Dzień pracy – nadaj mu strukturę z GTD

0
1104
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter
Dzień pracy – nadaj mu strukturę z GTD

Niemal zaraz po tym, jak zaczęłam stosować zasady GTD, odczułam niesamowicie pozytywną zmianę w sposobie organizowania mojej pracy, obowiązków i zarządzania informacjami. Jednak niekoniecznie oznaczało to zwiększenie mojej efektywności.

Przez długi czas odnosiłam wrażenie, że coś nie działa tak jak powinno. Owszem, moje listy zadań były dopracowane, a mojemu archiwum nie można było nic zarzucić. Mimo to pod koniec dnia towarzyszyło mi uczucie braku postępu w sprawach rzeczywiście ważnych.

Dzień pracy – nadaj mu strukturę z GTD

Tutaj z pomocą przychodzą instrumenty GTD, takie jak cotygodniowy przegląd i klasyfikacja zadań według kontekstu, czasu i energii potrzebnych do ich wykonania oraz priorytetu. I to wszystko działa… do pewnego momentu.

W czym zatem tkwi problem? W swojej książce David Allen przekonuje, że w danym momencie możemy wykonywać jedną z trzech rzeczy: 1) planować zadania, 2) wykonywać zaplanowane zadania, 3) wykonywać zadania pojawiające się niespodziewanie.

(Foto)

Planowanie zadań sprowadza się do stosowania GTD do określania i klasyfikowania naszych zadań czy działań według kontekstu, czasu, energii i priorytetu.

Wykonywanie zaplanowanych zadań polega na przeglądaniu list zadań i decydowaniu, na podstawie wspomnianych kryteriów, co jest następne do zrobienia w kolejce.

Przykładowo, jeśli przed pójściem na zebranie mamy tylko 10 minut, to zadanie musi być krótkie, coś, co możemy zrobić tu i teraz bez większego wysiłku. Jeśli mamy więcej tego typu zadań, wtedy decyduje priorytet.

Trzecia czynność i jednocześnie najmniej produktywnie wykorzystany czas, to wykonywanie zadań pojawiających się niespodziewanie. Chodzi tu zajmowanie się sprawami pilnymi – często zresztą nie naszymi tylko innych, a także tzw. gaszenie pożarów. Nie będę teraz bardziej rozwijała tego tematu, bo o różnicy między tym, co ważne, a tym, co pilne pisałam już przy innej okazji.

Problem w tym, że bardzo często, zwłaszcza gdy praca się kumuluje, łatwo zapętlić się w nieprzerwane planowanie pracy. Bywa też tak, że pozwalamy panoszyć się sprawom pilnym i zamiast zaplanować zadania sprawiamy, że nasze zakładki i skrzynki odbiorcze szybko zaczynają pękać w szwach, co naraża nas na dodatkowy stres.

Z biegiem czasu znalazłam na to receptę – nadaję strukturę swoim dniom pracy. Co to dokładnie oznacza? Nic skomplikowanego: z góry ustalam rodzaj pracy i ilość czasu, który jej poświęcę w ciągu dnia, taki chleb powszedni moich 8 godzin pracy. Dzięki temu mam pewność, że każdemu zadaniu poświęciłem należytą uwagę, równowaga jest zachowana, a ważne sprawy z mojego osobistego kalendarza posuwają się naprzód.

W praktyce wygląda to tak, że zanim zacznę dzień, staram się wybrać od 3 do 5 najważniejszych zadań – na ogół spośród głównych projektów oraz spraw pilnych. Robię to wieczorem poprzedniego dnia, ale z powodzeniem można się tym zająć rano przed wyjściem z domu, zabiera nie więcej niż 10 minut.

Przez pierwsze 3 godziny pracuję wyłącznie nad wybranymi, najważniejszymi zadaniami. Jeśli są skomplikowane i nie idzie mi za dobrze, to stosuję jednocześnie technikę Pomodoro. W żadnym wypadku nie sprawdzam poczty ani nie zabieram się za inną rzecz przed końcem tego pierwszego, 3-godzinnego bloku.

Następnie około pół godziny – godzinę, poświęcam na pierwsze „starcie” z moją listą spraw oczekujących. Wysyłam maile, wykonuję telefony albo spotykam się z tymi, z którymi mam jakieś zaległe sprawy. Wszystkie oczekujące sprawy mają ustaloną datę przeglądu, co znacznie ułatwia mi pracę. Jeśli lista jest długa, to niektóre kwestie zostawiam i zajmuję się nimi podczas drugiego „starcia”, zazwyczaj wczesnym popołudniem.

Czas pozostały do obiadu przeznaczam na planowanie zadań tzn. analizę zakładek, ze szczególnym naciskiem na skrzynkę mailową. Jeśli uporałem się z tym szybko i zostało mi jeszcze trochę czasu, to staram się go wykorzystać na mniej ważne sprawy.

Po południu zajmuję się sprawami z moich list, ale już bez rozróżniania czy są to kluczowe zadania, czy nie. Idealnie jest dobierać najważniejsze zadania tak, aby można je było skończyć w ciągu wspomnianego 3-godzinnego porannego bloku – jeśli mi się to nie udaje, to znaczy, że wybieram ich za dużo. Popołudnie powinno być czasem na „normalne” zadania, w tym, jeśli to konieczne, na krótkie drugie „starcie” z listą spraw oczekujących, na godzinę przed końcem dnia pracy.

Ostatnie 30 minut przed zakończeniem pracy przeznaczam na półgodzinny catch up, jak to się mówi po angielsku. Zapoznaję się ze sprawami, które wypłynęły w ciągu dnia, aktualizuję listy zadań i kalendarz oraz jeśli to możliwe, opróżniam skrzynkę odbiorczą.

Nadać strukturę dniom pracy to tak, jakby mieć automatyczną nawigację efektywności, dzięki której możemy pracować bez potrzeby zastanawiania się co mamy robić w danym momencie, ponieważ ona nam to wskazuje. Opisałem jak to działa w moim przypadku, ale jasne jest, że każdy powinien zaplanować swój dzień pracy, dostosowując go do swoich potrzeb. Sprawdź i przekonaj się, że możesz pracować o wiele wydajniej.

Wasze dni pracy też mają swoją strukturę? Zostawcie komentarz i podzielcie się swoimi doświadczeniami.