100 wskazówek związanych z GTD

0
4 656 views
LIFEHACKER - sprawdzanie pisowniWidzisz błąd? Zaznacz go i naciśnij CTRL+Enter

4 minuty

Kilkukrotnie już wspominaliśmy książkę „Getting Things Done”, która jest jedną z najlepszych pozycji na rynku w dziedzinie zarządzania czasem. Jako fan usprawnień w swoim życiu opracowałem 100 porad GTD, które są pomocne w uporządkowaniu swojego dnia i uczynią cię ekspertem w tej dziedzinie.

Zdjęcie: Flickr/woodleywonderworks

  1. Przeczytaj „Getting Things Done
  2. Odwiedzaj fora z tym związane
  3. Używaj jednego konta email i powiąż z nim wszystkie swoje skrzynki
  4. Korzystaj z kalendarzy online takich, jak Gmail albo Yahoo
  5. Stwórz zakładkę na pocztę przychodzącą w twojej aktówce
  6. Używaj poczty głosowej jako narzędzia do przechowywania danych
  7. Stwórz uaktualnianą codziennie listę rzeczy do zrobienia
  8. Przestań notować na serwetkach i skrawkach papieru
  9. Zsynchronizuj swój kalendarz ze smartfonem
  10. Korzystaj z narzędzi online w celu sprawniejszego delegowania zadań
  11. Skonsoliduj wszystkie skrzynki do Yahoo. To tylko 20$ rocznie.
  12. Korzystaj z przypomnień mailowych i pozbądź się niezliczonej ilości folderów
  13. Stwórz jeden folder zastępujący te służące tylko małym, krótkoterminowym projektom
  14. Stwórz indeks dla swoich niezliczonych narzędzi i aplikacji
  15. Spróbuj przejść na metody cyfrowe
  16. Przechowuj w chmurze najczęściej używane aplikacje
  17. Opróżnij pocztę głosową podczas każdego sprawdzenia
  18. Opróżnij skrzynkę z smsami podczas każdego sprawdzenia
  19. Oddziel fazę planowania, organizowani, wykonywania i przeglądania i wykonuj je oddzielnie
  20. Upraszczaj wszystko
  21. Przechowuj skrzynkę mailową w telefonie
  22. Aby mieć pustą skrzynkę, planuj działania systemowo
  23. GTD nie zrobi za ciebie pracy, ty musisz ją zrobić
  24. Wstaw do kalendarza wszystkie swoje zobowiązania i ustaw im „przypominajki”
  25. Umieść rachunki jako wydarzenia rekurencyjne w swoim kalendarzu
  26. Upewnij się, że przygotowałeś wszystkie narzędzia usprawniające prace, zanim ją zaczniesz
  27. Jeżeli coś utknęło w twojej skrzynce, to znaczy, że nie ufasz swojemu planowaniu
  28. Nie przerabiaj maili ze smartfona, rób to tylko gdy jesteś przed komputerem i wtedy kasuj
  29. Sporządź listę rzeczy do zrobienia i wyeliminuj rozmyślanie nad nimi a skup się na działaniu
  30. Sporządzając kolejną listę, rozważ zastosowanie jednej ze wskazówek Davida Allena i później przemyśl, jak połączyć to w jeden spójny system
  31. Kiedy pobierasz coś na smartfona, pamiętaj, żeby mieć pod ręką jakieś użyteczne narzędzie do tego
  32. Jeżeli inni nie chcą korzystać z GTD, niech tego nie robią. Posłuż im za przykład.
  33. Stwórz system z którego będziesz mógł korzystać na całym świecie
  34. Tworząc listę, zapisuj najpierw czasownik. Np. Zadzwonić do Jana
  35. Na liście telefonów do wykonania zapisz numer i temat rozmowy
  36. Zapisuj projekty wykonane
  37. SD
  38. Używaj laptopa zamiast komputera stacjonarnego
  39. Kup przenośny skaner i wysyłaj faksy z komputera
  40. Zaopatrz się w metkownicę
  41. Używaj plastikowych zakładek w swojej aktówce
  42. Korzystaj z odmiennych kolorów zakładek dla projektów czy referencji
  43. Usuń albo schowaj najwięcej papierowych dokumentów, jak się da
  44. Kup smartfona z klawiaturą QWERTY
  45. Przerabiaj maile godzinę dziennie, aż skrzynka będzie pusta
  46. Dołącz do platformy GTD Connect albo podobnej
  47. Ustaw skrzynkę na wiadomości przychodzące na swoim biurku
  48. Zaopatrz się w podobną w domu
  49. Stwórz listę takich skrzynek i opisz, co się w nich znajduje
  50. Zawsze pytaj siebie, to masz teraz do zrobienia
  51. Rób podsumowanie tygodnia w niedzielny wieczór
  52. Nie rób niczego innego w trakcie podsumowania
  53. Jeżeli masz problemy z podsumowaniem wszystkiego za jednym razem, podziel podsumowanie na części i wykonuj je każdego dnia
