7 wskazówek, które uczynią z Ciebie eksperta w programie Excel

0
614
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter
7 wskazówek, które uczynią z Ciebie eksperta w programie Excel

7 wskazówek, które uczynią z Ciebie eksperta w programie Excel

Programy komputerowe arkuszy kalkulacyjnych, takich jak na przykład Excel, są doskonałym narzędziem do organizowania, przechowywania oraz przetwarzania danych. Oto wskazówki, które będą pomocne przy wprowadzaniu danych do arkusza kalkulacyjnego.

1. Kontroluj wskaźnik komórki podczas wprowadzania danych

Program Excel automatycznie przesuwa wskaźnik komórki do następnej, po uprzednim wpisaniu danych we właściwą komórkę i naciśnięciu przycisku Enter. Jest to bardzo rozpraszające, zwłaszcza jeżeli chcesz umieścić dane w wierszu zamiast w kolumnie. Aby zmienić to ustawienie, należy użyć opcji programu Excel, które nazywa się oknem dialogowym.
• Wybierz: Plik-> Opcje programu Excel-> Zaawansowane-> Opcje Edycji.
• Włącz pole wyboru „Po wciśnięciu Enter, przesuń zaznaczenie” i odpowiadające mu pole poniżej. Czynność ta kontroluje działanie wskaźnika komórki podczas procesu wprowadzania danych.
• Wskazówka: W przypadku wyłączenia pola wyboru, kierunek wskaźnika może być kontrolowany poprzez użycie klawiszy strzałek. Przykładowo, jeżeli podczas wprowadzania danych w wierszu naciśniesz klawisz prawej strzałki zamiast klawisza Enter, przejdziesz płynnie do następnej komórki w tym samym wierszu.

2. Przechowuj dane w tabelach Excel

Arkusz kalkulacyjny Excel to nic innego jak siatka wierszy i kolumn. Podczas wprowadzania danych do programu Excel, zwykle nie używamy tabel danych. Jednakże tabele danych programu Excel są prostym i zarazem potężnym narzędziem w jednym. Pomagają one w łatwy sposób dodawać większą ilość wierszy i kolumn, nie martwiąc się o aktualizację formuły odwołania, opcje formatowania, ustawienia filtru, itp. Tabele danych zatroszczą się o wszystko.
W celu dodania tabel danych, zaznacz zakres komórek zawierających dane i kliknij przycisk Tabela znajdujący się w zakładce Wstawianie.

Oto kilka cennych wskazówek dla tabel danych:

• Tabele danych posiadają własne zestawy filtrów danych oraz opcje sortowania domyślnego. Jeżeli nie używamy tabel danych, Excel zezwala jedynie na użycie jednego zestawu filtrów na jeden arkusz kalkulacyjny. Jednak jeśli arkusz kalkulacyjny ma więcej niż jedną tabelę, to każda z tych tabel posiada swój własny zestaw filtrów oraz opcje sortowania.
• Formuły wewnątrz tabeli danych mogą używać nagłówków wraz z ich nazwami zamiast odwołań do poszczególnych komórek. Ponadto, podczas dodawania lub usuwania wierszy, nie musisz martwić się o aktualizowanie odwołań.
• Odwołanie strukturalne pozwala na wykonywanie obliczeń wewnątrz kolumn, co jest bardzo dużym ułatwieniem w pracy. Dodatkowo, Excel automatycznie wstawia daną formułę we wszystkie pozostałe komórki umieszczone w kolumnie.
• Tabele danych mogą być formatowane za pomocą jednego kliknięcia przycisku Narzędzia Tabeli.
• Dane, które się powtarzają, mogą zostać usunięte z Tabeli danych za pomocą kliknięcia przycisku Narzędzia Tabeli.
• Tabele danych mogą być modyfikowane w obrębie zaznaczonego pola za pomocą naciśnięcia przycisku Narzędzia Tabeli.
• Tabele danych mogą być eksportowane na strony aplikacji webowych za pomocą jednego kliknięcia przycisku Narzędzia Tabeli.
• Tabele danych mogą być podsumowane poprzez dodanie Wiersza Sumy za pomocą kliknięcia przycisku Narzędzia Tabeli.

