Agile Results usuwa „bugi” systemu GTD Davida Allena

1
3015
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter
Agile Results usuwa bugi systemu GTD Davida Allena

Wydana w dalekim 2002 roku książka GTD Davida Allena nauczyła nas zasady Inbox zero, planowania konkretnego kolejnego kroku, złotej zasady 2 minut, wykorzystania z kontekstu i nawykowi prowadzenia przeglądów tygodniowych.
A jednak GTD ma kilka „bugów”, których konserwatywny adept GTD zdaje się nie dostrzegać: system Getting Things Done skupia się na drobiazgach i utrudnia prowadzenie wiele projektów naraz, robi z człowieka automat segregujący, który rzadziej myśli, czym właściwie trzeba się zająć.

Jednym słowem, GTD więcej uwagi poświęca zarządzaniu zadaniami niż ich wykonywaniu. A artystom, którzy potrzebują paru godzin natchnienia i inspiracji, nie spodoba się podejście zadaniowe. GTD będzie dla takich osób dobrym startem. Następnie warto sprawdzić metodologię Agile Results J.D. Meiera z zespołu Microsoft, która uzupełnia GTD i naprawia jej niedoskonałości.
Obok umiejętności właściwego wykonywania zadań, uczymy się wykonywania właściwych zadań.

Założenia Agile Results

1. Zasada trzech wyników. Uczy nas codziennego zadawania sobie jednego pytania: Jakich trzech rzeczy chcę osiągnąć pod koniec dnia? Tym samym zasada 3 wyników uczy skupiania się na najważniejszym. Dzięki niej można dostrzec las wśród drzew. Często bowiem bierzemy na siebie stanowczo za dużo.

Porównałbym to do szwedzkiej stołówki — nie ma sensu się objadać, zawsze możemy wrócić po dokładkę.

2. Sercem Agile Results jest szablon efektywnego tygodnia:

a). Poniedziałkowe planowanie. Określamy na początku tygodnia trzy główne cele na tydzień, które chcemy osiągnąć do piątku.
b). Codzienne sukcesy. Definiujemy codziennie trzy wyniki dnia, które mają być zbieżne z wytyczonymi celami tygodniowymi.
c). Przegląd piątkowy. W piątek wyodrębniamy 3 obszary, w których odnosimy sukces i 3 kolejne, którego wymagają usprawnień. Otrzymany feedback wykorzystujemy już w najbliższy poniedziałek, robiąc plan na kolejny tydzień.

Poniedziałkowe planowanie codzienne sukcesy przegląd piątkowy.
Szablon efektywnego tygodnia Agile Results3. Strefa wpływu

Pomaga na chłodno ocenić swoje sukcesy i dokonania w jednym z kluczowych obszarów życia. Aby osiągnąć równowagę albo satysfakcję, System Agile Results proponuje parę narzędzi: m.in. timeboxing, sprinty usprawnień i radar wyników, o których napiszę ciut dalej.

4. Radar wyników. Inaczej koło życia. Pozwala natychmiast zorientować się, zobaczyć, co chcemy osiągnąć i gdzie chcemy zainwestować nasz czas i wysiłek. Zakładane wyniki powinny kierować naszymi działaniami.

5. Silny tydzień i granice. W ciągu tygodnia więcej czasu poświęcamy sprawom, które nas wzmacniają i jak najmniej tym, co osłabiają. Tym drugim nie można oddawać więcej niż 20% dnia.
Ponadto, najtrudniejsze, najbardziej pozbawiające sił zadania należy planować na początek tygodnia. Nie należy mylić spraw, które nas osłabiają z wyzwaniami, które nas wzmacniają :)

6. Wyznaczenie granic dnia. Decydujemy, ile czasu poświęcimy temu czy innemu zadaniu. Poczucie tego, że jest to stała wartość o niezmiennych granicach, pozwala należycie rozstawić priorytety i zarządzać czasem pracy.
Na początek można podzielić dzień na kilka dużych odcinków: zarządzanie, czas pracy, czas na refleksję, czas na komunikację.

7. Podział zadań. Zadania dzielimy na 4 grupy:

a). Do wykonania natychmiast. Natychmiast wykonujemy to, co jest dla nas najważniejsze lub to, co w razie wykonania za jakiś czas pochłonie więcej czasu i wysiłku;
b). Na później.
c). Dodać do kalendarza. Dotyczy sytuacji, kiedy na wykonanie zadania potrzebny jest konkretny odcinek czasu.
d). Do oddelegowania, jeśli ma to wykonać ktoś inny.