  54. GTD jest jak gimnastyka albo zdrowe żywienie, to dobry nawyk
  55. Twórz dla siebie krótkie notatki
  56. Twórz w swoim kalendarzu wydarzenia bez konkretnej daty, jako źródło informacji
  57. Zniszcz kalendarz papierowy i stwórz cyfrowy
  58. Ustaw na swojej skrzynce folder dla rzeczy, które powinny być wykonane szybko
  59. Korzystaj z zasady dwóch minut
  60. Jeżeli masz więcej czasu, rozszerz tę zasadę do pięciu minut
  61. Przerabiaj swoją skrzynkę w ten sam sposób każdego dnia
  62. Jeżeli masz tonę rzeczy do zrobienia, posortuj je w taki sposób, żeby najpierw zrobić te pilne, a resztę zostawić na pozostałą część dnia
  63. Zaległości przekładaj do folderu, w którym masz rzeczy do zrobienia w drugiej części dnia
  64. Jeżeli nie ma różnicy pomiędzy twoimi listami kontekstowymi takimi jak Biuro czy Komputer, to możesz stworzyć jedną listę Do Zrobienia
  65. Dla rocznic czy urodzin, dodawaj w kalendarzu również rok
  66. Przypisz odpowiednie zadanie do każdego z dni tygodnia, np. Poniedziałek – telefony i przyłóż się do tej szczególnej aktywności
  67. Przypomnij sobie, jaka jest twoja myśl przewodnia. Następnie przerabiaj najpilniejsze rzeczy
  68. Kolejna lista zadań to po prostu kolejna skrzynka do opróżnienia
  69. Zastosuj zasadę 10 minut do oczyszczenia swojej listy kontekstowej
  70. Jeżeli nie udało ci się wykorzystać jakiejś okazji, nie katuj się tym tylko zacznij próbować od początku
  71. Mierz czas, jaki poświęcasz na dane zadanie i staraj się to przyspieszyć
  72. Jeżeli łatwo się rozpraszasz, rób tylko jedną rzecz na raz
  73. Wykonuj szybko mniejsze rzeczy i oczyszczaj swoją listę zadań
  74. Niezależnie od tego czy dodasz coś do swojej listy czy nie, i tak musisz to zrobić, dlatego lepiej zapisz to na liście
  75. Pracuj po 30 minut i rób przerwy (metoda Pomodoro)
  76. Usprawniaj swój GTD system tylko jedną rzeczą na raz
  77. Kontroluj swoje działania rozpoczynające projekt, pozwoli to uczynić listę projektów bardziej przejrzystą
  78. Jeżeli lista Twoich projektów będzie bardziej przejrzysta, to łatwiej skupisz się na stawianych sobie celach. Wszystko zależy od tego, jak rozpoczniesz projekt.
  79. Oddziel projekty współdzielone z innymi od listy twoich projektów
  80. Ustanów jeden system dla wszystkiego, co się da
  81. Zamiast osobnych folderów na rachunki, niepotrzebne dokumenty itp. stwórz foldery dla każdego miesiąca i segreguj chronologicznie wewnątrz nich
  82. Ustaw płatności online do swoich rachunków
  83. Stosuj alarmy dla przypomnienia o płatnościach
  84. Stwórz listy kontrolne dla wszystkich swoich zadań, żeby nie musieć ciągle zapamiętywać każdego procesu krok po kroku
  85. Zapisuj wszystko co przyjdzie ci do głowy i wysyłaj do siebie, jako notatkę
  86. Upewni się, że wszyscy, którzy z tobą pracują, korzystają z odpowiedniej skrzynki
  87. Stwórz w swoim telefonie listę najczęściej wybieranych numerów
  88. Twórz spójne system i stosuj się wszędzie, gdzie mogą zadziałać
  89. Zadbaj o swoje zbiory, potem o pocztę, a następnie o kalendarz, dopiero potem usprawniaj resztę
  90. Najpierw oczyść papierowe dokumenty ze śmieci, potem z plików referencyjnych, a następnie informacje związane z kalendarzem
  91. Kup niszczarkę
  92. Przepuść przez niszczarkę wszystko, co się do tego nadaje
  93. Zapisuj swoje listy w wersji cyfrowej, a jeżeli już korzystasz z papierowych, przypinaj je spinaczami
  94. Na listach papierowych podkreślaj najważniejsze rzeczy do zrobienia
  95. Kup książkę „Getting Things Done” innym
  96. Wybierz się na seminarium u Davida Allena
  97. Kup sobie płytę audio, żeby słuchać audiobooka z tą pozycją
  98. Przeczytaj inne książki z tej dziedziny
  99. Wybierz, co chciałbyś z tych książek wziąć dla siebie i zaznacz to
  100. Spróbuj stosować te wskazówki przez 30 dni