3. Formularze wprowadzania danych

Jeżeli już tabele danych zostały utworzone w arkuszu, to formy danych w Excelu zapewniają możliwość wprowadzenia danych do tych tabel z wykorzystaniem okna dialogowego. W celu umieszczenia przycisku Formularza na Pasku Narzędzi Szybkiego Dostępu, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
• Kliknij przycisk Dostosuj Pasek Narzędzi Szybkiego Dostępu
• Wybierz z listy pozycję Więcej Poleceń
• Z listwy rozwijanej wybierz Wszystkie Polecenia.
• Znajdź zakładkę Formularze w liście Wszystkie Polecenia
• i kliknij przycisk Dodaj. Jeżeli następnie klikniesz OK, przycisk Formularza na Pasku Narzędzi Szybkiego dostępu powinien zostać dodany.
Aby uzyskać dostęp do Formularzy okna dialogowego, wybierz Zakres Danych w Tabeli w arkuszu kalkulacyjnym i kliknij przycisk Formularze na Pasku Narzędzi Szybkiego Dostępu.

Dostępne są następujące opcje okna dialogowego:

• Nowe: Dodaj nowy rekord do tabeli danych
• Usuń: Usuń wyświetlany rekord z Tabeli Danych
• Przywróć: Przywraca zmiany wprowadzone w Tabeli Danych
• Znajdź poprzedni/następny Wyszukuje rekordy określone w polu Kryteria
• Kryteria: Pobiera dane spełniające ustalone kryteria
• Zamknij: Zamyka okno dialogowe

4. Lista sprawdzania poprawności danych

Tworzenie listy rozwijanej i wymuszanie wprowadzania danych za pomocą listy, zapewnia utrzymanie zawsze spójnych danych w arkuszu. W celu utworzenia listy rozwijanej:
• Wprowadź listę elementów w szeregu.
• Zaznacz komórkę, która będzie zawierać listę rozwijaną
• Wybierz dane->Narzędzia danych->Sprawdzanie poprawności danych.
• W oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych, kliknij kartę Ustawienia tabeli.
• W zakładce Zezwalaj na listę rozwijaną, wybierz Lista.
• W polu źródłowym określ zakres danych, jaki ma zawierać.
• Upewnij się, czy opcja menu rozwijane w komórce jest zaznaczona i kliknij przycisk OK.
Wskazówka: Jeśli lista rozwijana jest stosunkowo krótka, możesz wprowadzać wartości bezpośrednio w polu źródłowym, oddzielając je przecinkami.

5. Funkcja Autokorekty dla skróconego wprowadzania danych

Domyślna funkcja Autokorekty wykonuje wiele użytecznych i potrzebnych czynności, takich jak rozpoczynanie zdań z dużej litery lub też korygowanie błędów wynikających z przypadkowego naciśnięcia klawisza Caps Lock. Dodatkowo, Autokorekta może być dostosowywana w celu tworzenia najczęściej używanych skrótów, wyrazów i fraz. Przykładowo, używam skrótu „artspoż” dla Artykuły Spożywcze i „subs” dla Subskrypcja i tak dalej. Dzięki funkcji autokorekty skrót jest zamieniany na całe wyrażenie.
Aby dotrzeć do opcji Autokorekty, kliknij na Pliki->Opcje programu Excel->Korekta->Opcje Autokorekty.
Alternatywą dla tego ustawienia jest użycie kombinacji klawiszy skrótu: ALT + T + A.

Wskazówki i sztuczki dotyczące funkcji Autokorekty:

