13 prostych sposobów na ułatwienie pracy

0
869
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter
13 prostych sposobów na ułatwienie pracy

„Wykonuj trudne zadania, gdy są wciąż łatwe i podejmuj wielkie wyzwania, gdy są wciąż małe. Podróż tysiąca mil zawsze rozpoczyna jeden krok – Laozi

Jedną z najlepszych decyzji, jaką można podjąć, kiedy decydujemy się by ułatwić sobie życie, jest uproszczenie naszej pracy.

Za pomocą kilku prostych zasad można wyeliminować większość rutynowych i nudnych zadań administracyjnych.

Wykluczając zbędne rzeczy można skupić się na tworzeniu oraz tym co naprawdę kochamy.

Nie każdy jest zdolny do tak radykalnych kroków w kwestii uproszczeń, ale jeśli ma się jakąkolwiek kontrolę nad przebiegiem własnej pracy, można wprowadzić kilka drobnych zmian, które ułatwią ją w wielkim stopniu.

Jeśli brakuje ci kontroli albo wahasz się, myśląc – nie dam rady tego zrobić – zacznij od zadania  sobie pytania – dlaczego? Czy jesteś w stanie to zmienić, jeśli nie od razu to chociaż na dłuższą metę?

Nie musisz wprowadzać wszystkich zasad – wybierz i wypróbuj jedną. Później przetestuj kolejną i sprawdź czy działa. Eksperymentuj, aby wybrać najlepszą dla siebie.

I ciesz się łatwością pracy.

Zaczynaj wcześnie rano. Jedną z moich ulubionych sztuczek było przychodzenie do pracy jak najwcześniej – jako że było cicho, mogłem w spokoju zrobić naprawdę dużo, nie rozpraszając się telefonami, paplaniną i spotkaniami innych. W czasie kiedy reszta dopiero zaczynała, ja miałem już odhaczone dwa lub trzy ważne zadania.

Ogranicz liczbę godzin.  Może wydawać się to paradoksalnym, gdyż większość osób pracuje dłużej, myśląc, że zwiększy to ich produktywność i będą w stanie więcej zrobić. Tak naprawdę, marnują oni tylko długie godziny na wykonanie zadania. Zamiast tego, ustaw limit swoich godzin – przyjmijmy 6 lub 7 godzin dziennie – i postaraj się wykonać najważniejsze zadania w tym czasie. Wiedząc, że pracujesz dzisiaj tylko 6 godzin, na pewno skupisz się na zrobieniu najistotniejszych rzeczy i nie zmarnujesz tyle czasu. Limity wymuszają większą efektywność.

Zrób listę. Stwórz długą listę zadań do wykonania, a następnie wypisz z niej 1-3 rzeczy, które naprawdę chcesz zrobić tego dnia. Wybierz tak, aby na koniec dnia odczuwać dumę z wykonania tych kilku zadań. Zaczynaj od najważniejszych rzeczy przed sprawdzaniem poczty czy przeglądaniem Internetu.

Zapanuj nad rzeczami, które Cię rozpraszają. Co najczęściej Cię rozprasza? Czy są to rzeczy, takie jak: poczta, czytanie blogów, Twitter lub inne portale społecznościowe? Ustal dla nich limit, najlepiej pod koniec dnia – powiedzmy pomiędzy 3 a 4 po południu. Nie rozpraszaj się nimi wcześniej. Poprzez połączenie takich czynności i zajmowanie się nimi w określonym czasie, nie odciągasz się od pracy, ale też całkowicie z nich nie rezygnujesz. Kolejnym sposobem jest  zajmowanie się nimi  przez ostatnie 10 minut każdej godziny – pod warunkiem, że jest to tylko 10 minut!

Pisz krótsze maile. Jeżeli pisanie wiadomości zajmuje Ci dużo czasu, po prostu ograniczaj się do 3-4 zdań w mailu, a na pewno na tym skorzystasz. Po pierwsze, zaoszczędzisz mnóstwo czasu na pisaniu i odpisywaniu na maile. Po drugie, w odpowiedzi również będziesz otrzymywać krótsze wiadomości, co skróci czas ich czytania.

Ogranicz spotkania. Im mniej, tym lepiej. Część kierowników firmy Google organizuje 5 minutowe spotkania – każdy uczestnik takiego spotkania musi być przygotowany i mówić zwięźle. Jeżeli możesz opuścić spotkanie i zdobyć notatki lub komunikować się w inny sposób, zaoszczędzisz kilka godzin w tygodniu.

