Kilkukrotnie już wspominaliśmy książkę „Getting Things Done”, która jest jedną z najlepszych pozycji na rynku w dziedzinie zarządzania czasem. Jako fan usprawnień w swoim życiu opracowałem 100 porad GTD, które są pomocne w uporządkowaniu swojego dnia i uczynią cię ekspertem w tej dziedzinie.
Zdjęcie: Flickr/woodleywonderworks
- Przeczytaj „”
- Odwiedzaj fora z tym związane
- Używaj jednego konta email i powiąż z nim wszystkie swoje skrzynki
- Korzystaj z kalendarzy online takich, jak Gmail albo Yahoo
- Stwórz zakładkę na pocztę przychodzącą w twojej aktówce
- Używaj poczty głosowej jako narzędzia do przechowywania danych
- Stwórz uaktualnianą codziennie listę rzeczy do zrobienia
- Przestań notować na serwetkach i skrawkach papieru
- Zsynchronizuj swój kalendarz ze smartfonem
- Korzystaj z narzędzi online w celu sprawniejszego delegowania zadań
- Skonsoliduj wszystkie skrzynki do Yahoo. To tylko 20$ rocznie.
- Korzystaj z przypomnień mailowych i pozbądź się niezliczonej ilości folderów
- Stwórz jeden folder zastępujący te służące tylko małym, krótkoterminowym projektom
- Stwórz indeks dla swoich niezliczonych narzędzi i aplikacji
- Spróbuj przejść na metody cyfrowe
- Przechowuj w chmurze najczęściej używane aplikacje
- Opróżnij pocztę głosową podczas każdego sprawdzenia
- Opróżnij skrzynkę z smsami podczas każdego sprawdzenia
- Oddziel fazę planowania, organizowani, wykonywania i przeglądania i wykonuj je oddzielnie
- Upraszczaj wszystko
- Przechowuj skrzynkę mailową w telefonie
- Aby mieć pustą skrzynkę, planuj działania systemowo
- GTD nie zrobi za ciebie pracy, ty musisz ją zrobić
- Wstaw do kalendarza wszystkie swoje zobowiązania i ustaw im „przypominajki”
- Umieść rachunki jako wydarzenia rekurencyjne w swoim kalendarzu
- Upewnij się, że przygotowałeś wszystkie narzędzia usprawniające prace, zanim ją zaczniesz
- Jeżeli coś utknęło w twojej skrzynce, to znaczy, że nie ufasz swojemu planowaniu
- Nie przerabiaj maili ze smartfona, rób to tylko gdy jesteś przed komputerem i wtedy kasuj
- Sporządź listę rzeczy do zrobienia i wyeliminuj rozmyślanie nad nimi a skup się na działaniu
- Sporządzając kolejną listę, rozważ zastosowanie jednej ze wskazówek Davida Allena i później przemyśl, jak połączyć to w jeden spójny system
- Kiedy pobierasz coś na smartfona, pamiętaj, żeby mieć pod ręką jakieś użyteczne narzędzie do tego
- Jeżeli inni nie chcą korzystać z GTD, niech tego nie robią. Posłuż im za przykład.
- Stwórz system z którego będziesz mógł korzystać na całym świecie
- Tworząc listę, zapisuj najpierw czasownik. Np. Zadzwonić do Jana
- Na liście telefonów do wykonania zapisz numer i temat rozmowy
- Zapisuj projekty wykonane
- SD
- Używaj laptopa zamiast komputera stacjonarnego
- Kup przenośny skaner i wysyłaj faksy z komputera
- Zaopatrz się w metkownicę
- Używaj plastikowych zakładek w swojej aktówce
- Korzystaj z odmiennych kolorów zakładek dla projektów czy referencji
- Usuń albo schowaj najwięcej papierowych dokumentów, jak się da
- Kup smartfona z klawiaturą QWERTY
- Przerabiaj maile godzinę dziennie, aż skrzynka będzie pusta
- Dołącz do platformy albo podobnej
- Ustaw skrzynkę na wiadomości przychodzące na swoim biurku
- Zaopatrz się w podobną w domu
- Stwórz listę takich skrzynek i opisz, co się w nich znajduje
- Zawsze pytaj siebie, to masz teraz do zrobienia
- Rób podsumowanie tygodnia w niedzielny wieczór
- Nie rób niczego innego w trakcie podsumowania
- Jeżeli masz problemy z podsumowaniem wszystkiego za jednym razem, podziel podsumowanie na części i wykonuj je każdego dnia
