12 rzeczy, które produktywni ludzie robią inaczej

4
956
12 rzeczy, które produktywni ludzie robią inaczej

„Wchłaniaj to, co przydatne, odrzucaj to, co zbędne” – Bruce Lee.

Bycie osobą produktywną nie jest wrodzonym talentem, lecz po prostu kwestią organizacji swojego życia w taki sposób, by doprowadzać sprawy do końca.

A więc, co cechuje osoby wysoce produktywne? Jakie przyzwyczajenia i strategie sprawiają, że są zdecydowanie wydajniejsze od innych? I co można zrobić, by zwiększyć własną produktywność?

Wypróbuj na początek poniższe kilka pomysłów.

12 rzeczy, które produktywni ludzie robią inaczej

1. Stwórz i analizuj swoją listę rzeczy, których NIE NALEŻY ROBIĆ. Może to wydawać się zabawne, jednak jest to niezwykle przydatne narzędzie do śledzenia swoich nieproduktywnych nawyków, jak np. ciągłe sprawdzanie aktualizacji statusów na Facebooku i Twitterze, przeglądanie losowych stron w Internecie itd.

Utwórz taką listę i trzymaj ją na miejscu roboczym tak, by zawsze była przed Twoimi oczami.

2. Uporządkuj swoją przestrzeń roboczą i zrób porządek z danymi. Wysoce produktywni ludzie stosują specjalne systemy, dzięki którym łatwo mogą znaleźć informacje, których potrzebują.
Gdy jesteś niezorganizowany, tracisz fokus szukając numeru telefonu, adresu mailowego czy pliku. Co gorsza, jeżeli okaże się, że je zgubiłeś, tracisz dodatkowy czas na ich odnalezienie – na to właśnie traci się najwięcej czasu. Dlatego tak ważne jest uporządkowanie swojej przestrzeni życiowej oraz miejsca do pracy. Przeczytaj →David Allen – „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”.

3. Bezwzględnie wyeliminuj wszystko, co Cię rozprasza gdy pracujesz. Wyeliminowanie wszelkich rozpraszaczy na czas wykonywania pracy jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi, pomagających doprowadzać sprawy do końca. Dlatego zamknij drzwi, wystaw tabliczkę „Nie przeszkadzać”, wyłącz telefon, zamknij klienta poczty i, jeżeli to możliwe, odłącz kabel internetowy.
Nie możesz być ciągle w ukryciu, ale możesz być dwukrotnie wydajniejszy niż teraz. Zrób wszystko, co Twoim zdaniem pomoże stworzyć spokojną przestrzeń, wolną od rozpraszaczy i całkowicie skupić się na pracy.

4. Wyznacz i osiągaj swoje cele S.M.A.R.T. Cel musi odnosić się do konkretnego działania, być mierzalny, osiągalny, istotny dla Ciebie i, wreszcie, zrealizowany w odpowiednim przedziale czasu. Przeczytaj →Masz wrażenie, że cel jest nieosiągalny? Planuj S.M.A.R.T.!

5. Rozkładaj cele na realistyczne zadania o wysokiej intensywności. Zajmij się swoim głównym celem i dziel go na coraz mniejsze kawałki do momentu, aż zobaczysz przed sobą listę realistycznych zadań, które można wykonać w kilka godzin lub mniej. Następnie pracuj nad kolejnym niedokończonym zadaniem, które jest obecnie bardzo ważne dla Ciebie. Jeżeli na przykład chcesz zmienić swoją pracę, możesz podzielić ten cel na kilka mniejszych, jak np. jakieś dodatkowe kursy, podszlifowanie umiejętności pracy zespołowej, uzyskanie dodatkowego certyfikatu, zaktualizowanie swojego CV. Każdy z tych celow składa się z pomniejszych. Ciekawostką jest to, że to od tych małych rutynowych zadań zależą wielkie osiągnięcia.

Zobaczmy, jak to wygląda na przykładzie aktualizacji swojego CV. Jeżeli szukasz pracy w Polsce lub innym kraju UE, lepiej jest utworzyć swoje CV używając szablonu Europass, który jest standardem. W UE standardem jest Europass. Zobacz, →jak zaprezentować swoje kwalifikacje w sposób jasny i zrozumiały w całej Europie.

Aktualizując CV zobaczysz przy okazji, jakie są Twoje mocne strony i nad czym trzeba jeszcze popracować.

6. Pracuj wtedy, gdy czujesz się rześki i zaczynaj od spraw priorytetowych. Wysoce produktywni ludzie przyznają, że godzina godzinie nierówna, dlateg uwzględniają to podczas planowania swojego dnia. U większości z nas mózg działa na najwyższych obrotach w godzinach porannych, gdy jesteśmy dobrze wypoczęci.
Oczywistym jest, że szkoda marnować ten produktywny przedział czasu na takie zadania jak np. sprawdzanie maili. Lepiej jest w 100% wykorzystywać tę szczytową aktywność mózgu na zadania, ktore przybliżą nas do wyznaczonych celow.

