10 najlepszych praktyk poprawiających komunikację w biznesie

0
3123
Moduł sprawdzania pisowni OrphusWidzisz błąd na stronie? Zaznacz i kliknij Ctrl+Enter

Poniedziałkowy wieczór, wszyscy już cieszą się weekendem. Ale na pustym parkingu, siedząc w samochodzie, B. wysyła jeszcze ostatniego maila z telefonu blackberry, jak gdyby nie wykonał swojej tygodniowej normy. Rzetelna komunikacja nie polega jednak tylko na dużej ilości maili. Większość porażek projektów bierze się z braku komunikacji, dlatego też chcę przedstawić Wam kilka najlepszych praktyk z tej dziedziny. Oto 10 najlepszych praktyk poprawiających komunikację w biznesie.

(Zdjęcie)

1. Przekazywanie informacji to nie komunikacja

Największym problem w komunikacji jest iluzja, że do niej doszło” — George Bernard Shaw.

Panuje powszechne – i błędne – przekonanie, że wysyłanie maili to już jest komunikacja. Mail zaś niekoniecznie zawsze służy do przekazania jakiejś konkretnej informacji. Jeśli chcesz rozpowszechnić jakąś ważną informację, zorganizuj spotkanie albo skorzystaj z telefonu. Jeśli musisz napisać maila, najpierw zastanów się, jaki cel chcesz osiągnąć i kto będzie jego odbiorcą, aby mieć pewność, że informacja zostanie przekazana w sposób klarowny i zrozumiały.

2. Efektywnie korzystaj z kanałów komunikacji

Maile, komunikatory i telefony komórkowe dają nam fantastyczne możliwości komunikacyjne, ale ponieważ żyjemy w swoich własnych małych światach, to ta komunikacja ulega kompletnej dezorganizacji” — Marylin vos Savant

Zorientuj się, jakimi kanałami komunikacji i materiałami dysponujesz. Korzystaj z nich w sposób efektywny, poprzez dobór właściwych kanałów do odbiorców. Jeśli ilość maili osiągnęła punkt krytyczny, sięgnij po telefon. Jeśli chcesz zarejestrować gdzieś rozmowę telefoniczną lub ustalenia dotyczące omawianego tematu, sporządź podsumowanie i roześlij je mailem (lub sporządź notatkę) do wszystkich zainteresowanych.

3. Człowiek zajęty nie jest usprawiedliwiony

„Kto nazbyt zajęty czynieniem dobra, nie ma czasu być dobry” — Rabindranath Tagore

Łatwo wpadam w tę pułapkę, odprawiając z kwitkiem tych, którzy przychodzą o coś zapytać, bo jestem zajęty czymś innym. Można bronić się przed dekoncentracją podczas pracy nad jakimś ważnym tematem, ale nie można unikać spotkań przez cały dzień. Fakt, że jesteś czymś zajęty, nie może być wymówką dla tego, żeby nie podejmować skutecznej komunikacji ze współpracownikami. Zawsze będziemy czymś zajęci. Zaplanuj czas przeznaczony na komunikację. Daj znać kolegom, kiedy będziesz mógł się z nimi spotkać.

4. Wszyscy naraz (lub wszyscy jednakowo informowani)

„Nic nie jest szybsze od plotki” — Horacy  

Dlaczego nie poinformowano mnie wcześniej? Dlaczego zostałem poinformowany w sposób nieoficjalny, na korytarzu, przez sekretarkę, podczas gdy taka informacja powinna pochodzić wprost od zarządu? Takie pytania wywołują w firmie frustrację. Jeśli w organizacji nie istnieje przejrzysta komunikacja pionowa, tworzy się atmosfera, w której plotki rozprzestrzeniają się bardzo szybko i mogą powstawać konflikty. Aby tego uniknąć, komunikacja powinna obejmować wszystkich zainteresowanych na wszystkich poziomach w tym samym czasie. 5. Dobry lider dzieli się złymi wiadomościami ze swoim zespołem.

5. Dobry lider przekazuje zespołowi złe wiadomości

Złe wiadomości to nie wino, z wiekiem nie stają się coraz lepsze” — Collin Powell

Zazwyczaj unikamy przekazywania złych wiadomości. Odkładamy komunikację na później. Jeśli nie podzielisz się złą wiadomością ze swoim zespołem, a oni zdobędą tę informację z innego źródła, to poczują się traktowani dzieci. Twój zespół powinien zawsze wiedzieć co się dzieje w projekcie, w ten sposób unikniesz frustracji i konfliktów.

