Uporządkuj zadania z serwisem Remember the Milk

Nawet w świecie nowoczesnego oprogramowania śledzenie postępów pracy, odhaczanie kolejnych zadań z list czy pamiętanie o projektach i terminach wcale nie jest proste. W biurze zapewne używasz jakiegoś oprogramowania do zarządzania realizacją zadań — takiego jak Microsoft Outlook — a w domu posługujesz się czymś innym, na przykład tablicą suchościeralną na lodówce.

Granica między biurem a życiem stopniowo się jednak zaciera. Coraz częściej pracujemy na różnych komputerach, a w trasie — na urządzeniach przenośnych. Mamy zadania związane z pracą, szkołą, rodziną, domem i pobocznymi zleceniami. Coraz częściej przydałaby się nam możliwość łączenia różnych list i umieszczania ich w jednym, łatwo dostępnym miejscu.

Istnieje bardzo wiele wszechstronnych, darmowych rozwiązań służących do zarządzania zadaniami i czasem, lecz jednym z najstabilniejszych i najbardziej dojrzałych jest serwis internetowy o nazwie Remember the Milk.

Ponieważ Remember the Milk jest usługą internetową, możesz dzięki niej z łatwością połączyć zadania osobiste, firmowe i rodzinne. Przyjrzyjmy się kilku podstawowym funkcjom tego serwisu, by potem móc przejść do bardziej wyrafinowanych możliwości.

Uporządkuj zadania z serwisem Remember the Milk (Task management RTM)

(Flickr/vindictiveimmunity; CC BY 2.0)

Uwaga. Jeśli jesteś przyzwyczajony do przechowywania informacji w tradycyjnych aplikacjach na komputery osobiste, takich jak Microsoft Outlook, to uzależnienie się od usługi internetowej, takiej jak Remember the Milk, wydaje się karkołomnym pomysłem. Jednak dynamicznie rozwijające się aplikacje stopniowo migrują z komputerów osobistych do internetu, gdyż zapewnia to większą łatwość dostępu i możliwość adaptacji.
Dzięki aplikacji sieciowej, takiej jak Remember the Milk, możesz uzyskać dostęp do potrzebnych informacji za pośrednictwem dowolnego komputera podłączonego do internetu i wyposażonego w przeglądarkę.

Serwis Remember the Milk jest dostępny także w wersji dla urządzeń przenośnych oraz w postaci rozszerzeń do istniejących aplikacji, co ułatwia posługiwanie się nim na przykład w podróży, i zapewnia wygodną integrację z programami, których obecnie używasz (takimi jak Outlook). Na końcu tej sztuczki, w sekcji „Zalecane aplikacje i rozszerzenia” znajdziesz garść innych, godnych uwagi rozwiązań tego typu.

Zarządzanie zadaniami

Po założeniu darmowego konta w serwisie Remember the Milk (w skrócie będziemy nazywali go „RTM”) i zalogowaniu się na ekranie pojawi się podgląd zadań z podziałem na kategorie. Domyślny podział kategorii wygląda następująco: Skrzynka odbiorcza, Osobiste, Nauka, Praca oraz Wysłane. Ponadto RTM automatycznie utworzy dla nowego użytkownika jedno zadanie o nazwie Wypróbuj Remember the Milk, które znajdzie się na liście Osobiste. Aby utworzyć nowe zadanie na liście Osobiste, kliknij w polu tekstowym Nowe zadanie (lub naciśnij klawisz T) i wprowadź opis zadania, jak na rysunku:

Kliknij w polu Nowe zadanie, aby dodać nowe zadanie na początku do bieżącej listy
Kliknij w polu Nowe zadanie, aby dodać nowe zadanie na początku do bieżącej listy

Naciśnij klawisz Enter, aby zapisać utworzone zadanie na liście.

Po utworzeniu zadania kliknij je, by wyświetlić jego szczegółowy opis w ramce po prawej stronie, gdzie można też edytować powiązane z nim opcje, takie jak termin, powtarzalność, czas trwania, lokalizacja, ewentualne adresy internetowe itd.