• W celu dodania skrótu Autokorekta, wpisz tekst skrótu w polu Zamień oraz wpisz tekst, jaki będzie rozwijany w polu Z, a następnie kliknij Dodaj.
• W celu usunięcia skrótu Autokorekty, odszukaj ten skrót na liście Autokorekty i kliknij Usuń.
• W celu pominięcia Autokorekty, wciśnij CTRL+Z podczas wprowadzania informacji do komórki.
• W celu współdzielenia informacji zawartych w Autokorekcie z twoimi znajomymi lub z innymi komputerami, znajdź plik *.acl na dysku twardym i skopiuj go do odpowiedniej lokalizacji znajdującej się na innym komputerze.
• Program Excel za pomocą Autokorekty, samodzielnie konwertuje adresy e-mail lub wpisy na stronach URL do hiperłącza. Aby anulować pojedyncze, automatyczne hiperłącze, kliknij Cofnij (lub wciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Z), po uprzednim wprowadzeniu tekstu. Hiperłącze zniknie, ale tekst, który uprzednio wprowadziłeś pozostanie bez zmian. Aby całkowicie wyłączyć tę funkcję, przejdź do Opcje Autokorekty->kliknij na zakładkę: Auto-Format wpisywania->Wyłącz pole wyboru: „Internet i ścieżki dostępu dla hiperłączy”

6. Autouzupełnianie programu Excel jako automatyzacja wprowadzania danych

Funkcja Autouzupełnianie programu Excel ułatwia wprowadzanie tego samego tekstu w wielu komórkach jednocześnie. Wpisz kilka pierwszych liter tekstu, jaki ma być wprowadzony do komórki, a Excel automatycznie uzupełni za ciebie pozostałą jego część w oparciu o inne wpisy, jakie znajdują się już w danej kolumnie. Funkcja ta pomaga nie tylko zaoszczędzić czas poświęcany na żmudne wpisywanie, ale również zachować spójność we wprowadzonych danych.
Wskazówki i sztuczki dotyczące funkcji Autouzupełniania:
• Funkcja Autouzupełniania działa jedynie wobec sąsiadujących ze sobą kolumn komórek, dlatego też staraj się nie zostawiać pustych wierszy pomiędzy kolumnami,aby potencjał tej funkcji mógł być w pełni wykorzystany.
• Autouzupełnianie powoduje automatyczną zamianę wielkości liter.
• Jeżeli kolumna zawiera więcej niż jeden wpis, który pasuje do kilku pierwszych jej znaków, to funkcja Autouzupełniania nie zadziała dopóki wprowadzany wpis nie będzie pasował do przynajmniej jednego z nich.
• W celu Autouzupełniania danych, możesz zrobi to za pomocą myszy poprzez kliknięcie prawym przyciskiem właściwą komórkę i wybranie opcji „Wybierz z listy rozwijanej”.
• Ta sama funkcja możliwa jest za pomocą wciśnięcia skrótu klawiaturowego: SHIFT + F10.

7. Zamiana tekstu na mowę

Program Excel posiada bardzo przydatną funkcję zamiany tekstu na mowę, która po kliknięciu na daną komórkę, samodzielnie odczytuje jej zawartość. Ponadto, jeżeli zaznaczysz określony zasięg komórek, funkcja ta ponownie odczyta wszystkie zaznaczone dane.
Aby włączyć tę funkcję na Pasku Narzędzi Szybkiego Dostępu:
• Kliknij przycisk Dostosuj Pasek Narzędzi Szybkiego Dostępu
• Wybierz z listy pozycję Więcej Poleceń
• Z listwy rozwijanej wybierz Wszystkie Polecenia.
• Zaznacz wszystkie komórki do odczytania, a następnie dodaj je do Paska Narzędzi Szybkiego Dostępu poprzez kliknięcie na Dodaj.

Aby odczytać zawartość zaznaczonych komórek, wybierz zakres komórek i kliknij przycisk Czytaj Komórki. Możesz zmienić orientację odczytywania, klikając na przyciski „Kolumnami” lub „Wierszami”. Jeżeli chcesz, aby Excel odczytywał zawartość po każdym wpisie do komórki, kliknij na „Czytaj po naciśnięciu klawisza Enter”.

Jeżeli pominęliśmy inne, ulubione sztuczki na wprowadzanie danych, to z przyjemnością dowiemy się o tym z waszych komentarzy.

Zdjęcie:Shinichi Haramizu/Flickr

Zobacz również:
17 fajnych gier, w które możesz zagrać w Microsoft Excelu
Prosty menedżer zadań z poziomu Excela
43 darmowe filmy szkoleniowe nt. Microsoft Windows 7, Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010
Business Intelligence dla Twojej firmy – serwis webowy Bime
Aplikacje mojej żony – raport specjalny (Android)