20 trików, które z każdego zrobią mistrza Excela

0
2323
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter
20 trików, które z każdego zrobią mistrza Excela

Pracując nad Excelem 2010, Microsoft przygotował dla nas więcej niespodzianek niż przy którejkolwiek z poprzednich wersji. By poradzić sobie z ogromnymi ilościami danych, nie powinniśmy bagatelizować roli Excela w codziennej pracy. Nie sposób jednak opisać wszystkie sztuczki przydatne zarówno początkującym, jak i zaawansowanym użytkownikom.

Oto 20 tajemnic Excela, które mogą być dla ciebie nowością. Należy pamiętać, że porady opierają się na wersji Microsoft Excel 2010.

1. Jedno kliknięcie, by wszystkie zaznaczyć

Prawdopodobnie masz świadomość, że kombinacja przycisków Ctrl + A skutkuje zaznaczeniem całości arkusza, jednak mało kto wie, że kliknięcie trójkąta w rogu tabeli, również natychmiast zaznaczy wszystkie dane na arkuszu.

A przytrzymanie Ctrl (lub Cmd w Mac OS X) i kliknięciem lewym przycisk myszy kilku arkuszy umożliwia masową edycję danych w kilku arkuszy naraz.

2. Szybka nawigacja (Ctrl + klawisz strzałki)

Użycie kombinacji Ctrl + klawisz strzałki pozwala na przeniesienie się do danej granicy arkusza. Kombinacja Ctrl + strzałka w dół użyta w komórce zawierającej dane poskutkuje przeniesieniem do najniższej komórki wypełnionej danymi.

3. Transpozycja danych z wiersza do kolumny

Ta opcja pozwala na transpozycję danych, na przykład gdy chcesz uzyskać większą przejrzystość. Wiedząc, jak użyć funkcji „Transpozycja”, nie musisz już przepisywać wszystkich danych. W tym celu skopiuj obszar, na którym chcesz dokonać transpozycji, a następnie ustaw kursor na innym, pustym obszarze. Kliknij Narzędzia główne-> Wklej-> Transpozycja. Pamiętaj, że funkcja uaktywni się dopiero po skopiowaniu danych.

4. Całkowite ukrycie danych przy użyciu Excela

Prawie każdy użytkownik Excela wie, jak ukryć dane, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję „Ukryj”, jednak jest ona łatwo zauważalna tylko przy niedużej ilości danych. By ukryć dane całkowicie, najlepiej użyć funkcji „Formatowanie komórek”. Wybierz żądany obszar i kliknij Narzędzie główne-> Czcionka (co otworzy „Formatowanie komórek”)-> Liczby-> Niestandardowe-> wpisz ;;; -> kliknij OK. Wszystkie wartości w danym obszarze będą niewidoczne, a pokazywać się będą tylko na pasku obok przycisku „Wstaw funkcję”.

5. Wpisywanie tekstu z użyciem znaku „&”

Gdy nauczysz się korzystania ze znaku „&”, zbędne okażą się skomplikowane formuły. Tym samym można z łatwością ułożyć dowolny tekst. Na zrzucie ekranu widać cztery kolumny z różną zawartością, ale co, gdybym chciała połączyć je i otrzymać jedną wartość w jednej komórce? Pierwszym krokiem będzie zlokalizowanie komórki, w której ma widnieć wynik docelowy, i użycie formuły z „&”, tak jak na zrzucie ekranu. Naciśnij klawisz Enter: cała zawartość komórek A2, B2, C2 i D2 połączy się jako LizaUSA25@ w komórce F2.

6. Otwieranie kilku plików Excela na raz

Istnieje łatwy sposób, by otworzyć szereg plików jednym kliknięciem zamiast pojedynczo. Wybierz pliki, które chcesz otworzyć, a następnie naciśnij klawisz Enter na klawiaturze. Dzięki temu uruchomi się program Excel oraz wszystkie zaznaczone przez nas pliki.

7. Przełączanie się między plikami Excela

Przy kilku otwartych arkuszach konieczność przełączania się między różnymi plikami może być uciążliwa, bo pracowanie na niewłaściwym może zawalić cały projekt. Za pomocą klawiszy Ctrl + Tab można swobodnie przełączać się między plikami Excela. Funkcja ta ma zastosowanie między innymi również w przeglądarce Firefox i służy do przełączania się między kartami.