Automatyzacja. Im mniej rutynowych i monotonnych zadań masz do wykonania, tym więcej czasu pozostaje Ci na tworzenie i ważną pracę. Wykorzystuj proces automatyzacji, kiedy to tylko możliwe; korzystaj z dokumentów elektronicznych, uwzględnij wszystkie informacje na stronie internetowej (żeby wyeliminować maile i telefony z pytaniami), używaj systemów, które automatycznie dokonują płatności lub wysyłki produktów, itd.

Wyeliminuj papierkową robotę. Dawniej zmagałem się z masą papierkowej roboty i już wtedy wiedziałem, że to strata czasu. Gdyby firmy i organizacje stosowały programy elektronicznie uzupełniające dokumenty, zaoszczędziłyby sporo papieru i czasu na ich kopiowaniu, wypełnianiu i powielaniu. Gdy tylko możesz, zamieniaj papier na plik. Będzie to długoterminowe posunięcie.

Uprzątnij swoje biurko. Potrzebujesz na to zaledwie kilka minut. Sprzątnij wszystko, co masz na biurku. Połóż z powrotem tylko najważniejsze rzeczy. Reszta powinna zostać: uzupełniona, przekazana odpowiedniej osobie, zostawiona na stałe w szufladzie lub wyrzucona do śmieci. Zrób to szybko i wracaj do pracy.

Oderwij się. Jeśli możesz wyjść z biura, spróbuj poszukać jakiegoś cichego miejsca, gdzie możesz się skupić na ważnych zadaniach. Znajdź miejsce, w którym możesz pracować, wyłącz Internet i zajmij się pracą, a następnie włącz go z powrotem, tylko po to żeby wysłać materiały na serwer lub odpowiedniej osobie. Praca z domu to również dobre rozwiązanie w tym przypadku. Im częściej możesz pracować z domu(może to być raz na tydzień, godzina dziennie lub pół dnia), tym lepiej.

Odetchnij. Co 15-20 minut, wstań od biurka i zrób sobie przerwę, żeby odetchnąć. Możesz po prostu przejść się po biurze, zamienić z kimś dwa zdania, a najlepiej – wyjść na zewnątrz i zaczerpnąć świeżego powietrza. Przespaceruj się, by wspomóc krążenie, rozluźnij napięte mięśnie wykonując masaż. Zrób kilka pompek, jeśli chcesz być w lepszej formie. Po powrocie do rozpoczętego zadania przypomnij sobie nad czym chcesz teraz pracować, nie rozpraszaj swojej uwagi innymi zajęciami.

Ćwicz koncentrację. Co godzinę lub dwie skup całą swoją uwagę na zadaniu. Zajmie Ci to tylko chwilę. Możesz na przykład zacząć od zamknięcia przeglądarki i innych aplikacji lub odejść na chwilę od komputera, żeby odświeżyć umysł i polepszyć krążenie krwi. Następnie wróć do Listy Najważniejszych Zadań i zastanów się, które z nich musisz teraz zrobić. Pracuj najdłużej jak tylko możesz nad danym zadaniem, zanim znów sprawdzisz pocztę lub włączysz Internet. Powtarzaj swój rytuał kilka razy w ciągu dnia, żeby zmobilizować się do pracy. Równie pomocnym jest wykonanie kilku głębokich oddechów, by skupić się na teraźniejszości. Więcej sposobów na skupienie.

Zaplanuj dłuższe okresy twórcze. Nie każdy jest w stanie to zrobić, jeśli jednak masz możliwość, zaplanuj okres 3-4 godzin na tworzenie lub wykonanie ważnych zadań. Pamiętaj, ten czas jest tylko dla ciebie, nie organizuj wtedy żadnych spotkań lub innych zajęć. Bądź stanowczy i nie rozpraszaj się pozostałymi rzeczami. Wykonuj w tym czasie pracę, którą kochasz. Rób przerwy, jeśli to konieczne. Czerp radość z kreatywności.

Czy któraś z tych zasad wydaje się wam szczególnie ważna? Co najbardziej pomaga wam w zorganizowaniu swojej pracy? Piszcie w komentarzach!

Zdjęcie:Anssi Koskinen/Flickr

Zobacz również:
Pracować lepiej – w świecie samych pilnych zleceń
27 Zdrowych Nawyków Szczęścia
5 wskazówek, jak mieć więcej czasu
5 rzeczy, które musisz wiedzieć aby odnaleźć pracę marzeń
Jak dostałem pracę, nie mając wystarczających kwalifikacji