- GTD jest jak gimnastyka albo zdrowe żywienie, to dobry nawyk
- Twórz dla siebie krótkie notatki
- Twórz w swoim kalendarzu wydarzenia bez konkretnej daty, jako źródło informacji
- Zniszcz kalendarz papierowy i stwórz cyfrowy
- Ustaw na swojej skrzynce folder dla rzeczy, które powinny być wykonane szybko
- Korzystaj z zasady dwóch minut
- Jeżeli masz więcej czasu, rozszerz tę zasadę do pięciu minut
- Przerabiaj swoją skrzynkę w ten sam sposób każdego dnia
- Jeżeli masz tonę rzeczy do zrobienia, posortuj je w taki sposób, żeby najpierw zrobić te pilne, a resztę zostawić na pozostałą część dnia
- Zaległości przekładaj do folderu, w którym masz rzeczy do zrobienia w drugiej części dnia
- Jeżeli nie ma różnicy pomiędzy twoimi listami kontekstowymi takimi jak Biuro czy Komputer, to możesz stworzyć jedną listę Do Zrobienia
- Dla rocznic czy urodzin, dodawaj w kalendarzu również rok
- Przypisz odpowiednie zadanie do każdego z dni tygodnia, np. Poniedziałek – telefony i przyłóż się do tej szczególnej aktywności
- Przypomnij sobie, jaka jest twoja myśl przewodnia. Następnie przerabiaj najpilniejsze rzeczy
- Kolejna lista zadań to po prostu kolejna skrzynka do opróżnienia
- Zastosuj zasadę 10 minut do oczyszczenia swojej listy kontekstowej
- Jeżeli nie udało ci się wykorzystać jakiejś okazji, nie katuj się tym tylko zacznij próbować od początku
- Mierz czas, jaki poświęcasz na dane zadanie i staraj się to przyspieszyć
- Jeżeli łatwo się rozpraszasz, rób tylko jedną rzecz na raz
- Wykonuj szybko mniejsze rzeczy i oczyszczaj swoją listę zadań
- Niezależnie od tego czy dodasz coś do swojej listy czy nie, i tak musisz to zrobić, dlatego lepiej zapisz to na liście
- Pracuj po 30 minut i rób przerwy (metoda Pomodoro)
- Usprawniaj swój GTD system tylko jedną rzeczą na raz
- Kontroluj swoje działania rozpoczynające projekt, pozwoli to uczynić listę projektów bardziej przejrzystą
- Jeżeli lista Twoich projektów będzie bardziej przejrzysta, to łatwiej skupisz się na stawianych sobie celach. Wszystko zależy od tego, jak rozpoczniesz projekt.
- Oddziel projekty współdzielone z innymi od listy twoich projektów
- Ustanów jeden system dla wszystkiego, co się da
- Zamiast osobnych folderów na rachunki, niepotrzebne dokumenty itp. stwórz foldery dla każdego miesiąca i segreguj chronologicznie wewnątrz nich
- Ustaw płatności online do swoich rachunków
- Stosuj alarmy dla przypomnienia o płatnościach
- Stwórz listy kontrolne dla wszystkich swoich zadań, żeby nie musieć ciągle zapamiętywać każdego procesu krok po kroku
- Zapisuj wszystko co przyjdzie ci do głowy i wysyłaj do siebie, jako notatkę
- Upewni się, że wszyscy, którzy z tobą pracują, korzystają z odpowiedniej skrzynki
- Stwórz w swoim telefonie listę najczęściej wybieranych numerów
- Twórz spójne system i stosuj się wszędzie, gdzie mogą zadziałać
- Zadbaj o swoje zbiory, potem o pocztę, a następnie o kalendarz, dopiero potem usprawniaj resztę
- Najpierw oczyść papierowe dokumenty ze śmieci, potem z plików referencyjnych, a następnie informacje związane z kalendarzem
- Kup niszczarkę
- Przepuść przez niszczarkę wszystko, co się do tego nadaje
- Zapisuj swoje listy w wersji cyfrowej, a jeżeli już korzystasz z papierowych, przypinaj je spinaczami
- Na listach papierowych podkreślaj najważniejsze rzeczy do zrobienia
- Kup książkę „” innym
- Wybierz się na seminarium u Davida Allena
- Kup sobie płytę audio, żeby słuchać audiobooka z tą pozycją
- Przeczytaj inne książki z tej dziedziny
- Wybierz, co chciałbyś z tych książek wziąć dla siebie i zaznacz to
- Spróbuj stosować te wskazówki przez 30 dni