8). Comiesięczny sprint usprawnień. Wybieramy jeden obszar, który chcemy usprawnić w ciągu miesiąca. Co miesiąc wybierajmy coś nowego, to po roku będą widoczne rezultaty w 12 obszarach. A jeśli dzielimy na mniej obszarów, powtarzamy jeden ze sprintów. Sens sprintu polega na tym, że po 30 dniach można otrzymać namacalne postępy.

9). Rozwój myślenia. Poprzysięgamy sobie stałą naukę i rozwój — taka decyzja musi być świadomym wyborem. Obiecujemy sobie, że jeśli zostaniemy znokautowani, znowu się podniesiemy. Postanowimy, że ani jednego ze swoich problemów nie uznamy za zbyt osobisty i do rozwiązania.

10). Listy spraw. Grupujemy sprawy w listy, na przykład wyniki dnia, wyniki tygodnia, sprawy na później, skrypty (listy często wykonywanych zadań w ramach określonego projektu).

11). Referencje. Nie wszystkie informacje wymagają działań z naszej strony. Mogą być cenne, ale nie wymagając działań, należy do kategorii „referencje”. Oddzielmy ją od zadań  i przechowujmy w postaci osobnych notatek i list.

12). Stała edukacja. Świat wokół nas się zmienia i my również się zmieniamy. Należy wyciągać z tego wnioski i wykorzystywać je do poprawiania swoich wyników.

Agile Results vs. GTD

  1. Działanie ma większy priorytet niż planowanie. Lepsze jest wrogiem dobrego. Zróbmy coś, nie popadając w przesadny perfekcjonizm. Później może się okazać, że to, co zrobiliśmy po prostu działa i nas, klienta, przełożonych satysfakcjonuje.
  2. Podejście jest ważniejsze od wyniku. Nie zawsze możemy panować nad wynikami swoich działań. Za to możemy zmienić swój stosunek i reakcję. Traktujmy je jako informacje zwrotne.
  3. Energia jest ważniejsza niż czas. Skupmy się na podtrzymaniu wysokiego poziomu energii. Jedna godzina pracy w takim trybie da więcej niż kilkugodzinne ślęczenie. Poza takimi elementami jak prawidłowe odżywianie, porządny sen i ćwiczenia fizyczne, kluczem do osiągnięcia wysokiego poziomu energii jest kultywowanie swoich pasji i życie według swoich zasad.
  4. Koncentracja jest ważniejsza od ilości. Wykonanie jak największej liczby zadań (zamiast wykonania pierwszorzędnych) to nie najlepszy cel. Koncentracja potęguje nasze siły.
  5. Myślenie rozwoju bije myślenie przeznaczenia. Myślenie w kategoriach rozwoju oznacza zdolność do nauki i wyciągania wniosków. Myślenie w kategoriach fatalizmu oznacza, że coś zastanego nie można już zmienić. Myślenie rozwoju pomaga uniknąć zjawiska, znanego jako wrodzona bezradność. A poza tym daje nam elastyczność, co zapewnia dobre wyniki.
  6. Otrzymany wynik jest ważniejszy od wykonanych zadań. Odznaczone checkboxy są okej, ale mogą nie przekładać się na wyniki. Skupiamy się na ważnym, a drobiazgi się dograją.
  7. Życie w rytm wyników. Stosowanie Agile Results tworzy łańcuch znaczących osiągnięć we wszystkich obszarach życia. Zaczynamy odczuwać większą kontrolę nad swoim życiem.
  8. Tworzenie wartości. Wartości mają większy priorytet niż wykonanie zadania. Zamiast prostego skreślania punktów z listy zadań, trzeba więcej myśleć o tworzeniu wartości. Deliberując nad tym, jaką wartość mają wykonywane sprawy, popychamy się do myślenia o najważniejszych kwestiach.

Książka Getting Results the Agile Way rozwija ten wpis. Jest dostępna na Amazonie (jako książka i wersja na Kindle). Można z nią również zapoznać się online na stronie GettingResults.

Co myślicie o Agile Results? Ktoś stosuje bądź chcę zacząć stosować?

  • Z większością się zgadzam i sam od dawna stosuje taki model, nie wiedząc nawet, że ktoś to opisał :) to chyba naturalna modyfikacja GTD