8. Tworzenie nowych skrótów

Ogólnie rzecz biorąc, w menu na górze dostępne są trzy skróty: „Zapisz”, „Cofnij” i „Wykonaj ponownie”. Jednak w razie konieczności utworzenia innych skrótów, takich jak kopiuj czy wytnij, ustawia się je następująco poprzez sekwencję wyborów z menu:
Plik-> Opcje-> Pasek narzędzi Szybki dostęp-> przenieś „Wytnij” i „Kopiuj” z lewej do prawej kolumny-> zapisz. W menu na górze widnieją teraz dwa dodatkowe skróty dzięki którym ułatwimy sobie pracę.

9. Wypełnianie komórki ukośną linią

Podczas tworzenia, dajmy na to, listy adresowej osób z klasy, przydatna może być ukośna linia wewnątrz pierwszej komórki, która rozdzielałaby atrybuty wierszy i kolumn. Jak ją narysować? Każdy wie, że opcja Narzędzia główne-> Czcionka-> Obramowanie pozwala na zmienianie obramowania komórki, a także dodawanie kolorów. Jednak kliknięcie innych opcji obramowań pozwoli na dodanie na przykład właśnie linii ukośnej. Kliknij na nią i zapisz – możesz skorzystać z niej od razu.

10. Dodawanie dwóch lub więcej wierszy lub kolumn

Możliwe, że wiesz, jak dodać jeden wiersz lub kolumnę, ale powtarzanie tej czynności x razy, by dodać większą ich liczbę, jest czasochłonne. Najłatwiej zaznaczyć x wierszy lub kolumn (2 lub więcej), by dodać x wierszy lub kolumn na górze bądź z lewej strony. Kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczone wiersze lub kolumny i z menu wybierz opcję „Wstaw”. Nowe komórki wstawione będą powyżej uprzednio zaznaczonego wiersza lub na lewo od zaznaczonej kolumny.

11. Szybkie przenoszenie i kopiowanie danych w komórkach

By przenieść jedną kolumnę danych arkusza, najszybciej będzie zaznaczyć ją i ustawić kursor na obramowaniu (gdy przyjmie kształt krzyżyka ze strzałkami)przytrzymać przycisk myszy i zwyczajnie przesunąć ruchem myszki. A jak skopiować takie dane? Przed przesunięciem wystarczy wcisnąć klawisz Ctrl, a nowa kolumna będzie zawierać wszystkie zaznaczone dane.

12. Szybkie usuwanie pustych komórek

Z różnych powodów, niektóre domyślne dane będą puste. Jeżeli w celu zachowania dokładności, zwłaszcza przy obliczaniu średniej, trzeba je usunąć, najszybciej jest je odfiltrować i usunąć jednym kliknięciem.

Zaznacz kolumnę, którą chcesz przefiltrować, kliknij Dane-> Filtruj, następnie w menu, które się ukaże, odznacz opcję „Zaznacz wszystko”, a wybierz ostatnią, „Puste”. Pokażą się wszystkie puste komórki. Wróć do Narzędzi głównych i kliknij „Usuń”. Jest to najlepszy sposób na szybkie usuwanie pustych komórek w Excelu.

13. Wyszukiwanie niedokładne z dziką kartą Excela

Wiesz już być może, jak kombinacją klawiszy Ctrl + F włączyć opcję szybkiego wyszukiwania, ale arkusze Excela pozwalają na wykorzystanie dwóch dzikich kart – pytajnika i asterysku – które aktywują wyszukiwanie niedokładne. Używa się ich, gdy nie ma pewności co do wyników wyszukiwania. Znak zapytania zastępuje jeden znak, a asterysk jeden lub więcej. Co zrobić, gdy wyszukać trzeba właśnie pytajnik albo asterysk? Wystarczy przed owymi znakami dodać tyldę (~).

14. Generowanie wartości unikatowych w kolumnie przy użyciu Excela

Znasz już najistotniejszą funkcję opcji „Filtruj”, ale niewiele osób korzysta z filtrowania zaawansowanego Excela, wykorzystywanego do filtrowania wartości unikatowej z danych w kolumnie. Zaznacz kolumnę, a następnie wybierz Dane-> Zaawansowane. Pojawi się wyskakujące okienko. Jak pokazano na zrzucie ekranu, kliknij „Kopiuj w inne miejsce”, co powinno łączyć się z drugim polem zaznaczonym czerwonym prostokątem. Następnie określ lokalizację docelową poprzez wpisanie wartości lub klikając przycisk wyboru obszaru. W tym przypadku z kolumny C można wygenerować unikatowy wiek, który pojawi się w kolumnie E. Należy pamiętać o zaznaczeniu „Tylko unikatowe rekordy”, a następnie kliknąć OK. Unikatowa wartość w kolumnie E może różnić się od pierwotnych danych w kolumnie C, dlatego zaleca się kopiowanie w inne miejsce.