Po kliknięciu pozycji Notatki możesz wprowadzić dowolne dodatkowe informacje dotyczące zadania (w przypadku telefonu do salonu fryzjerskiego na przykład imię fryzjera, do którego chciałbyś się umówić).

Proste zadanie, takie jak umówienie się na strzyżenie, raczej nie obfituje w wiele dodatkowych informacji, lecz bardziej złożone sprawy bądź takie zadania, które będziesz współdzielił z innymi ludźmi, mogącymi potrzebować dodatkowych wskazówek, są dobrymi kandydatami na dopisywanie notatek i adresów URL.

Po kliknięciu łącza Przegląd, znajdującego się w górnej części serwisu RTM, na ekranie pojawi się podgląd zadań w podziale na trzy zakładki: do wykonania na dziś, na jutro oraz zaległe.

Tworzenie hierarchii zadań

Istnieje możliwość nadawania zadaniom różnych priorytetów, dzięki czemu te najważniejsze będą się pojawiały na samej górze listy i zostaną oznaczone określonym kolorem. W celu zmiany priorytetu zadania zaznacz je i naciśnij klawisz 1, 2 lub 3. Aby usunąć przyznany wcześniej priorytet, naciśnij klawisz 4.

Kończenie zadań

Po samodzielnym dodaniu nowego zadania wraz ze wszystkimi szczegółami zadanie Wypróbuj Remember the Milk można oficjalnie uznać za zamknięte. Aby je rzeczywiście zamknąć, zaznacz pole opcji znajdujące się po jego lewej stronie, usuń ewentualne zaznaczenia z wszystkich innych zadań i kliknij przycisk Zakończ. Zadanie zniknie z listy, lecz nie zostanie usunięte bez śladu: ukończone zadania z dowolnej listy można w każdej chwili wyświetlić. Aby to zrobić, kliknij łącze 1 ukończone w zakładce Lista panelu po prawej stronie okna serwisu — na liście pojawi się wówczas zamknięte przed chwilą zadanie Wypróbuj Remember the Milk.

Zarządzanie listami i znacznikami

W trakcie tworzenia kolejnych zadań w serwisie RTM może się okazać, że nie korzystasz ze szczegółowych list, które zostały utworzone na początku (Osobiste, Nauka, Praca). Jeśli nie studiujesz, to lista Nauka raczej rzeczywiście nie będzie Ci potrzebna. W takim przypadku możesz po prostu ją usunąć, jak również inne listy, które nie pasują do Twojego stylu życia. Aby usunąć listę, kliknij łącze Ustawienia w prawej górnej części okna serwisu RTM, a następnie kliknij zakładkę Listy. Teraz możesz wybrać dowolną listę do usunięcia lub zarchiwizowania, możesz też ustawić jedną z nich jako domyślną. W celu utworzenia nowej listy kliknij łącze Dodaj listę. Rodzaj list tworzonych w serwisie RTM powinien być całkowicie podporządkowany Twojemu stylowi życia, pracy i bieżącym projektom. Rysunek ilustruje kilka zmian, których dokonałem w strukturze list RTM: pewne zarchiwizowałem (ich nazwy są wyróżnione kursywą), usunąłem listę Nauka, dodałem listę Strona WWW oraz Majsterkowanie:

Kliknij łącze Dodaj listę, aby utworzyć nową listę, bądź zaznacz jedną z istniejących, a następnie wybierz dowolną operację z rozwijanego menu znajdującego się powyżej
Kliknij łącze Dodaj listę, aby utworzyć nową listę, bądź zaznacz jedną z istniejących, a następnie wybierz dowolną operację z rozwijanego menu znajdującego się powyżej

Uwaga. Listy Skrzynka odbiorcza oraz Wysłane są oznaczone ikonami kłódek. Są to bowiem listy permanentne, które pełnią ściśle określoną funkcję, podobną do tradycyjnych e-maili. Lista Skrzynka odbiorcza zawiera zadania, które wysłałeś do serwisu RTM za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź dodałeś ręcznie, bez sprecyzowania listy, a także te, które przekazali Ci inni użytkownicy serwisu RTM. Z kolei lista Wysłane zawiera Twoje zadania przekazane innym, na przykład współpracownikom lub domownikom.

