Ewolucja produktywności: od kartki papieru do tekstu w formie elektronicznej

0
772
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter
Ewolucja produktywności od kartki papieru do tekstu w formie elektronicznej

Wynalezienie papieru pozytywnie wpłynęło na umiejętności organizacyjne ludzkości. Umożliwiło Egipcjanom wiele rzeczy: zapisywanie hieroglifami list zakupów (kozy, chleb i tusz do oczu z węgla drzewnego), listy rzeczy, których należy unikać (żmije, krokodyle i Król Tutenchamon, gdy ma zły dzień), a nawet listy rzeczy, z którymi ma się zostać pochowanym (złoto, żony i służący, do obsługiwania podczas życia pozagrobowego).


Nowoczesna era cyfrowa spowodowała, że pisanie piórem na papierze stało się przeszłością. Dzięki technologii wszystko stało się szybsze, prostsze i bardziej efektywne. Od smartfonów po iPady, od oprogramowania po aplikacje, my, ludzie, stworzyliśmy nowszą wersję przylepnych karteczek i innych sposobów robienia notatek, a także zaczęliśmy korzystać z rozwiązań cyfrowych, takich jak Metrofax, oferujący internetowe usługi faksowe, czy kalendarz Google. Oto niektóre z największych cyfrowych odkryć, które zdecydowanie przewyższyły zapisywanie piórem na papierze.

Karteczki Post-It

Stary sposób: 30 żółtych karteczek z przypomnieniami przyklejonych do ściany… nie wspominając o pozostałych 20, które spadły na podłogę.

Metoda cyfrowa: Notatki w programie StickyNote

Weź wszystkie przylepne karteczki ze ściany i umieść je na pulpicie swojego komputera. StickyNote umożliwia tworzenie wirtualnych karteczek, idealnych do tworzenia szybkich notatek i zapisywania informacji w taki sposób, aby były łatwo dostępne. Możesz również dołączyć pliki lub odnośniki, a także przesłać swoje karteczki pocztą elektroniczną. Aby uniknąć bałaganu, przypisz każdą notatkę do jednego konkretnego okienka albo dodaj do swoich notatek termin ich wygaśnięcia.

 

Szafka na dokumenty

Stary sposób: Nieuporządkowane wepchnięte do szafki dokumenty, które naprawdę masz zamiar kiedyś uporządkować. Kiedyś…

Metoda cyfrowa: Aplikacja Evernote

Oto doskonały elektroniczny sposób na przechowywanie wszystkich informacji. Wpisz swoje notatki bezpośrednio do Evernote albo zapisz strony internetowe, które obejrzysz później. Zrób zdjęcie ręcznie napisanych notatek albo tablicy w sali konferencyjnej. Evernote może przeszukiwać dowolny tekst, nawet napisany odręcznie tekst ze zdjęć.

Zostaw notatkę głosową lub zrób zdjęcie tablicy informacyjnej czy potwierdzenia nadania przesyłki. Następnie posortuj wszystkie zapisane informacje, abyś mógł je łatwiej wyszukać i sklasyfikować, a także zabrać ze sobą twoją wirtualną szafkę z dokumentami, gdziekolwiek pójdziesz.

 

Kalendarz

Stary sposób: Potrzebujesz jednego kalendarza. Na Boże Narodzenie dostajesz cztery. Nie korzystasz z żadnego.

Metoda cyfrowa: Kalendarz Google

Trudno przebić funkcje, które umożliwia aplikacja Kalendarz Google. Jest łatwa w obsłudze, pozwala wysyłać e-mailem lub SMS-em przypomnienia, a także synchronizuje się z twoim kontem
e-mail. Możesz łatwo udostępnić swój kalendarz rodzinie, dlatego zawsze możesz dogadać się ze współmałżonkiem i zawsze będziesz pamiętał o zbliżających się treningach albo próbach twojego dziecka.

Lista rzeczy do zrobienia

Stary sposób: Niekończąca się lista obowiązków, spraw do załatwienia, zadań i zobowiązań… i musisz koniecznie dodać do listy kolejny obowiązek: „Znaleźć listę rzeczy do zrobienia”.