6. Zrozumieć sposoby komunikowania się

„Aby komunikować się skutecznie musimy uświadomić sobie, że wszyscy różnimy się sposobem postrzegania świata i traktować tę wiedzę jak drogowskaz w komunikacji z innymi” — Anthony Robbins

Różnimy się między sobą wykształceniem, kulturą, ale także sposobem interpretowania informacji, jakie do nas docierają. Czy odbiorca Twojego przekazu jest słuchaczem, czy czytelnikiem? Czy chce poznać ogólny obraz jakiegoś zagadnienia, czy może raczej chciałby zobaczyć wszystkie szczegóły? Zwracaj uwagę na te różnice i zacznij od sprawdzenia, czy Twój szef jest woli bardziej przekaz słuchowy, czy wzrokowy. To ma szczególnie duże znaczenie w środowisku międzynarodowym, należy uwzględnić komunikację między kulturami, nauczyć się jak skutecznie przekazać wiadomość przedstawicielowi innej kultury. Nie przestrasz się, jeśli na spotkaniu Rosjanin mówi głośno do swoich kolegów, jeśli Hindus mówi do Ciebie „tak”, może mieć na myśli „nie”, nie bądź zaskoczony błyskawicznymi wiadomościami, jakie wysyłają Amerykanie… Rozumienie różnic kulturowych w komunikacji jest ważnym czynnikiem środowiska międzynarodowego. Zapamiętaj tę prawdę i przekonaj się o niej w działaniu.

7. Zrozum, zanim zostaniesz zrozumiany.

„W komunikacji najistotniejszą rzeczą jest usłyszeć to, czego nie powiedziano” — Peter F. Drucker

Komunikacja nie polega na mówieniu do publiczności i wyjaśnianiu jak rozwiązać konkretną kwestię. Komunikacja polega przede wszystkim na słuchaniu i upewnieniu się, że przekaz został zrozumiany. Najpierw słuchaj, potem mów! Jest to szczególnie ważne w środowiskach wielokulturowych, gdzie bariera językowa może potęgować szum komunikacyjny. Nie wahaj się zatem pytać czy na pewno dobrze zrozumiałeś rozmówcę. Jeśli prowadzisz rozmowę telefoniczną, podsumuj ją mailem, aby upewnić się, że wszystko dobrze zrozumiałeś i że nie podejmiesz żadnych niewłaściwych kroków.

8. Wyszukane słownictwo komplikuje komunikację.

Prostota jest szczytem wyrafinowania” — Leonardo da Vinci

Komunikacja nie służy do tego, aby pochwalić się, jak świetnie jesteśmy wykształceni ani nie polega na tym, by przy użyciu tezaurusów nafaszerować tekst skomplikowanym słownictwem. Należy ostrożnie stosować skróty czy żargon techniczny. To, że Ty z łatwością posługujesz się językiem fachowym z jakiejś dziedziny, nie oznacza, że odbiorca Twojego przekazu również posiada tę umiejętność. Postaraj się, aby Twoje komunikaty były krótkie i treściwe. Zwięzłość komunikatu jest ważna

9. Bądź sobą

„Lepiej, żeby mnie nienawidzili takiego, jakim jestem, niż żeby kochali kogoś, kim nigdy nie będę” — Andre Gide

Nie udawaj kogoś, kim nie jesteś. Nie konstruuj zdań, których byś nie użył w bezpośredniej rozmowie.

10. Poddaj się ocenie

„Wszystkie efektywne i absorbujące sytuacje, w których się czegoś uczymy, odbywają się przy częstej i znaczącej ocenie. Bez informacji na temat tego czy zbliżamy się do celu, postęp jest niemożliwy” — Autor nieznany.

Skąd wiesz, że prowadzisz idealną komunikację? Że odpowiednio dobierasz kanały komunikacyjne do kontekstu? Przeanalizuj liczbę maili z prośbą o dalsze wyjaśnienia. Może się okazać, że Twoja pierwsza wiadomość wcale nie była zrozumiała. Jedynym sposobem jest poddanie się ocenie i stworzenie odbiorcom atmosfery szczerości w wyrażaniu ich opinii na temat Twoich metod komunikacji. Komunikacja nie polega na wysyłaniu informacji, ale na upewnieniu się, że odbiorca odczyta ją we właściwy sposób i podejmie odpowiednie działania.