Oprócz stosowania podziału zadań na kategorie (wyświetlane w zakładkach) możesz wprowadzić dodatkowe podziały za pomocą słów kluczowych, czyli tzw. tagów. Wybierz dowolne zadanie z listy na ekranie Zadania i kliknij pozycję Tagi w panelu po prawej stronie, aby opatrzyć to zadanie dowolnymi słowami kluczowymi. Na przykład dla listy Majsterkowanie mogą to być hasła poświęcone różnym rodzajom czynności, jak na rysunku:

Oznacz zadania słowami kluczowymi, aby podzielić listy zadań na bardzo szczegółowe kategorie

Po oznaczeniu zadań będziesz mógł na przykład błyskawicznie wyświetlić listy zadań związanych z majsterkowaniem oraz konkretną czynnością — stolarką, domowymi remontami itp.

Ostrzeżenie. Rozbudowane aplikacje do zarządzania zadaniami, takie jak RTM, oferują tak wiele możliwości sortowania i klasyfikowania informacji, że nietrudno popaść w przesadę i strawić mnóstwo czasu na samym zarządzaniu nimi.

Pamiętaj: celem takich narzędzi jest ułatwienie realizacji zadań, a nie zdobycie mistrzostwa w tworzeniu idealnych list. Używaj tylko takich znaczników, pól i list, które naprawdę ułatwią Ci pracę, a nie będą służyły wyłącznie zaspokojeniu wewnętrznej potrzeby stworzenia doskonałego, wyszukanego systemu kategorii.

Konfigurowanie powiadomień o zadaniach

Serwis Remember the Milk może przypominać o bieżących zadaniach za pośrednictwem jednego z dostępnych kanałów komunikacji (e-maili, SMS-ów lub komunikatorów). Jeśli na przykład zamierzasz dotrzeć na pocztę przed godziną 17:00, aby odebrać przesyłkę, to RTM może wysłać Ci SMS na podany numer telefonu komórkowego przykładowo o godzinie 16:00, by o tym przypomnieć.

Żeby skonfigurować powiadomienia o zadaniach w RTM, kliknij łącze Ustawienia, znajdujące się w prawej górnej części dowolnej strony serwisu, a potem kliknij zakładkę Przypomnienia. W niej możesz określić, na jak długo przed rozpoczęciem danego zadania i za pośrednictwem jakiego kanału informacyjnego chciałbyś otrzymać przypomnienie na jego temat:

Określ, jak i kiedy chciałbyś otrzymywać przypomnienia o nadchodzących zadaniach zapisanych w serwisie RTM
Określ, jak i kiedy chciałbyś otrzymywać przypomnienia o nadchodzących zadaniach zapisanych w serwisie RTM

Serwis RTM obsługuje kilka popularnych sieci komunikatorów, za których pośrednictwem może przysyłać powiadomienia, w tym AIM, Google Talk, ICQ, Yahoo! Messenger, MSN Messenger, Jabber oraz Skype. Aby otrzymywać powiadomienia SMS-em na telefon komórkowy, wybierz swojego operatora z listy (jeśli jest dostępny) i wprowadź numer telefonu.

Uwaga. Zadbaj o to, by serwis RTM „wiedział”, w jakiej strefie czasowej mieszkasz, gdyż tylko w ten sposób będziesz miał pewność, że przypomnienia dojdą wtedy, kiedy się ich będziesz spodziewał. Kliknij zakładkę Ogólne na stronie Ustawienia i sprawdź, czy podana w niej strefa czasowa jest właściwa.

