza, czegoś brakuje – przecież GTD to nie system do przemielania jak największej ilości zadań w jak najkrótszym czasie, a praktyk GTD to nie oszołom otoczony różnego rodzaju listami i notatnikami, wykonujący kolejne zadania jak mała fabryczka. Wręcz przeciwnie – praktyk GTD to osoba, która wie, że to, co robi w danym momencie, jest najważniejszą w tej chwili rzeczą możliwą do wykonania. Konsekwentnie, jeśli czegoś nie robi, to nie robi tego świadomie, a nie na skutek zapomnienia czy roztargnienia.

Ok, jak więc dowiedzieć się, co jest w danym momencie najważniejsze, co robić, a z czego zrezygnować? Jak ustawić priorytety?
Z pomocą tutaj przychodzi perspektywa. David Allen definiuje 6 różnych poziomów perspektyw, stosując terminologię lotniczą: im wyższy poziom, tym „obraz” ogólniejszy i widzisz mniej szczegółów.

Lotnisko - pas startowy

Pierwszy z poziomów to poziom 0 – jesteśmy tuż przy płycie lotniska. Na tym poziomie przebywasz (przynajmniej w teorii) najwięcej, ponieważ jest on związany z działaniem. „Jakie jest następne działanie? Co mam dalej robić?” – to pytania, które zadajesz sobie na tym poziomie.

Następny poziom to projekty: 10000 stóp. Tutaj pytasz się siebie: „co chcę osiągnąć poprzez realizację tego projektu? Jaki ma być jego rezultat?” Na ten poziom wskakujesz raz w tygodniu, aby sprawdzić, czy cele twoich projektów są wciąż aktualne i należy je kontynuować (czasem projekt należy zatrzymać, np. przerwać przygotowania do wyjazdu do Libii, gdy dowiadujesz się, że właśnie wybuchła tam wojna domowa). A czasem decydujesz o uruchomieniu nowego projektu. Definiujesz też następne działania na kolejny tydzień dla wszystkich aktywnych projektów.

Kolejny poziom to 20000 stóp, a znajdują się tu wszelkie rzeczy, za które odpowiadasz i którymi się opiekujesz, a które nie są projektami: nie mają jakiegoś zdefiniowanego celu, daty rozpoczęcia ani zakończenia. Dom, finanse, zdrowie, kondycja, rodzina, wypoczynek, rozwój osobisty – czy masz pewność, że odpowiednio dbasz o te obszary? Może należałoby podjąć pewne aktywności, jeśli niektóre z nich są zaniedbane. Czasem może się to wiązać z podjęciem jednej akcji (np. wyczyścić akwarium w kategorii „Dom”), a czasem będzie to uruchomienie nowego projektu (np. zorganizowanie rodzinnych wakacji w kategorii „Rodzina” i „Wypoczynek”). Tym poziomem zajmujesz się średnio raz w miesiącu.

Poziom 30000: cele. „Co chcę osiągnąć?” zapytujesz siebie na tym poziomie. Napisać książkę, nauczyć się hiszpańskiego, wybudować dom, spłacić kredyt. Wszystko, czego osiągnięcie zajmie rok i więcej ląduje w tej kategorii. Osiągnięcie danego celu wiąże się najczęściej z realizacją kilku projektów. Gruntowny przegląd tego poziomu robisz średnio raz na rok. Oczywiście nie zaszkodzi, jeśli raz w miesiącu czy raz na kilka miesięcy rzucisz okiem na wyznaczone sobie cele, aby sprawdzić jak ci idzie.

Jesteś już bardzo wysoko, 40000 stóp. Na tym poziomie znajduje się wizja siebie: co oznacza dla mnie sukces życiowy? Z czym konkretnie jest on związany? Z jakim stylem życia, z jaką karierą zawodową? Jak ma wyglądać moja przyszłość, jak chcę, żeby wyglądała? David nie daje jakichś ścisłych wytycznych co do częstotliwości zajmowania się tym horyzontem. Twoja wizja siebie i twojego życia w przyszłości zmienia się płynnie wraz z wiekiem. Jeśli nie zachodzą jakieś specjalne okoliczności (np. konieczność przerwania kariery sportowej ze względu na poważną kontuzję), weryfikacja tego poziomu powinna następować raz na kilka lat.

I wreszcie najwyższy poziom, 50000 stóp. Tutaj znajdują się wartości, które wyznajesz. Tutaj zadajesz sobie trudne i fundamentalne pytania, takie jak „po co tutaj jestem na Ziemi”, oraz „dokąd zmierzam”? Oraz „dlaczego robię to co robię”, które przenika też pozostałe horyzonty i zmusza do zastanowienia nad prawdziwą wartością, którą może przynieść ci spełnienie wizji siebie, realizacja celów, ukończenie projektów czy wykonanie danej czynności.

David gorąco zaleca poruszanie się od dołu do góry: najpierw uporaj się z poziomem 0, następnie 10000 stóp i tak dalej. Okazuje się, że w praktyce wielu praktyków GTD w ogóle nie dociera na 40000 i 50000 stóp i świetnie sobie radzi w życiu. Początkowo może wydawać się to nieintuicyjne: jak mam zaplanować projekty, jeśli nie mam wyznaczonych celów na następny rok? Jak mam wyznaczyć cele, jeśli nie mam wizji własnej osoby?

Zwróć uwagę na to, co teraz pochłania twoją uwagę, mówi David, i uporaj się z tym. Poczucie, że wszystko masz pod kontrolą, da ci pewien spokój, a to z kolei umożliwi ci spojrzenie z „większej wysokości”.

[stextbox id=”info” caption=”O autorze”]
Paweł Patroński zajmuje się zawodowo zarządzaniem projektami informatycznymi, przez wiele lat pracował w dużych korporacjach, a teraz prowadzi własną firmę. Metodami i technikami podnoszenia efektywności osobistej oraz lifehackingiem interesuje się od wielu lat; wynika to niejako naturalnie z jego profesji.
Paweł prowadzi też blog http://pm-zen.pl, gdzie prezentuje swoje spojrzenie na zagadnienia związane z zarządzaniem projektami, niekoniecznie zawsze zgodne z powszechnymi przekonaniami.
Prywatnie jest wielbicielem talentu Meryl Streep i Woody Allena, regularnie biega, uwielbia czytać, a wolny czas najchętniej spędza z rodziną: żoną i trójką dzieci.[/stextbox]

 

(Obrazek via)

Poprzedni artykułDeklaracja praw człowieka asertywnego
Następny artykuł10 sposobów na rozruszanie mózgu od redaktora naczelnego Lifehackera
Avatar
Paweł Patroński zajmuje się zawodowo zarządzaniem projektami informatycznymi, przez wiele lat pracował w dużych korporacjach, a teraz prowadzi własną firmę. Metodami i technikami podnoszenia efektywności osobistej oraz lifehackingiem interesuje się od wielu lat; wynika to niejako naturalnie z jego profesji. Paweł prowadzi też „PM Zen: blog o zarządzaniu projektami”, gdzie prezentuje niekoniecznie zawsze zgodne z powszechnymi przekonaniami spojrzenie na zagadnienia związane z zarządzaniem projektami. Prywatnie jest wielbicielem talentu Meryl Streep i Woody Allena, systematycznie biega, uwielbia czytać, a wolny czas najchętniej spędza z rodziną: żoną i trójką dzieci.