Artykuł konkursowy – Tomasz: Mój workflow – autorski system zarządzania czasem oraz zadaniami

0
734
Tomasz - Mój workflow - autorski system zarządzania czasem oraz zadaniami - projekty

Daną pracę otrzymaliśmy wczoraj późnym wieczorem. Tomasz nie tylko stanął w szranki, ale również zdradził nam swój autorski system planowania i organizacji zadań. Tym przyjemniej nam jest opublikować jego pracę konkursową.

Workspace
„Nie ma rzeczy niemożliwych, na niektóre potrzebuję tylko trochę więcej czasu”.
Staram się żyć według tego motta, niestety czas nie zawsze stał po mojej stronie i dlatego właśnie wypracowałem swój własny workflow.

(Zdjęcia: Tomasz Jacek Rydzewski)

Kilka lat temu zainteresowałem się po raz pierwszy systemami do zarządzania czasem oraz zadaniami, jednak mimo usilnych prób nie udawało mi się pomyślnie wdrożyć ich w życie. Patrząc z perspektywy czasu, myślę, że były zbyt skomplikowane i wymagały zbyt dużego nakładu pracy aby w ogóle zacząć je używać. Mimo tego nie poddawałem się, czytałem różne artykuły, testowałem różne sposoby, aż w końcu, pod wpływem jednego z blogowych wpisów, zdecydowałem się wprowadzić w życie mój własny workflow – była to jedna z moich lepszych decyzji. Od tego dnia nieustannie rozwijam i ulepsza mój własny system.

Zadanie

Pierwszy etap to notowanie zadań. Jako „zadanie” rozumiem tak na prawdę wszystko: konkretną akcję (wysłanie maila, wykonanie telefonu), jakiś luźny pomysł (założenie bloga, codzienne bieganie), większy projekt (konfiguracja serwera, projekt programistyczny), coś co muszę sprawdzić (film, muzykę, artykuł), czy czynności codzienne (zakupy, pranie). Wszystkie te zadania notuje w przeznaczonym do tego notatniku.

Notatnik

Noszę go zawsze przy sobie i natychmiast kiedy zajdzie taka potrzeba notuję nowe zadanie. Jedno pod drugim, każde w osobnej linii, bez zbędnych opisów. Jeśli zadanie to jakiś większy projekt stawiam przy nim kropkę na marginesie, jeśli jest szczególnie ważne stawiam wykrzyknik – ułatwia to rozeznanie wśród zadań.
img.notatnik

Tomasz - Mój workflow - autorski system zarządzania czasem oraz zadaniami - notatnik

Akcja

Zadania przeglądam dosyć często zarówno, jeśli coś mogę zrobić po prostu to robię i stawiam fajkę, jeśli coś przestało być aktualne czy zostało anulowane stawiam krzyżyk.
Na początku zawsze zwracam uwagę na zadania z wykrzyknikiem, a na zadania z kropką, tylko jeśli mam więcej czasu.

Karteczki

Tę metodę zacząłem stosować niedawno: wszystkie bardzo ważne zadania (z wykrzyknikiem) zapisuję na małych, kwadratowych karteczkach (mogą być Post-it) i przyklejam na ścianę przy moim miejscu pracy. W ten sposób wystarczy jeden rzut oka by dowiedzieć się co istotnego jest do zrobienia.
img.karteczki

Tomasz - Mój workflow - autorski system zarządzania czasem oraz zadaniami - karteczki

Projekty

Pozycje w notatniku opatrzone kropką to tak zwane projekty, zadania które wymagają więcej czasu, skupienia i nie wystarczy na nie jedna linijka opisu. Takie pozycje przepisuję do większego zeszytu gdzie robię notatki, szkice, wypisuje dodatkowe pomysły. Notatnik zawsze znajduje się na biurku, zabieram go wszędzie razem z laptopem i w zasadzie nieustannie do niego zaglądam, ale to już bardziej odruch niż etap workflow.
img.notebook

Tomasz - Mój workflow - autorski system zarządzania czasem oraz zadaniami - projekty

 

Kalendarz

Wszystkie zadania, które muszą być wykonane w konkretnym terminie, a więc na przykład maile, telefony, zakupy, również projekty, lądują w kalendarzu, a w notatniku zostają tylko te z najniższym priorytetem. W moim przypadku kalendarz  to Evolution (wcześniej używałem Thunderbirda z rozszerzeniem Lightning), do tego synchronizacja z kalendarzem Google i moją Nokią e61i. W ten sposób mam wszystko zawsze pod ręką.
img.kalendarz

I tak własnie wygląda mój workflow, na pewno nie jest idealny, ale sprawdza się dość dobrze. Wiem, że nie łatwo jest wprowadzić cudzy system we własne życie, więc mam nadzieję że wpis zainspiruje Cię do stworzenia własnego systemu, który kiedyś może nam przedstawisz.

[stextbox id=”grey” caption=”Lifehack”]Lifehack: Zapisywanie zadań ma jeszcze jedną zaletę, kiedy kładę się wieczorem spać nie martwię się, że o czymś zapomniałem – wszystko mam w notatniku.[/stextbox]

… Rozstrzygnięcie konkursu i nazwiska zwycięzców nastąpi dzisiaj o godz. 19:30. Jeżeli macie swoich faworytów, napiszcie o tym w komentarzach pod ich artykułami i/lub na naszym fanpage’u na Facebooku – te głosy dodatkowo pomogą „Waszym” kandydatom.