Metoda cyfrowa: Aplikacja Zadachi

Zadachi pozwala zaklasyfikować twoje obowiązki do jednej z trzech grup: niedokończone, ukończone i zaległe. Podziel swoje obowiązki na foldery albo oznacz je w charakterystyczny sposób, np. organizując swoją listę zadań według typu (prace domowe, sprawy do załatwienia, obowiązki zawodowe) lub przez grupowanie (dom, praca, szkoła itp.).

Otrzymałeś całą listę zadań związaną z jednym problemem? Żaden problem: Zadachi pozwala na grupowanie zadań według projektu, dzięki czemu możesz zobaczyć, jak blisko jesteś do zakończenia. Z tego wszystkiego najlepsze jest to, że aplikacja pozwala na to, aby twój telefon zrobił niektóre rzeczy za ciebie.

Jeśli jedno z zadań do wykonania brzmi „zadzwoń do Joanny”, Zadachi wyszukuje kontakty zawierające imię Joanna. Jeśli kolejne zadanie na twojej liście brzmi „znajdź sklep z artykułami biurowymi”, możesz skorzystać z aplikacji Yelp i znaleźć lokalny sklep za pośrednictwem Zadachi.

Faksowanie

Stary sposób: Pisma przewodnie, faksy oraz frustrujące maszyny, w których zawsze brakowało tonera, zniknęły.

Metoda cyfrowa: Metrofax

Dlaczego firmy wciąż proszą, żeby przefaksować dokumenty? Czy ktoś w ogóle ma jeszcze faks? Jeśli pracujesz w programie Metrofax, potrzebujesz tylko konta e-mail i dostępu do Internetu. Musisz tylko wysłać dokument w wiadomości e-mail na odpowiedni numer faksu i gotowe.

Rachunki

Stary sposób: Pełne pudełko z rachunkami, a ty nie możesz przypomnieć sobie, czy je zapłaciłeś… dopóki nie naliczą ci odsetek za zwłokę w płatności.

Metoda cyfrowa: Mint.com

Mint.com, czyli wielokrotnie nagradzana aplikacja finansowa, jest powszechnie uważana za jedną z najlepszych w tej dziedzinie. Mint.com umożliwia dostęp do twoich wszystkich kont (bankowych i pożyczkowych), dlatego masz swoje wszystkie informacje finansowe w jednym miejscu i nie musisz już pamiętać wielu haseł czy loginów.

Aplikacja automatycznie aktualizuje i kategoryzuje twoje wydatki, dlatego dokładnie widać, ile pieniędzy wydałeś na rzeczy takie jak: fast foody, ubrania, zakupy w kawiarni czy benzyna. Planowanie wydatków to łatwizna, ponieważ Mint uśrednia sumę twoich wydatków i rozdziela zgodnie z tym, ile wydajesz na każdą z powyższych kategorii. Możesz łatwo śledzić swoje wydatki i kontrolować, ile pieniędzy masz jeszcze do wykorzystania albo o ile już przekroczyłeś swój budżet.

Cyfrowa wydajność

To niesamowite, jak daleko zaszliśmy od czasów hieroglifów. Ciągły rozwój technologii sprawi, że wkrótce będziemy mieć dostęp do aplikacji wykonujących nawet żmudne zadania, takie jak segregowanie bielizny w szufladzie. Szkoda, że era cyfrowa nie przyszła wcześniej. Adam już wtedy mógłby wysłać Ewie SMS-a o jabłku.

Korzystacie z wyżej wymienionych rozwiązań? A może znacie jeszcze inne aplikacje, które ułatwiają zorganizowanie życia prywatnego i zawodowego lub nadal korzystanie z tradycyjnego papieru? Podzielcie się wskazówki w komentarzach!

 

Zdjęcie: Jacob Bøtter/Flickr

Zobacz również:
26 trików w zarządzaniu czasem, które chciałbym znać w wieku dwudziestu lat
3 sposoby jak tworzyć efektywne notatki
Evernote + Twitter = szybkie notatki
ABC Prokrastynacji Copywritera
Wskazówki dotyczące organizacji i przygotowania prezentacji w PowerPoint