Przeszukiwanie zadań

Zadania można błyskawicznie przeszukać przy użyciu pola wyszukiwarki serwisu RTM, znajdującego się w prawym górnym rogu dowolnej strony serwisu. (Dla wygody możesz użyć skrótu Ctrl+Shift+/, który powoduje umieszczenie kursora wprowadzania tekstu w tym polu, co pozwala uniknąć sięgania po mysz).

Domyślnie wyszukiwanie w serwisie RTM obejmuje wyłącznie główny zestaw niezamkniętych zadań, z pominięciem dodanych do nich notatek. Przy wyszukiwaniu nie są też brane pod uwagę zadania zakończone lub zarchiwizowane. Aby rozszerzyć zakres wyszukiwania (lub zawęzić go do określonych dat lub list), kliknij łącze Pokaż opcje wyszukiwania, dzięki czemu wyświetli się kilka dodatkowych pól, umożliwiających sprecyzowanie puli danych, która zostanie wzięta pod uwagę:

Korzystając z tego formularza, możesz ograniczyć liczbę zwracanych wyników poprzez zdefiniowanie dodatkowych kryteriów, które serwis RTM uwzględni w trakcie przeszukiwania list z zadaniami
Korzystając z tego formularza, możesz ograniczyć liczbę zwracanych wyników poprzez zdefiniowanie dodatkowych kryteriów, które serwis RTM uwzględni w trakcie przeszukiwania list z zadaniami

Aby zamknąć panel z omawianymi kryteriami, kliknij łącze Ukryj opcje wyszukiwania.

Zaawansowane operatory wyszukiwania

Pole wyszukiwarki w serwisie RTM obsługuje zaawansowane operatory i wyrażenia, ułatwiające uzyskanie oczekiwanych rezultatów. Na przykład w celu wyszukania zadania zawierającego słowo odpisz na liście Osobiste, należy użyć operatora list: i wprowadzić w polu wyszukiwania zapytanie list:osobiste odpisz. A oto garść innych przydatnych operatorów wyszukiwania:

priority: — umożliwia określenie priorytetu wyszukiwanych zadań. Na przykład priority:1 powoduje wyszukanie zadań o najwyższym priorytecie, zaś priority:none wyszuka wszystkie zadania bez przydzielonego priorytetu.
dueWithin: oraz due: — umożliwiają określenie zakresu dat lub daty realizacji zadania. Przykładowo dueWithin:”3 dni” powoduje wyszukanie zadań, które należy wykonać w ciągu najbliższych trzech dni. (Wyrażenia składające się z kilku słów, takie jak „3 dni”, należy ująć w cudzysłów, aby przypisać je w całości do operatora dueWithin:). Podobnie due: „15 wrze” spowoduje wyszukanie wszystkich zadań, które należy wykonać do 15 września, zaś due:never — wszystkich zadań bez określonej daty realizacji.
timeEstimate: — pozwala uwzględnić czasochłonność zadania. Na przykład sformułowanie timeEstimate: „1 godz” powoduje wyświetlenie zadań, których realizacja powinna zająć godzinę, natomiast timeEstimate: „< 1 godz” zwraca wszystkie zadania, których czas wykonania nie przekracza godziny.

Wskazówka. Na stronie http://rememberthemilk.com/help/answers/search/advanced.rtm możesz się zapoznać z kompletną listą zaawansowanych operatorów wyszukiwania.

Zapisywanie kryteriów wyszukiwania w postaci „sprytnych list”

Jeśli często posługujesz się określonymi kryteriami wyszukiwania, to możesz je zapisać w postaci tzw. „sprytnych list”, które ułatwiają późniejszy dostęp do potrzebnych wyników (innymi słowy, nie musisz ręcznie wpisywać kryteriów wyszukiwania za każdym razem, gdy będziesz ich potrzebował).