15. Ograniczanie wprowadzanych danych (funkcja „Poprawność danych”)

By wprowadzane dane były poprawne, czasami konieczne jest ograniczenie i dodanie pewnych pomocnych uwag. Można to przedstawić na przykładzie tabeli gdzie: wiek powinien być podany przy użyciu liczb całkowitych, a osoby uczestniczące w ankiecie powinny mieć co najmniej 18, a co najwyżej 60 lat. W celu zapobieżenia wprowadzaniu wieku spoza tego przedziału, kliknij Dane-> Poprawność danych-> Ustawienia, wprowadź ograniczenie, a następnie przełącz na zakładkę „Komunikat wejściowy” i wpisz monit, na przykład: „Proszę podać swój wiek przy użyciu liczby całkowitej od 18 do 60”. Dzięki temu, po najechaniu kursorem na ten obszar pojawi się rzeczony monit, a w przypadku wprowadzenia niepoprawnej wartości – ostrzeżenie.

16. Zmiana wielkości liter

Przedstawiając wszystkie sztuczki zawarte w tym artykule, starałam się unikać skomplikowanych formuł. Istnieje jednak kilka łatwych w użyciu, na przykład LITERY.WIELKIE, LITERY.MAŁE i Z.WIELKIEJ.LITERY, dzięki którym można przekształcać tekst dla różnych celów. LITERY.WIELKIE konwertuje ciąg tekstowy na wielkie litery, LITERY.MAŁE przekształca wszystkie litery w ciągu tekstowym na małe litery, a Z.WIELKIEJ.LITERY zamienia pierwszą literę każdego słowa ciągu na wielką.

17. Wpisywanie wartości rozpoczynających się cyfrą 0

Gdy wprowadzana wartość zaczyna się liczbą 0, Excel automatycznie je kasuje. Nie ma potrzeby resetować „Formatowania komórek”. Wystarczy dodać znak „” (apostrof; na klawiaturze obok klawisza Enter) przed pierwszym zerem.

18. Przyspieszenie wprowadzania skomplikowanych sformułowań dzięki funkcji Autokorekty

Jeśli tę samą wartość trzeba powtarzać, a wpisuje się ją trudno, najlepiej jest użyć funkcji Autokorekty, która zastąpi wpisywany tekst poprawnym. Moje imię i nazwisko to Mikołaj Gołębiewski, co można zastąpić literami MG. Tym samym za każdym razem, gdy wpiszę „MG”, autokorekta poprawi mnie na „Mikołaj Gołębiewski”. Kliknij Plik-> Opcje-> Sprawdzanie-> Opcje Autokorekty i wypełnij pola „Zamień” (Replace) i „Na” (With).

19. Uzyskiwanie większej ilości informacji jednym kliknięciem w arkuszu programu Excel

Większość użytkowników wie, jak sprawdzić stan danych w dolnej części arkusza programu Excel, takich jak średnia i suma wartości. Jednak czy wiesz, że przesuwając kursor na dolną belkę i klikając prawym przyciskiem myszy, można zmieniać opcje wyświetlanych informacji?

20. Zmienianie nazwy arkusza za pomocą dwukrotnego kliknięcia

Zmieniać nazwę arkuszu można na kilka sposobów, a większość użytkowników decyduje się na kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wybranie opcji „Zmień nazwę”, co jest czasochłonne. Najłatwiej jest kliknąć dwa razy i od razu wpisać nową wartość.

Znasz inne sztuczki lub przydatne funkcje, które mogą ułatwić naszą pracę podczas Excela – podziel się w komentarzu!

Zdjęcie: Chris Meller/Flickr

 

Zobacz również:
Łatwe kopiowanie struktury folderów dzięki 47 folders
Poradnik: Jak zrobić niewidzialny folder i ukryć przed domownikami niektóre pliki
Produktywne korzystanie z Microsoft Office oraz Eksploratora Windows dzięki KeyRocket
Dodajemy SkyDrive i Google Drive do menu kontekstowego w Windowsie
Twój nowy pulpit w stylu Windows 8