7. Skupiaj się na byciu produktywnym, nie zaś byciu zajętym. Nie tylko doprowadzaj sprawy do końca – doprowadzaj właściwe sprawy do końca. Rezultaty są zawsze ważniejsze od czasu, który poświęcamy, by je osiągnąć. Zatrzymaj się i zadaj sobie pytanie, czy to, co robisz, jest warte wysiłku. Czy ta aktywność prowadzi Cię kierunku Twoich celów?
Nie daj się zaangażować w różne dziwne zadania, które wydają się pilne, do momentu, gdy będą również ważne. Przeczytaj →Tim Ferriss – „4-godzinny tydzień pracy”.

8. Skup niepodzielną uwagę na jednej rzeczy. Zapomnij o wielozadaniowości i zacznij wykonywać ważne zadania prawidłowo. Wykonywanie pojedynczych zadań pomaga w lepszym skupieniu się na konkretnym zadaniu i prawidłowym jego wykonaniu. Bo przecież alternatywą jest wykonywanie kilku zadań i nie doprowadzenie żadnego z nich do końca. Szybkie przeskakiwanie z zadania na zadanie sprawia, że mózg pracuje mniej wydajnie.
Badania pokazują, że zmiana zadań więcej niż 10 razy w ciągu 8-godzinnego dnia pracy obniża IQ człowieka przeciętnie o 10-15 punktów.

Pamiętacie, co powiedział Merlin Mann o multitaskingu? Multitasking jest jak prowadzenie samochodu albo cunnilingus – większości z nas wydaje się, że jesteśmy w tym dobrzy. Do czasu, aż zapytamy o to kogoś z otoczenia. Zobacz, →dlaczego wielozadaniowość zabija produktywność i jak skupiać się na jednym zadaniu

9. Pracuj po 90 minut. W wywiadzie dla The Globe and Mail, Tony Schwarz, autor „The Way We’re Working Isn’t Working” (pobierz darmowy fragment z Amazona), opisuje pracę w blokach 90-minutowych.

Schwartz mówi, że nasze ciało działa w odstępach 90-minutowych. Jest to rytm ultradobowy, wyznaczający okres skrajnego pobudzenia oraz znużenia. Jeżeli pracujesz ponad 90 minut, całe Twoje ciało mówi: Zrób przerwę! Potrzebuję restartu!

10. Odpowiadaj na maile, wiadomości głosowe, smsy o określonej godzinie. Jest to związane bezpośrednio z ideą wykonywania pojedynczych zadań oraz koncepcją unikania rozpraszaczy.
Wyznacz w ciągu dnia 2-3 pory na zajęcie się odebranymi wiadomościami oraz sztywne maksymalne przedziały czasowe. Poza wyjątkowymi przypadkami, bądź bezwględny w przestrzeganiu tej zasady.

11. Zainwestuj trochę czasu, by zyskać masę czasu. Jak można spędzić trochę czasu teraz, by zyskać mnóstwo czasu w przyszłości? Pomyśl o zadaniach, które wykonywałeś w ciągu tygodnia. Czy istnieje bardziej efektywny sposób? Może jakiś lifehack, czyli droga na skróty? Czy da się to zadanie zautomatyzować lub delegować innej osobie?
Jeżeli wykonanie określonego zadania wymaga 20 minut, być może warto poświęcić 2 godziny na znalezienie bardziej efektywnego sposobu. Jeżeli uda Ci się to zrobić i skrócić w ten sposób czas wykonywania zadania z 20 minut do 15 lub mniej, gra jest warta świeczki. Przykładowo możesz użyć technologii, by zautomatyzować pewne czynności (utworzyć filtry w swoim kliencie poczty lub przejść na bankowość elektroniczną). Innym rozwiązaniem może być nauczenie innej osoby pomagania Tobie oraz delegowanie jej części swoich zadań.

Im więcej automatyzujesz oraz delegujesz, tym więcej możesz zrobić, wkładając tyle samo wysiłku.

12. Zmniejsz liczbę przedsięwzięć, w które jesteś zaangażowany. Innymi słowy, mów nie gdy powinieneś. Zobowiązanie do bycia produktywnym, nie zawsze jest największym wyzwaniem. Może im być właśnie zmniejszenie projektów, nad którymi pracujesz.

Nawet gdy posiadasz wiedzę oraz łatwo przełączasz się na produktywny tryb pracy, możesz dojść do punktu, w którym bycie produktywnym na zbyt wielu frontach naraz powoduje spowolnienie wszystkich zadań, brak postępów, a nawet lekkie pewien regres.

[12 Things Highly Productive People Do Differently]