Na przykład w celu zapisania listy najkrótszych zadań — takich, których ukończenie wymaga 20 minut lub mniej — wprowadź odpowiednie parametry wyszukiwania: timeEstimate: „< 20 min” w polu wyszukiwarki RTM. Następnie kliknij zakładkę Sprytna Lista w panelu po prawej stronie, aby zapisać wyniki wyszukiwania w postaci sprytnej listy. Przy okazji powinieneś nadać jej jakąś nazwę — ja nazwałem zestawienie zadań zajmujących najwyżej 20 minut po prostu „krótkimi zadaniami”. Od tej chwili sprytna lista o nazwie krótkie zadania pojawi się wśród innych, zwykłych list i będzie zawierała wszystkie zadania, które da się ukończyć w 20 minut lub krócej.

Więcej sugestii i wskazówek dotyczących tworzenia sprytnych list (na przykład zawierających zadania bez terminu ukończenia lub ze słowem e-mail w nazwie) znajdziesz pod adresem: http://rememberthemilk.com/help/answers/smartlists/whatare.rtm .

Jeszcze więcej sposobów na korzystanie z serwisu RTM

To nie wszystkie ciekawe funkcje, jakie ma do zaoferowania serwis Remember the Milk…

Plan tygodnia

Ci użytkownicy serwisu, którzy przyzwyczaili się do tradycyjnych, papierowych list zadań, mogą wydrukować tygodniowy podgląd zadań pod adresem: http://rememberthemilk.com/printplanner/nazwa.użytkownika (oczywiście frazę nazwa.użytkownika w adresie URL należy zastąpić nazwą Twojego konta w serwisie RTM).
Plan tygodnia jest też dostępny z poziomu strony głównej serwisu RTM, która nosi nazwę Przegląd — aby go wyświetlić, należy kliknąć łącze Plan Tygodnia.

Na stronie z planem tygodnia znajdziesz zestawienie zadań na najbliższy tydzień wraz z informacjami oraz dużymi, kwadratowymi polami, w których możesz tradycyjnie odhaczyć wykonane zadanie długopisem.

W analogiczny sposób możesz wydrukować dowolną listę w serwisie RTM. Aby to zrobić, należy użyć łącza Drukuj znajdującego się w panelu Lista, po prawej stronie okna serwisu.

Dodawanie zadań przez e-mail

Ci użytkownicy serwisu RTM, którzy mają nieustanny dostęp do poczty elektronicznej (na przykład za pośrednictwem telefonu komórkowego), mogą łatwo tworzyć nowe zadania poprzez e-maile.

Kliknij łącze Ustawienia, wyświetl zakładkę Informacje, a następnie skopiuj specjalny, prywatny adres e-mail Twojej skrzynki odbiorczej w serwisie RTM, który został Ci automatycznie przydzielony. Dzięki tej skrzynce możesz bardzo wygodnie wysyłać nowe zadania wprost na listę:

  • Utwórz nową wiadomość i umieść skopiowany adres w polu Do:.
  • Wpisz nazwę zadania w temacie wiadomości.
  • Treść wiadomości pozostaw pustą.
  • Po wysłaniu listu zadanie automatycznie pojawi się w skrzynce odbiorczej serwisu RTM.

Dzięki specjalnym zasadom formatowania wiadomości zaawansowani użytkownicy poczty elektronicznej mogą tworzyć nowe zadania z uwzględnieniem priorytetów, znaczników oraz notatek. (Więcej informacji o zaawansowanych regułach tworzenia wiadomości e-mail na potrzeby serwisu RTM znajdziesz pod adresem: http://rememberthemilk.com/help/answers/sending/emailinbox.rtm).

Skróty klawiaturowe

Nawigowanie w obrębie serwisu RTM przy użyciu myszki i klawiatury na przemian szybko może się okazać męczące. Aby przyspieszyć pracę i usprawnić obsługę serwisu, zapoznaj się z kilkoma przydatnymi skrótami klawiaturowymi, umożliwiającymi dostęp do wszystkich jego funkcji, bez konieczności korzystania z myszy.
Dla wygody warto wydrukować zestawienie skrótów klawiaturowych RTM, dostępne pod adresem: http://rememberthemilk.com/help/answers/basics/keyboard.rtm.

Podgląd zadań RTM w kalendarzu osobistym lub na własnej stronie internetowej

Aby wyświetlić bieżące zadania, nie trzeba odwiedzać strony RTM. Jeśli chcesz, możesz wyświetlić je w serwisie iCal lub w Kalendarzu Google, dodać do osobistej strony iGoogle bądź Netvibes. Szczegółowe wskazówki dotyczące modułów iGoogle oraz Netvibes, a także kanałów informacyjnych, umożliwiających synchronizację zadań z iCal lub Kalendarzem Google, znajdziesz w dziale Pomoc serwisu RTM.

Zalecane aplikacje i rozszerzenia serwisu RTM

Z im większej liczby miejsc będziesz mógł przeglądać i edytować listy RTM, tym bardziej będą one przydatne, zwłaszcza że możliwości serwisu RTM wcale nie ograniczają się do przeglądarki internetowej. Oto kilka dobrych rozszerzeń oraz aplikacji, umożliwiających integrację usług RTM z różnymi urządzeniami oraz usługami:

Rozszerzenie MilkSync dla programu Outlook: umożliwia zsynchronizowanie zadań między serwisem RTM a programem Microsoft Outlook;
RTM dla systemu iOS: służy do przenoszenia zadań RTM do urządzeń iPhone, iPod touch oraz iPad;
RTM dla systemu Android: umożliwia korzystanie z usług RTM w telefonach oraz tabletach z systemem Android;
RTM dla Gmail: umożliwia integrację zadań RTM z kontem Gmail. Usługę RTM dla Gmail można zainstalować w postaci darmowego rozszerzenia dla przeglądarek Chrome lub Firefox bądź jako tzw. gadżet Gmail — odwiedź stronę;

Uwaga. Za wyjątkiem usługi RTM dla Gmail pozostałe oficjalne aplikacje oraz rozszerzenia RTM wymagają wykupienia konta RTM Pro, w cenie 25 USD rocznie (http://www.rememberthemilk.com/upgrade).

Konto Pro daje dostęp do aplikacji dla urządzeń przenośnych, rozszerzenia programu Outlook oraz ewentualnych przyszłych funkcji i rozszerzeń serwisu RTM.
Pełną listę aplikacji i usług serwisu RTM znajdziesz pod adresem: http://www.rememberthemilk.com/services.

Powyższy fragment pochodzi z książki „Lifehacker. Jak żyć i pracować z głową”, która ukaże się nakładem naszych przyjaciół z Wydawnictwa Helion (w realizacji 26 kwietnia 2012 r.).

Print Friendly
  • http://www.nitka.pl/ Szymon Nitka

    Czy Lifehacking jest hobbystycznym, niekomercyjnym serwisem, że używa zdjęcia z adnotacją „Some rights reserved. This work is licensed under a Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 License.”?

    http://moutzouris.deviantart.com/gallery/#/d1fnpl3

    • Anonim

      Wolimy udostępniać dobre treści na licencji Creaative Commons.

      I tak – dzielenie się dobrymi lifehackami jest naszym hobby :)

      • http://www.nitka.pl/ Szymon Nitka

        Ale ja nie piszę o tym co wolicie, a czego nie. Korzystacie z pracy której autor zastrzegł wykorzystywanie jej wyłącznie w celu niekomercyjnym (dla ułatwienia – chodzi o fragment, uwaga: Noncommercial – to jest przeciwieństwo Commercial).

        W dobrym guście byłoby po prostu przyznać się do błędu i wolę autora uszanować.

        • Anonim

          Teraz jasne.

          Panie Szymonie, najwyraźniej jest Pan autorem, więc gwoli wyjaśnienia  – na dzień dzisiejszy LH nie jest projektem komercyjnym. Zawsze zwracamy uwagę na licencje.

          Jeżeli uznaje Pan to wyjaśnienie za niewystarczające, usuniemy grafikę, ponieważ szkoda czasu na czasochłonne dyskusje.
          Serdeczne pozdrowienia!